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本文来源：《城建档案》2012年第12期

高校电子文件归档存在的问题及对策

作者：李开平 盐城工学院

　　【摘　要】随着网络技术、信息技术的发展以及办公自动化系统的广泛运用，产生了大量的电子文件。如何加强电子文件的归档工作，是当前形势下高校档案工作亟待解决的问题。

　　【关键词】档案数字化　电子文件归档　归档率　文档一体化　问题　对策

　　电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软硬件说明。

　　电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件(含电子公文)的形成、积累、鉴定、归档、保管、利用和统计的过程。

　　电子文件区别于传统意义上的文件，是具有数字信息的种种特点的文件。借助计算机技术和信息通讯技术，电子文件一改传统文件静态的、固定的、消极的状态，转变成动态的、可变的、积极的信息。其能够根据需要方便地改变其存在状态，并且在未采取相关措施的情况下，可能变更且完全不留任何痕迹。因此，电子文件给高校教学、科研、管理活动带来了巨大变化，对传统的文件归档工作带来了新的挑战，如何解决高校电子文件归档过程中所存在的问题，是新形势下高校档案工作者所要面临的问题。

　　一、高校电子文件归档中存在的问题

　　(一)对电子文件的归档意识淡薄

　　首先是对电子文件的归档工作档案管理部门宣传不到位。由于电子文件是档案学领域里近几年来兴起与发展的新型“文件”，它有别与传统文件。因此，在高校档案工作中无论是档案工作者还是非档案工作者对高校工作中产生的电子文件的归档和管理还没有给予高度的重视。对电子文件的归档工作，既没有明确的要求，更没有切实可行的归档和管理办法。

　　其次是对电子文件归档的认识存在偏差。第一，不能正确认识电子文件的归档。电子文件的归档就是归档电子文件，是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，目前高校各部门归档的电子文件主要是文本文件、电子表格文件、图形文件、图像文件等而忽视了元数据和背景信息的归档。背景信息描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下关系及对其产生影响的历史环境等信息。元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。背景信息和元数据是电子文件产生不可或缺的部分，因此必须归档。第二，认为“档案数字化”可以代替电子文件的归档。档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、O CR技术、数字化摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式相互连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库及时提供利用，实现资源共享。档案数字化是把各种传统载体的档案资源转化为数字化的档案信息，是一种新型档案信息形态，这并不能代替电子文件的归档。

　　(二)电子文件的即时归档率低

　　笔者曾检索过某高校2007年度、2008年度和2009度年归档文件目录索引，以2007年度的教学类的归档文件为例：共涉及到11个二级类目的552件文件，其中本单位各部门自行形成的文件有439件，外来文件113件。从文件来源所占的比例来看，大约有80%的归档文件是来源于本单位，但电子文件的归档率依然非常低，没有一份文件的电子文件是即时同步归档的，校外来文的文件里面就更没有电子文件的及时归档了。但是在现有办公自动化环境下，不管是本单位形成的文件还是外单位的来文一定都是有电子文档的，而文件的形成部门向归档文件的保管部门移交文件时绝大部分却并未同步移交电子文件。

　　(三)相关工作人员的现有知识储备滞后于电子文件的发展水平

　　电子文件的形成及其本身都是现代通讯技术、网络技术、计算机技术等高度发展的产物。在计算机系统中，电子文件是以二进制代码的形式存在，是一种纯粹的数字化信息，具有非人工识读性、对计算机系统的依赖性、和信息的易更改性等特点。基于电子文件具有虚拟性、集成性、易变性、可分离性等特征，而且数量庞大，因此如果不能够在电子文件形成之前就将未来文件是否需要归档、归档的保管期限以及在归档过程中的系列相关问题诸如分类标准、鉴定标准、著录格式、标引格式、提供利用等因素全面地纳入电子文件归档的全过程之中通盘考虑，那么文件生命周期这个整体就会被肢解同时也就失去了其存在的价值，电子文件全程管理的若干环节也就不能综合在一起发挥更大的作用。但是目前大多数高校现有档案工作的管理模式基本上还是沿用原有的工作模式，文件的形成者、文件的归档者、文件的保管者和提供利用者是分开的。档案管理人员仍然用传统的档案工作思想来指导当前的工作，他们的电子文件管理水平、计算机技能远远落后于电子文件和计算机技术的发展水平。大部分专职档案工作人员的专业理论水平滞后于档案专业理论的发展前沿，对现代化的计算机技术、通信技术掌握不够，有些人几乎没有受过档案信息化建设方面的基本理论、基本知识、基本技能的培训;有部分人员虽然接受了现代化技术、技能的教育和培训，但是并不能很好地将档案学的基础理论与现代化的技术融合并指导当前的档案管理工作。加之有些高校对档案工作并没有给予高度的支持和重视，忽视档案工作人员队伍建设。

