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四川自贡:浅析如何抓好项目档案管理工作
【发表时间:2016/3/7 11:23:10】 【字号: 】 【颜色: 绿 】 【背景: 绿 】 【浏览次数:

本文来源:中国档案资讯网 发布日期:2016-03-01  

四川自贡:浅析如何抓好项目档案管理工作

作者:卢燕燕

  项目档案,是指在项目建设过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等原始记录的总称。它全面真实的反映了整个项目建设的过程和现状,是见证工程内在质量的依据和凭证,对工程的生产、运行、管理和维护具有重要作用。但在实际工作中,却存在领导重视不够、档案管理制度网络体系不健全、未将项目档案管理的相关内容纳入合同管理、文件材料收集不齐全完整、相关部门对项目档案的监督措施不力等问题,现就如何抓好项目档案管理工作浅析如下。

  强化组织领导

  项目档案,是国家档案资源的重要组成部分,是国家宝贵的历史财富,项目主管、建设、施工、监理单位要充分认识项目工程档案的重要性,加强对项目档案工作的组织领导和监督指导,将其纳入项目工程质量责任制进行目标管理。在项目建设过程中,要把项目档案工作与项目工程工作同部署、同检查、同考核,杜绝重工程建设,轻档案的现象发生,要在项目工程核准初期就建立档案管理机构,配备档案人员,在项目工程主管单位的协调下,指导设计、施工、监理等单位,构建项目工程档案工作网络。

  加大监管和执法检查力度

  一是档案行政管理部门要加大与发改、重办和项目主管部门的联系,根据项目建设情况提前适时介入,及时掌握省、市重大建设项目的进展情况,并制定相应的监督、检查、指导的措施和办法,将每个重大建设项目纳入视野,随时监控。二是档案行政管理部门要将项目档案管理工作纳入执法检查范围,针对项目档案工作的薄弱环节,开展专项执法检查,着重检查项目文件材料的收集齐全完整程度、安全保管保护条件、基础业务建设、档案整理是否规范,对整理不规范、存在重大安全隐患的业主单位责令其限期整改,对严重违反档案法律、法规的单位、个人予以坚决查处,绝不姑息。

  建立健全管理制度

  健全的管理制度是各项工作取得成功的关键,以制度管人,以制度促发展,使项目档案管理工作做到有章可循、有法可依。一是要根据项目档案的特点,建立项目档案的收集、整理、移交、保管、利用等制度,项目建设单位(法人)、设计单位、施工单位、监理单位应把项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入项目档案工作管理体制和工作程序,并制定相应的检查、控制及考核措施。二是要完善网络体系,首先建设单位自身要完善档案管理网络体系,其次要指导各参建单位之间建立和完善相关的档案管理网络,确保项目档案收集的及时和完整。

  强调项目档案管理的相关内容纳入合同管理

  项目建设单位(法人)及项目管理单位应当对设计、施工、监理等单位项目档案工作进行监督指导。在签订设计、施工、监理等合同、协议时,应设立专门条款,明确各有关责任。并对归档范围、项目档案套数、移交时间、质量等提出具体要求。按照《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》(DA/T28-2002)《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)的规定,完成各自职责范围或合同、协议规定的竣工文件的编制和项目文件的整理、归档工作。项目设计、施工、监理等单位在建设项目完成后应将经整理、编目的项目文件按合同、协议规定的要求,向项目建设单位(法人)档案管理机构移交。项目监理单位应当对项目竣工文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查,经项目建设单位(法人)确认并办理交接手续后连同审查记录一并移交项目建设单位(法人)档案管理机构。在签订工程项目合同时,对工程竣工文件的质量,资料的积累、形成、竣工图的编制和验收交接,进行明确规定,实行工程档案保证金制度。竣工档案保证金一般按工程总投资3%-5%从参建单位工程款中扣缴预留,待竣工文件收集齐全,编制完毕并经业主单位档案部门验收合格后方予返还。还可将档案的移交纳入工程结算中,工程完毕完工后,没有档案部门的档案移交签证手续,不予结算。从而促使档案归档率、完整率和准确率的提高。

  注重文件材料的收集

  为确保项目档案的完整、准确、系统,档案的收集是基础,收集的文件材料一定要签字手续完备、字迹清楚、图面整洁,载体及书写材料适宜永久、长期保存。竣工图编制应符合国家、行业的有关标准和规范。一是要注意收集项目所涉及的电子、声像、照片等特殊载体档案;二是要与相关的纸质文件一同归档;三是整理时要标注相应的参见号或互见号。项目业主单位(法人)要根据项目进展情况,及时指导设计、施工、监理等单位及时提交项目档案,并且要有完备的交接手续,交接清单一式二份。调研中发现,前期文件的收集比较齐全,要着重对施工、监理、财务器材、竣工材料的收集。施工文件要注重施工方案及报批文件、施工定位、基础处理、焊接探伤、隐蔽工程(照片、验收记录)、交工记录的收集。监理文件要注重监理大纲、规划、细则及批复、质量控制、进度控制、投资控制、监理单位对项目文件质量审查记录的收集。设备工艺要注重安装调试、性能检测、技术鉴定文件的收集。财务器材要注重固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册等的收集。

  加强部门联动

  项目档案能否顺利推进的一个关键,就是相关部门要形成联动机制,齐抓共管,共同推动项目档案的健康发展。一是档案行政主管部门要积极主动加强与发改、财政、项目主管部门、重大建设项目推进办等单位的联系与沟通,主动作为合力全方位推进。二是项目主管部门、发改、财政等部门在参与项目竣工验收时,要切实履行职责,严把质量关的同时,一定不能忽视项目档案这一关键环节,看项目档案是否进行专项验收,因为项目档案验收是项目竣工验收的前提和基础,项目档案未验收的项目不能进行项目验收(项目竣工验收前3个月完成项目档案的验收)。

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