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做好人事档案代理管理服务应具备“三要素”
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本文来源:中国档案资讯网 发布日期:2016-09-05  

做好人事档案代理管理服务应具备“三要素”

作者:张新颖

  随着国家经济社会的发展,受国有企业破产改制的影响,大批工人下岗失业,企业人员失业后首先面临的就是档案管理问题。同时,由于很多企事业单位由于缺乏档案专业管理人员和相关设备设施,不免造成很多有价值的人事档案材料缺失。这些人事档案往往与人员的工资晋升、工龄接续、各项社会保险缴费、职称评定和学历情况等密切相关,因为档案材料的不完整,为以后利用档案带来诸多困难和不利。为此,国家很多地方的人力资源服务部门都陆续开设了人事档案托管代理服务,为下岗失业人员和用人单位解决了再就业和生产经营中的难题,受到失业人员和用人单位的欢迎。以笔者所在的山东青州市为例,人力资源管理服务部门开展的人事档案代理工作始于1995年,当时有大批国有企业陆续破产改制,大量失业人员的档案管理服务工作开始纳入政府工作范围。为解决好这部分人员再就业或自谋职业的问题,青州市积极开展了档案托管业务,到目前为止,共托管自谋职业人员档案5.9万余份。作为一名从事人事档案托管工作的人员,笔者认为,做好人事档案代理工作应具备“三要素”。

  要素一,工作规范到位是做好人事档案代理工作的基础。维护人事档案的完整、准确与安全,是人事档案管理的基础性工作和重要内容,由于人事档案涉及每个人的工资晋升、工龄、保险和职称问题,它直接关系到每个档案托管人员的切身利益。因此,对档案管理的基础工作,一定要加以规范。应坚持做到“四化”。一是收集归档程序化,建立健全人事档案材料的管理制度,特别对于工作变动、工资调整、保险缴纳等材料,应及时收集、移交存档;二是鉴别整理规范化,严格按照《人事档案整理规范》规定,认真细致地鉴别、整理加工,该归档的归档,不该归档的予以剔除;三是设施建设标准化,按照档案管理设施建设的有关要求,配备标准的档案用品、电脑和设备,使人事档案管理实现现代化;四是管理工作制度化,自觉执行档案管理的各项制度,保证管理工作的井然有序。

  要素二,提升人员素质是做好人事档案管理工作的保障。随着人事制度改革的不断深化,档案管理的手段也随之进行相应的调整和变化,这就需要不断提高人事档案管理队伍的综合素质,做到知识化、年轻化、专业化,使档案管理工作既能继承和发扬老档案工作者的优良作风,又能根据工作的需要,与时俱进,开拓创新。一是抓基础。应明确一名分管档案工作的领导,并按规定配备档案管理人员,且必须是中共党员、中专(高中)以上文化程度,保证档案管理人员的素质。二是抓培训。通过举办和参加各种不同层次、类型的档案人员培训班,更新观念、更新知识,提高档案管理人员的业务水平。三是抓思想。应鼓励档案人员不断学习人事档案管理工作的方针和政策,提高政治素质,增强原则性。

  要素三,信息开发利用是做好人事档案管理工作的核心。加强人事档案管理的目的是为了充分利用人事档案,为档案托管人员服务。随着人事制度改革的不断深化,人事档案除了满足工资制度改革、工龄认定、待遇落实等一般性日常管理外,已成为整体托管档案的企事业单位公正、客观地培养和使用干部的一个重要依据。但是,传统的人事档案管理方式很难适应不断改革深化的人事管理工作。因此,必须改变传统的管理方式,通过服务来促进信息资源的开发。一是实行现代化管理。充分利用计算机在人事档案管理工作中的作用,建立和完善干部档案数据库,及时更新,动态管理人事档案信息,保证档案信息的时效性、真实性和准确性。二是实行开放式的管理。一方面建立工作业绩档案,及时将托管人员的工作情况、工作业绩,以及在重大活动、重点事件中的表现记录在案。另一方面建立人员能力档案,重点收集个人文化程度、专业水平、职称评定、保险缴纳情况,以及参加各种考试培训等能反映个人才能的资料,真实、准确、完整、立体地反映情况。三是实行服务式管理。在严格执行保密制度的前提下,遇到托管人员的入党、出国、调动、任免、福利待遇、办理退(离)和处理历史遗留问题时,尽最大努力帮助用档单位用足用好档案资料,努力提供优质服务,提高人事档案的利用率。

  总之,在人事档案管理服务工作中,除了在基础设施建设和软硬件设施配备等方面需要加大工作力度外,还需要严格遵守规章制度和管理标准,通过灵活多样的服务方式促进人事档案的开发利用,切实帮助档案托管人员解除后顾之忧。

  原载于《中国档案报》2016年9月1日 总第2959期 第三版

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