　　二、做好高校电子文件归档工作的对策

　　针对当前高校档案管理工作中对电子文件归档所存在的问题，应采取以下措施做好高校电子文件的归档工作。

　　(一)强化“文档一体化”的档案工作理念

　　所谓的“文档一体化”，是将原纸质文件归档管理中的许多“后控制”手段提到了前端，在电子文件生成之初采取行动，以保证其归档质量，也就是将传统理论对实体保管对象的关注，转变成对文件形成过程的关注，重视文件内容、文件形成及其过程的有机联系，这种管理模式又称“后管理模式”或“前端控制思想”。

　　在电子文件管理过程中，这种一体化管理的要求应更加得到强化。首先，文档一体化是保障电子文件法律证据价值的需要。电子文件具有作为法律证据的资格，由于电子文件具有易删除、易更改等特性，使得电子文件的法律证据力度只能由它的“内容、背景和结构”三大要素给予支持，只有在文件生成之初采取技术与管理措施对文件的三个基本要素予以采集、保存与控制，这样其法律价值才能得到保证。其次是文档一体化有利于保障电子文件信息安全，电子文件是流动的数据，随时有被更改或删除的可能，因此在电子文件产生之初就要确定电子文件的归档范围、保存价值、采集的时间和采集的方式，以避免文件可能会被非法修改或损毁。因此，电子文件更需要文档一体化的管理，使文件从生成之初到其生命的终点，形成一个无缝管理系统。

　　电子文件可以通过多途径归档，归档的电子文件应当进行鉴定、整理，安全存储与维护，以便电子档案的长期有效与可用。在这个过程中文件的形成者就是文件的归档者。

　　与纸质文件相比，电子文件是随着计算机的应用而产生的，它虽然有着许多不同于传统文件的特点，但是电子文件的归档不能完全照搬传统文件的归档方式，电子文件的特点使得其整个生命周期的全程管理与一体化管理更应得到重视。

　　(二)制定促进高校电子文件归档的实施方案

　　高等学校的档案部门要制定切实可行的电子文件的归档方案，积极宣传电子文件的法律证据效力。使电子文件的形成部门自觉自愿地将电子文件进行归档。

　　电子文件同样具有法律证据价值。首先，电子文件具有凭证作用。电子文件真实客观地反映了人们所从事的各种活动的历史原貌和历史过程，它所记载和反映的内容是一种客观的已知的事实。其次电子文件具有人的可读形式，使电子文件可以被人所理解和识别，从而使电子文件的凭证作用得以发挥。最后，电子文件具有多种信息媒体的集成性，它的真实性、生动性可以避免文字方案表达所产生的歧义和模糊不清，从而使电子文件的证明力更加清晰。

　　电子文件同样具有证据能力。证据能力，又称证据的可采性，它是指证据资料在法律上允许其作为证据的资格。世界各国关于电子文件证据能力的规定，如英美国家所采用的证据规则模式、自由证据模型、证据清单模式、中华人民共和国对于电子文件证据能力的规定等。电子文件具有证明力。证明力，是指证据在证明案件事实时所具有的证明价值和证明力度。

　　因此，对电子文件进行归档除了电子文件自身具有法律效力、证据能力和证明力外，对工作过程中形成的电子文件进行归档也是国家法律赋予每个公民应尽的义务。

　　(三)强化档案工作的业务技能培训，提高对电子文件的管理和归档能力

　　培训是提高高校档案人素质的一个重要环节。当前各高校的档案人的能力、水平差错不齐，大多缺乏档案管理知识的系统学习和管理技能的系统训练，以及现代化的档案管理知识技能。学校应当有组织、有目标、有要求地组织档案管理人员进行培训，提高其业务水平和对电子文件的管理技能。

　　总之，电子文件的归档工作是新时期高校档案工作的重要内容，高校所有的工作人员都应当具有电子文件的归档意识及新时期档案工作的参与意识，使电子文件的归档工作能够更好地适应电子文件发展的需求。