福建省 三明市学员  练玉强

 

　　这段时间，本人认真学习课本的知识，并认真完成作业，充分认识到档案鉴定这门课程在档案中的作用。现将本人的学习体会总结如下：

　　一、对档案鉴定的理论有了比较全面的了解。

　　以前在工作中一直把档案鉴定当成是归档工作的一个环节，没有想到仅此档案鉴定四个字会有这么深奥的理论基础和学习内容。通过系统的学习对档案鉴定的发展历史，工作对象，理论基础，工作原理，工作内容等有了比较全面的了解，特别是通过对文件生命控制理论和档案价值理论的学习，了解文件生命期全过程五种鉴定工作的开展以及对文件与档案鉴别处置的标准与方法的掌握，使得理论与实际工作的距离缩小了，这门学科是指导目前与今后做好档案鉴定工作的指南，也为自己提升档案工作技能奠定了基础。

　　二、明确档案的界定规则，用以指导档案鉴定实践。

　　档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史纪录。定义中的关键词是“有价值”、“历史”，也可以说档案是有保存价值的、办理完毕的文件。档案是社会活动中直接形成的，也就是自然形成的，是客观存在的，不是事后编造的，它并不是由文件自动转换而成，而是通过“鉴定”工作，把有保存价值的识别出来取得的。这里的“历史”是指被使用后的阶段，并没有时间长短的规定，昨天的事物对今天来说也可以看成历史。档案是被使用后进入历史阶段的文件，但不是所有的文件使用后就能成为历史阶段的档案，只有那些具有保存价值基因的文件才可能成为档案。也就是说，在区别档案还是非档案问题上，档案与非档案的根本性和本质性的区别在于是否具有保存价值（备用价值），“历史性”只是一种非本质因素。其中鉴定是文件进入档案期的通道，文件群体在进入档案期之前已有一部分被淘汰中止了生命历程。文件进入档案期，保存备用相当时间后如果失去效用将会被再次鉴定剔除，终止生命历程。在文件生命历程中要经历初始鉴定、归档鉴定、进馆鉴定、定期复查鉴定、到期鉴定的过程，鉴定工作贯穿于文件生命期的全过程，即使是永久保存的档案也不能保证其生命恒久，如热敏纸不能持久保持字迹、录音带变调、磁盘出现乱码等。因此鉴定包括了质量鉴定，就是对文件4个要素的鉴定,既要鉴定文件内容是否有备用价值，又要鉴定文件信息符号、载体、记录手段是否能保存长久。作为文件与档案管理人员要在档案形成之前要把好质量关，以确保档案的生命长久。

　　三、进一步搞清了文件与档案的关系，对文件与档案的鉴别处置奠定了基础。

　　通过学习进一步明确了文件与档案是既有联系又有区别的两个概念。

　　1．相同点：文件和档案的内涵是一致的，它们是同样的事物。两者的来源和形成原因是相同的，它们都具有原始记录性这样的本质属性。两者都同属“文献”，是知识信息载体，具有文献的4个要素和文献族的共同属性（文献是“记录有知识和信息的一切载体。”包括图书、资料、期刊、档案等，是由内容、符号、载体、记载方式4个要素构成）。文件与档案是总体与部分的关系，就像在校的大学生都是学生，但是在校的学生并非都是大学生，也未必在校的学生都能成为大学生。可以说，档案都是文件，但文件未必都能成为档案，档案群体是文件群体中的特定部分。

　　2．不同点：档案的定义中多了“有价值”和“历史”这样的差别，突出了档案所具有的特殊性。文件与档案的制作目的不同，价值有区别。制作文件的目的是为了记录信息和办理事务，因此所有文件一般都具有初始使用价值。文件在实现其制作目的后则分道扬镳，其中具有后续使用价值的文件被人们选留作为档案保存，档案的制作目的是收藏备用。在文件生命期中，档案是属于历史阶段，也可以说档案是处于备用状态的文件，因档案也是文件的一部分，因而它不但具有文件的初始使用价值，也具有后续使用价值。档案保存若干年后如果丧失了后续使用价值，经过鉴定则会被剔除在档案之外。

　　从上可知，档案和非档案文件都有初始使用价值，但是只有具备后续使用价值的文件才有资格成为档案。这里的后续使用价值是文件初始使用价值的重现、延续、衍生和演变。（如产品图纸重复使用，政策与法律文件长期作为处理事务的依据，当初的建筑图纸后来作为房屋维修之用，机构撤并的文件后来作为编史修志查考，气象记载用于研究气象规律等等）由此得知，文件是否具有后续使用价值以及这种价值持续的时间应当成为挑选档案以及划分保管期限的重要依据。

　　四、搞清了文件与资料的区别，明确了资料管理的范围。

　　资料是与文件、档案一样同属于文献族，也具备文献的4个要素（内容、符号、载体、记录方式）和文献族的共同属性（信息、知识、价值属性）。《辞海》释：资料是“为工作、生产、学习和科学研究等参考需要收集或编写的一切公开或内部的材料。通常指书报、期刊、小册子、简讯、汇编、图表等。”但是它们是与文件档案性质不同的材料。文件除具备文献族的共同属性外还有其自身的特性：

　　原始记录性（是人们职能活动的直接记录），工具性（记载传送信息和办理事务的工具），定向性（有确定的来源、生成时间、目的和接收对象），依存性（因社会活动产生，也会因失去社会活动的效用而被弃置）。上述特点使文件有别于图书资料。文件是制作者为自身目的而使用的原始记录，而资料是为大众阅读而写作或转录的知识媒体，由于它们的形成原因、形成过程不同，知识和信息的来源、性质不同，也就有不同的使用价值，如资料只有信息情报价值，而文件具有信息情报与证据的双重价值，因而作为文件一部分的档案也具有这样的双重价值。文件的原始记录性是文件与图书、资料等知识载体的根本区别，是文件据有证据价值的根本原因，档案的原始记录性和证据价值也由此而来。在日常的档案鉴别工作中，经常会遇到普发性但又会经常查找的文件，在留存与不留存中难以抉择，明确文件与资料的界定标准后对文件与资料的留存也同样有了明确的结果。