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本文来源：《档案天地》2012年第10期　　

对加强高职院校学籍档案管理的几点思考

作者：邓光辉 廊坊卫生职业学院

　　目前，随着社会主义市场经济体制的进一步深入改革，教育体制改革也在不断深入，伴随而来的是教育体制的重大变化。学籍档案是学生通过在校期间的学习实践等活动中形成的，对个人、学校和社会具有证明、保存、使用价值的历史记录，是掌握学生情况、规范学生管理、培养合格人才的依据，也是档案的重要组成部分。因此，学籍管理的过程实际上就是建立、使用、开发学籍档案的过程。作为学生的学籍档案，不仅对学生自身来说重要，对社会“择才”时好中选优更起到了至关重要的作用。所以中等职业学校升格为高职院校后，档案管理工作千头万绪，怎样做好高职院校的学籍档案管理工作，使其能满足学院教学、科研及各方面发展的要求，已经成为高职院校档案管理工作面对一个新问题。

　　一、高职院校学籍档案管理的特点

　　高职院校学籍档案是由教师和学生相互作用的教学、实践、管理等活动中共同产生，记载了学生从入学到毕业期间一步步积累形成的德、智、体、美、劳等各个方面的情况。包括学生学习期间的成绩、品行、奖惩、组织能力、活动能力、操作能力、身体状况、毕业鉴定及专业特长、兴趣爱好等各方面的内容，是学生在校期间各种表现全面评价。学籍档案与其他类型的档案相比，有着自身的特殊性。

　　1.学籍档案具有周期性

　　一是学生自己的档案管理具有周期性，从入学、就读、毕业，个体学籍就跟随其中，直到学生毕业宣告周期结束。二是高职院校的档案管理也具有周期性。一般情况下与学生的学习周期是同步。三是前两个周期之间存在着密切的联系。每一周期的更换并不是简单的重复，而是在上周期运行过程中产生的原始资料，经过加工整理，为下个周期制定出更加科学的管理目标。

　　2.学籍档案具有分散性

　　一是来源比较分散。学籍档案分散在学院的不同部门，录取花名册、奖惩材料在学生处;学籍册、毕业材料等在教务处;实习手册、就业协议在实习就业指导中心;另有入团、入党、外调等材料在党委组织部。二是形成时间比较分散。学生的学籍档案形成的时间比较长，一般从入学开始到学生毕业，中间要经过几年的时间，材料分散，容易造成丢失。所以要想保证学生学籍档案的完整，就要求我们档案管理人员认真、负责，平时的点滴积累。

　　3.学籍档案具有保密性

　　学生学籍档案中记载了学生的姓名、照片、出生年月、家庭成员及地址、社会主要关系。这些都属于个人隐私，在现代信息日趋网络化的社会中，这些信息一旦被犯罪分子窃取、利用，必将会对学生造成不必要的损失。

　　二、高职院校学籍档案管理存在的主要问题

　　1.缺少科学的管理经验

　　档案管理方法随意性大，材料杂乱。主要有以下几点：一是时间编排混乱，有的学生按入学年度编排，有的学生按学习专业编排，有的学生按毕业年度编排。组卷没有规定，没有按学院、系、专业的层级关系组卷。二是组卷、装订不够规范。

　　2.学籍档案管理规章制度不够完善

　　目前，高职院校学籍档案管理没有一个统一的、详细的、符合实际的规章制度，各学院还都沿用各自的老办法、老习惯、老传统，没有一个统一的国标，各院收集整理的材料不尽相同，也不齐全，造成归档整理、保管保密和信息利用等方方面面都不规范。

　　3.缺少熟练掌握现代信息技术的工作人员

　　随着现代信息技术的不断发展进步，各院校档案管理也在逐步进入现代化、网络化管理，不再是简单的材料堆积与罗列，不再是机械地保管，而是积极主动去开发利用档案信息。从这一点说，学籍管理人员应该是学校决策管理的参谋和智囊。但当前高校从事这项工作的人员普遍缺乏这种能力。大多数档案管理人员没经过专业培训，没有学过先进的计算机网络管理知识，在一定程度上影响了学籍档案管理的水平提高。

　　三、加强高职院校学籍档案管理的几点措施建议

　　1.开拓创新，采用科学的档案管理方法

　　将学籍档案科学的选择分类方法、准确的归类、归档，不管是对学籍档案的有序整理还是对日后的查询利用相关资料信息都是很有意义的。

　　2.增强领导意识，建立健全各项规章制度

　　根据国家的有关规定和管理要求，学院应建立完善的学籍档案管理工作制度，做到制度上墙，并严格执行，自觉遵守。如：《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案人员岗位责任制度》、《档案保密制度》等。把一些地点分散、成分复杂、时间跨度大学院的学籍档案，通过执行一系列的规章制度，制定出严格的工作程序，细化工作流程，努力提高档案材料的归档率、准确率，做到存放分类清晰，案卷摆放有序，方便查询。

　　3.培养专业人才，推进档案学籍管理的现代化

　　随着网络信息技术的快速发展，我国高等院校学籍档案管理原来小型数据库、半手工操作的管理系统已经远远不能适应现在新的形势。因此，运用先进的网络技术，建立一套完整的、规范的学生学籍信息资料计算机管理系统，实现管理信息化、规范化和科学化，已成为当务之急。我们可以建立一些网络版学籍管理系统，如：学生信息模块、成绩管理模块、学籍信息管理模块等。我们通过网络信息化建设，把“死档案”变为“活信息”，它必将会大大简化我们的工作程序、节省工作成本，提高我们的工作效率，使我们的服务意识不断提高。