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本文来源：《浙江档案》2012年第9期　　

高校档案数字化方式及其选择

作者：王婉萍 台州学院

　　随着计算机信息技术的迅猛发展，高校档案管理面临新的转型，即从传统手工管理向现代计算机管理转变。要实现档案的计算机管理，首先要做好档案数字化工作。本文结合工作实际，对高校档案数字化的方式及其选择作一探讨。

　　一、高校档案数字化的方式

　　(一)委托外包加工

　　档案数字化委托外包加工是指高校根据自身需要，支付一定数额的报酬，将档案数字化任务委托给专业的科技服务公司，由科技服务公司组织人员对档案进行专业流程化的数字转换，高校直接享受数据扫描、处理、存储、挂接等数字化成果的一种方式。现在社会上有许多专门承揽档案数字化加工业务的服务公司，他们拥有专业的加工队伍，不但熟悉计算机操作，而且了解档案政策和档案业务，有能力从事数字化加工服务。

　　委托外包加工的优点是，第一，成本低。高校支付有限的经费，即可享受专业服务公司数字化全套服务，这与由高校自行采购加工设备、安排岗位人手、配备技术人员、参与整个数字化流程操作相比，节约了成本投入。第二，见效快。档案数字化加工量较大，如果由高校自主完成，因为人手等条件限制，历时会比较久;而服务公司机制灵活，可根据高校加工数量和期限要求，派遣适当的人员数量、投入相应的设备资源，同时公司从事数字化工作的员工大多训练有素，加工效率高，数字化工作见效快。这种方式的缺点是风险较大。数字化委托外包是让校外企业参与到学校档案工作中来，让非档案人员接触经手档案，加大了档案安全风险。

　　(二)集中自加工

　　集中自加工是指将高校形成的档案集中到专门的档案机构(档案馆、室)，并由高校档案机构统一进行数字化的一种方式。档案集中自加工的主体是档案馆(室)专职档案员，客体是全校档案。由于高校档案专职人员受过专业的档案训练，熟悉档案政策和数字化技术要求，因此，由他们来开展档案数字转换是可行的。

　　集中自加工的优点是安全风险小。首先，集中自加工的主体是专职档案员，档案泄密的可能性小;其次，集中自加工一般在档案库房或档案办公场所等相对封闭的环境下进行，档案丢失的可能性也比较小。但是集中自加工也存在建设周期长、成本投入高等弊端。第一，由于集中自加工完全依靠专职档案员进行，而高校专职档案员的编制并不宽裕，无法应对数字化工作量的急剧增长，在短时间内完成数字化的可能性不大。第二，成本高。以集中自加工的形式进行档案数字化，必须解决好人员、设备、场地、经费、管理等一系列问题，投入的成本较大。

　　(三)分散自加工

　　分散自加工是指由高校各部门档案工作人员(如兼职档案员)负责本部门形成档案的数字化加工的一种方式。在档案数字化分散自加工中，加工的主体是部门档案员，客体是部门档案。

　　分散自加工有如下优点：首先，将全校数字化的任务化整为零，在不依靠外部力量帮助的情况下，单凭部门兼职档案员的努力，完成全校档案的数字化转换，因此它的投入成本较低;其次，它是各部门兼职档案员在立卷前对本部门形成的档案进行数字化，免除了归档后再扫描加工时的拆卷、重装等环节，对档案的伤害小，且不容易丢失，同时因为只有本部门兼职档案员参与加工，泄密可能性较低，风险较小;第三，数字化任务分散到各部门加工，兼职档案员加工的只是本部门档案，数量少，加工进度快，数字化完成周期短。但是，这种加工方式直接增加了兼职档案员的日常工作负担，因此推广起来可能会有阻力。

　　二、高校档案数字化方式的选择

　　一般来说，委托外包方式可以解决高校由于自身人员编制或资源不足等相关事项带来的难题，适合馆藏量大或者档案机构不够健全、档案基础条件薄弱的档案馆(室)采用;集中自加工方式需要学校解决人力、资金、设备、场地、管理等一系列问题，适合有一定综合实力的档案馆(室)采用;分散自加工对部门归档工作要求高，能否推行跟兼职档案员的配合程度息息相关，因此适合规范化程度较高的档案馆(室)采用。究竟选择哪种方式或哪几种方式进行数字化，需要高校根据实际情况定夺，不能简单移植。笔者根据亲身实践，在此提供一种数字化思路，即存量档案外包加工、增量档案自加工相结合的数字化方式。

　　(一)存量档案外包加工

　　存量档案是指档案库房历年积存下来的档案。它的特点有二：一是数量多。从学校创办至今，高校需要数字化的馆藏档案少则上千卷，多则几万卷(件)甚至几十万卷(件)，数量很多。二是难度大。档案年份越久纸张质量越差，有的纸张变薄，有的纸质泛黄、霉变或者缺损，这些档案进行数字化加工难度较大。

　　对于存量档案，笔者认为，不论高校档案馆(室)综合实力如何，都宜采用外包方式进行数字化。相对人员编制不足、基础设施条件有限、不具备自加工条件的高校来说，采用外包方式可以轻而易举实现数字化;对于综合实力强的档案馆(室)，虽然具备自加工条件，但因为存量档案数字化量大，耗时长，自加工需要投入的精力大，与其让存量档案数字化牵制档案馆(室)其他工作，不如做好风险控制，通过委托外包加工将人员从存量档案的数字化中解放出来，将有限的精力投放到其他工作上来。

　　(二)增量档案自加工

　　增量档案是指高校档案馆(室)最新年度(或学年度)增加的档案。增量档案自加工也有集中自加工和分散自加工两种方式。对于综合实力强的学校档案馆(室)来说，如果加工人员固定、设备完善、有专门加工场地，采用集中自加工的方式更能保证数字化成果质量。因为采用分散自加工，虽然部门兼职档案员分担了档案馆(室)数字化的任务，但因为兼职档案员人数众多，加工标准略有差异，档案馆(室)在审核、接收档案时工作量将会成倍增加，返工的可能性也会提高。如果学校档案馆(室)不具备集中自加工的条件，那么只能选择分散自加工。档案馆(室)在推行分散自加工前，一定要对兼职档案员进行业务培训、确立好数字化标准规范，在接收各部门数字化成果时，一定要严格把关，对照数字化技术指标，逐项检查核对，同时做好数字化成果数据真实性、完整性、有效性验收以及病毒检测等工作。