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本文来源：《天津市职工现代企业管理学院学报》2005年第1期

浅谈高校档案的编研工作

作者： 刘敏 河南大学科研处

　　高校档案是学校在综合管理和教学实践活动中直接形成的有价值的文字、声像、图表等不同载体的材料。高等学校的档案内容丰富、形式多样、知识性强，其科学价值和开发利用价值都是很大的，是党和国家极为重要的档案信息资源。档案作为一种信息资源，如何才能做好这种资源管理工作呢I当前，大多数高校档案工作思路是兼职档案员每个学期期末把本部门相关档案材料移交给档案馆，然后由专职档案员再进行一些整理和汇编。有不少人认为，档案管理人员把整理好的档案放入铁柜保存起来，不丢不毁就可以了，其实，这仅仅是档案管理人员工作的一部分，更主要的还是利用，充分发挥档案的信息作用和凭证价值。

　　档案提供利用是档案工作的中心任务，也是档案工作的归宿和目的，提供利用最有效的手段就是开展档案编研工作。档案编研是高校档案馆(室)的一项重要工作，它以自身收藏的档案为主要对象所进行的编辑和研究工作，以满足档案利用者需求为目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案资料进行收集、筛选、加工，使其转化为不同形式的编研成果的一种专业性工作。档案编研工作对于开发、利用档案信息资源，具有非常重要的意义，它可以大大节约利用者的查档时间，提高档案的利用价值，更好地为学校的教学、科研、行政管理、革命传统教育和经济建设等服务，实践证明，它在学校行政管理中起着极其重要的作用。高校档案编研工作是一项专业性很强的工作，要做好这一工作，应注意以下几方面的问题：

　　一、明确服务对象，了解客观要求

　　要做好档案编研工作，既要了解本馆J室K所保存的档案内容，又要了解档案利用者都是哪些人，有哪些需要，根据服务对象不同的需求，有针对性地开展工作，才能卓有成效。高校档案的服务对象主要有以下几方面：(一)校党政领导。主要是通过有关的档案信息对制定学校规划、机构改革、从事任免、科学管理等作出科学决策。(二)学校内有关教学、科研管理部门。高校丰富的教学、科研档案是总结办学历史、汲取前人经验的宝库，是高校改革教育教学方法、调整专业设置等项工作的重要依据。(三)学生思想政治工作者及在校学生。高校保存的历史档案和一些校友、名人档案是对学生了解学校历史、进行革命传统教育、爱国、爱社会主义、爱校、爱所学专业教育的生动教材。(四)高校的广大教职工。广大教职工在教学、科研、职称评定、组织发展、制定工作计划等工作中，也经常需要查询档案，借鉴档案中的有关信息，利用档案的凭证作用。(五)校外科研单位及有关生产企业。高校每年都有很多科研课题、技术专利、学术论文、论著等，这些都是社会主义经济发展可充分利用的重要信息，它可以使科研人员受到启发、少走弯路，有些成果还可以直接供企业开发新产品。

　　二、注意选题的科学性、成果的时效性

　　科学的选题是编研工作成功的关键，要针对当前市场经济活动和高校的中心作选题，通过大量的调查研究之后才能确定。编研选题首先要考虑客观需要，要努力贴近中心工作和热点问题，把握时代的脉搏，要明确编研成果主要是为谁服务，以现实社会的需求为编研选题的出发点，在广泛掌握利用者需求动向的基础上，科学地预测未来需求的热点，适时地为利用者提供编研成果，以适应时代发展的要求。这就要求档案人员充分掌握本单位长短期工作计划、工作重点及各部门的工作安排。

　　市场经济活动讲究效益，学校内各项工作也都有时间要求，这就要求档案编研能够高效率为之服务。因此，选题不能贪大求全，题目要小些，进度要快些。如果选题过大，时间拖得过长，就会错过最佳服务时机，给工作带来不可挽回的损失。高校档案编研工作应在较短的时间内，紧密配合当前学校和市场经济建设的需要，编纂出一些适合于经济建设和学校教学、科研、管理工作参考的资料。要善于运用计算机等现代化设备和先进手段，及时、有效地实施开发，缩短加工时间与传递时差，提高利用的时效性，为学校加强管理、领导班子和师资队伍建设，制定计划提供可靠数据和情况分析材料，为党政领导科学决策、落实政策等提供依据。这样，既发挥了档案的作用，也提高了领导和有关人员的档案意识，更有利于加强档案工作。

　　三、提高编研人员素质，坚持严谨的治学态度

　　档案编研是一项政策性、科学性、专业性很强的工作，不是任何一个档案人员都能圆满完成的，它需要较高的业务素质。为了做好这项工作，就要求档案工作者必须具备良好的政治素质、高度的敬业精神和较为广泛的专业知识和相关学科的知识。档案工作者要不断提高业务知识水平，学习编纂技术方法，强化素质锻炼，具有比较高的思想觉悟和政策水平，以及历史学、文献编纂学、目录学等方面的专门知识，还要有严谨的治学态度。

　　档案编研工作要以马克思主义为指导思想，要在工作实践中，坚持用辩证法的观点，来判断题目的历史价值和现实意义，并保证选材的真实性。搞好编研工作的一个重要前提就是充分熟悉馆藏材料，特别是对同一个问题的各个侧面，有歧义的或记述详略不等的档案，用科学的态度鉴别档案的真伪，去粗取精，进行认真筛选，尽量选用第一手资料，保证所编材料内容符合历史事实，确凿可信，给利用者提供详实可靠的信息资料。如果重要事件没有时间或时间不够准确，应尽力考证。所用数字要认真核对，征询有关业务部门的意见，请他们参加核实，保证各种数据的完整性、准确性。写作上要力求文字简明扼要，恰当。

　　四、领导重视，统一指导，专职兼职人员通力协作

　　高校档案内容复杂、数量多，编研管理任务是巨大的，编研工作的主体应该是—个群体。很难想象，靠一个档案工作者能形成影响全校促进档案信息资源开发的工作热流，因此，单靠专职档案工作者是不能胜任的，必须要有领导重视，在档案馆(室)的统一指导下，各部门专兼职档案工作人员协同工作，并借助各有关职能部门、业务单位和离退休人员的力量共同搞编研，才能搞好这一工作。这样，大家有分工，有合作，可以相互切磋，取长补短，提高编纂质量，又可以扩大档案宣传，调动大家的积极性，提高档案意识，促进档案事业的发展。

　　随着高校教学改革的不断深入，高校在各种档案建设上，软件硬件都要过硬才能适应日新月异的当今形势。从质量和数量上讲，都将达到相当高的规范程度，各种档案的利用率也将日益提高。为了更好地发挥高校档案的利用价值，高校档案工作者必须要有长远观点，加强管理，多出编研成果，以适应新形势下的科教兴国战略，在社会主义两个文明建设中发挥越来越大的作用。