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葛荷英

　　内容摘要　本文以纲要形式论述了文件生命理论与文件控制理论体系的主要内容，阐述了文件与档案的关系及控制管理策略。

　　关 键 词　文件生命 文件控制 理论研究

　　0．引论
　　文件是人们在国家管理和各种社会活动中记载信息、办理事务的工具和产物，它们有各自的用途以及形成、使用直至留存或者销毁的生命历程，其中保存备用的文件就成为储存历史记录的档案。文件与档案本为一体，古时管理合一。近代的档案管理成为一种专门工作并发展为世界性的档案事业。传统的档案工作以纸质文件的实体管理为主，处于文件生命流程的后阶段，在此实践基础上建立了档案学理论。
　　计算机和通讯技术的发展使人类的信息记录手段和传输方式发生重大变革，在文件信息数字化和传送网络化的状况下，需要建立文件生命流程的全过程和全方位的控制机制，档案部门应介入文件流程前端管理，与文件部门共同建立文档统一管理的连锁联盟。为此，需要深入开展关于文件生命与文件控制理论的研究，在分析和继承前人研究成果的基础上，注入新的经验与理论元素，使之系统化、简明化，便于文件与档案工作人员掌握相关理论，明白怎么做，以适应实践发展需要。本文列出文件生命与控制理论体系的纲要，旨在提供一个研究方案，希望引起档案界更多人的研究兴趣，无论是争议，赞同或者修正，拓展，都会对文件与档案管理实践及其理论的发展产生积极作用。
　　1．文件
　　1．1文件的概念和要素。文件概念是文件学的元概念，也是档案概念的属概念，它是研究文件管理理论的起点。表述文件概念的定义有许多，狭义的文件指公务文件，广义的文件则包括社会活动直接产生的文字、图表、音像等不同形式的信息记录。国际标准化组织T46(第46技术委员会)在《文献与信息——词表》中对文件的定义是“由某自然人、法人或公共组织在履行其法定义务或在处理任何一种事物中形成或收到并加以保存的任何形式或实体特征的文献”。这是以“文献”作为属概念的广义文件定义，也可以简单表述：“文件是社会组织或个人在社会活动中为处理事务而制作并使用的文献”。定义指明了“文件”是什么?列出了文件的要素：A、文件形成者(社会组织和个人)；B、文件生成目的和功用(为处理事务制作并使用)；C、文件的属类(文献)。《中国大百科全书》指明：“文献是记录有知识和信息的一切载体。”文献必须具备4个要素：内容、信息符号、载体、记录手段。
　　1．2文件的性质。文件具有文献(知识信息载体)的共性，即信息属性、知识属性和价值属性。同时具有自身的特性，即原始记录性(是人们职能活动的直接记录)；工具性(是用作作记载、传送信息和办理事务的工具)；定向性(文件有确定的来源、生成时间、目的和接收对象)，依存性(文件因社会活动而产生，也会因失去社会活动的效用而被弃置)。上述特性使文件有别于文献族中的图书资料，后者是面向大众具有知识内容和信息价值的载体，而文件是面向对象，办理事务的直接记录，因此具有与生俱来的双重价值——信息价值与凭证价值。档案的特性和双重价值也是由此而来。
　　1．3文件的种类。社会活动中产生的文件丰富多样，对于文件管理理论来说，可以从文件的性质、载体、内容、用途、产生领域及保存价值等进行多种划分，以明确文件的范畴和类别。
　　2．文件生命
　　2．1文件生命的含义。欧美国家有几位档案学家在论述文件与档案管理的著作和文章中曾用“文件生命”作为主标题或者标题的主语，文件生命周期理论则是以它命名的一种理论。“文件生命”一词虽常见期刊论著，却未见具体释义。生命通常是指生物在遗传和外界物质作用下孕育、生长、活动的状况及适应环境的能力，而文件并非生物，何来生命?这里的“文件生命”是喻指文件有孕育、生成、运转并产生功用以及休眠或者消亡的动态生存过程，并具有知识信息的能量。
　　2．2文件生命的要素和生命力。文件生命要素最基本的是内容、符号、载体、记载手段四要素，缺一不可。如文件字迹褪去就等于失去文件生命。文件产生后对人们“有用”，才可能延续生存，从而具有生命力。
