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本文来源：档案管理 2013年3期

职业学校档案管理存在问题与对策

作者：李莉凤

　　河南省濮阳市职业中等专业学校(以下简称“濮阳市职业中专”)是国家级重点职业学校、全国首批中职教育改革示范校、河南省示范性中专，是濮阳市职业教育的龙头学校。本文以濮阳市职业中专为例，就职业学校档案管理中存在的问题与对策进行探究。

　　1 档案管理中存在的问题

　　1.1 档案材料归档困难现象比较普遍。职业学校的机构设置比较复杂，除基础科室外，一般还设置培训科、就业科、企业科等科室，教研室也会对应相应的专业而设置。如，濮阳市职业中专设置了学前教育组、汽车维修组、电子组、计算机组等专业教研室，由于部门多，部门性质又有很大差异，材料的管理难以统一，容易出现交叉管理和多头参与现象，材料谁拿到就是谁的，该移交的不移交，部门之间在利用方面达不成共识时，各自为政，各取所需，擅自处理材料，导致档案材料归档困难现象比较普遍。

　　1.2 教学档案材料分散，结构层次复杂。职业学校课程门类多，教学材料分散在各个教研室中，教学档案材料收集归档任务比较重。目前，职业学校教育趋向专业化，而一个专业的增减和去留与社会需求关联密切，专业设置灵活性较强，它没有普通学校课程设置的相对稳定性，其课程的设置也表现出与这种特点的高度一致性，每门专业除了教授公共课外还要教授专业课内容，并以专业课为重心，各专业的教学内容泾渭分明、各呈其彩，教研材料内容丰富，层次结构复杂，在整理教学档案时，要格外注意分类的准确性。

　　1.3 学籍档案管理难度较大。职业学校的教育形式是多样化的。如，濮阳市职业中专以三年制中专教育为主，学生注册的是中专学籍，但为了适应社会需求，也会开办一些其他形式的教育模式，诸如以校企合作方式开办短训班、直培班等，和一些院校合作开办“3+2大专班”等，还会招录一定数目的干部身份的普通中专生，这部分学生学籍注册情况比较复杂。濮阳市职业中专还成立了综合高中部，这些学生注册高中学籍，由于办学形式多样化，学籍档案的内容以及种类也相应地表现为多样化，给管理带来一定难度。

　　2 解决问题的相应对策

　　2.1 健全档案管理体系，完善档案管理制度。归档困难现象反映出的实质是档案管理制度和档案管理体系的不完善，制度理顺了，归档的途径也就理顺了，所以，成立综合档案室实行集中统一管理是必要的，综合档案室由校级领导分管，办公室主任主管，并设置专职档案员岗位，以综合档案室为中心，辐射各个部、室，同时，要制定一套行之有效的档案管理制度。例如：濮阳市职业中专档案室依据《濮阳市学校档案管理办法》，结合实际确定了归档的范围、时间和要求，把归档的完成情况和岗位职责相结合，使档案材料从归档到整理、保管、利用等环节都有章可循，有力杜绝了不归档和材料归档困难现象。

　　2.2 在各专业教研室设置兼职档案员。职业学校的教研室因专业而分门别户，要杜绝教学材料的分散，就要在各教研室挑选长期从事教研业务的教师作为兼职档案员，他们熟悉和了解教学业务，能及时获得第一手教学资料，作为负责教学档案材料的兼职档案员更能尽职尽责。由他们定时对应该归档的教学材料收集整理，统一向综合档案室移交，可以最大限度地避免教学档案材料的分散现象。

　　2.3 成立学籍档案室，并派专人管理。由于学籍档案需要特殊保管，利用率较频繁，又有一定的独立性，针对学籍档案的这种特点，可设立专门的学籍档案室，学籍档案室受档案部门和业务部门的双重领导，其档案目录汇入综合档案室统一编目，在学籍管理中，还可以根据学校实际情况把管理进一步细化。如，濮阳市职业中专由于兼有中专和高中，学籍管理也划分成高中和中专两块进行，并分别设置了管理员，使其可有更多时间和精力应对职业学校复杂的学籍情况，能更好地为学生提供学籍、学历证明等材料利用。

　　2.4 加强档案宣传，增强档案意识。一方面要宣传依法治档，提高全体教职工的档案法制意识。如，濮阳市职业中专将《中华人民共和国档案法》利用讲座、橱窗、校园网等媒介加强宣传，使档案法制深入人心。另一方面要抓典型事例做宣传。如，濮阳市职业中专经常利用《档案利用典型事例汇编》做宣传，展示档案资料在人事、经济等方面的价值作用，收效良好。

　　(作者单位：河南省濮阳市职业中等专业学校 来稿日期：2013-02-17)