　　2．3文件生命的存在形式。第一种是文件的信息内容符号固定在载体上。从古代的鼎文、石碑、简牍到现代的文书、图纸、照片，它们的生命历程从编制、使用、传送到保管都以原文实体的形式出现，文件内容信息与载体共存亡。传统的文件与档案管理环节主要是针对上述的信息固定式文件实体进行管理的。第二种形式是信息内容与载体可分离。电子文件载体犹如信息容器，文件内容可以存人或输出，能在计算机网络中快速移动。关于文件生命的存在形式有两点说明：第一，信息与载体固化的文件虽然是内容与载体共存亡，但是文件的信息内容转录到其他载体上仍然可以获得新的生命，如建筑图纸进行缩微拷贝后将原图销毁，缩微图使原图的生命信息得以保存，仍可供使用，但是转录的文件不再具有原始性。第二，电子文件的内容信息可以在载体中移动，并不等于可以脱离载体而存在，电子文件必需具备文献四要素才会具有文件生命。
　　3．文件生命期
　　3．1文件生命期是指文件从孕育、制成、使用、保管备用直至销毁或永久保存的生存延续时间。文件生命期是一个矢量的生存时间，不会产生周而复始的循环“周期”，因此本文称“生命期”。“文件生命周期”作为外来专业名词其译义是否要作名副其实的探究另当别论。
　　3．2每个文件都有连续的完整生命过程， 因为各种原因有不同的存在时间，所以文件生命期各有长短，但是每个文件都有生命期的始点和终点。文件永久保存是指无限期保存，最后也会寿终。辩证唯物主义认为，世界上没有永恒存在的东西，文件与档案也不例外。
　　3．3文件生命流程的节点和生命阶段。从总体上来看，文件生命流程有始点(孕育)、制成、归档、进馆、开放和终点(消亡)等节点。这些节点是文件生命历程的变动点。从个体看，有些文件制成使用之后不需要归档也就没有后面的流程节点了。
　　文件生命期第一阶段从始点到归档节点为文件形成使用期(非档案期)，这个阶段文件孕育制成之后被使用，实现文件制作目的，利用频率最高，是文件生命价值的颠峰期，这个阶段由文件形成和使用部门保管自用。第二阶段从归档到文件生命终点为文件备用期(档案期)，经鉴定具有保存价值的文件才能进人档案期，此时的文件信息内容已稳定，处于休眠待用状态，此阶段由档案部门按照一定的制度和工作环节进行专业化管理。上述的文件生命期两阶段划分法是源自实践的通用性划分方法，它也适用于文档管理一体化状况下的文件划分，因为所有的文件在非档案期和档案期的生命状态和管理性质是泾渭分明的。
　　4．文件生命运动
　　4．1文件生命运动主要有两种形式，一种是文件在制作和使用及管理环节中的实体移动，如公文先是在文书处理部门和使用部门中运转，然后归人档案室或文件中心直至进入档案馆收藏供查档者利用等。另一种是文件的信息流动，如电子文件数字信息在编制者和数据库及利用者之间来往穿行。
　　4．2文件生命运动的轨迹，动力与规律。这是看似复杂其实简单的问题。文件都有各自的形成和使用过程，如产品图纸从设计室到档案室然后复制分发车间再反复调用的路径与机关公文的运转流程或者气象记录的积累过程是各不相同的，有的文件是个体运动，有的则是组成一个项目整体运动，也有的文件是成批量，成系 列的运动，文件运动可谓千姿百态，错综复杂。但是所有的文件材料和它对应的社会活动都存在一种内在联系，其运动轨迹和规律也是可知的。文件运动的原因是文件利用和管理的需要。文件本身不会运动，在人为控制下才会产生各种“运动”。
　　4．3文件生命过程中的变化。文件生命过程的变化包括信息内容、记录符号、载体及价值等多方面变化。文件生成后在运转使用过程中内容会有变化，如公文经领导之手会留下阅知或者批办的记录，建筑图纸制成后的修改更是常事，各种会计数据每天都会汇合成新数据等等，所有文件在办理完毕归档时才会成为固定的记录。当然文件归档后并非绝对不变，载体的褪变往往不被觉察。在记录符号方面，文件信息的数字化本身就是在可识读图文符号和不可识读的数码之间转换变化的。从价值角度审查，文件定稿后作为价值客体基本不变，但价值利用主体是变化的，因此文件生命过程中的使用价值也会变化。
　　5．文件与档案
　　5．1文件与档案的关系。档案是具有保存价值的文件，因此文件与档案是总体与部分的关系。档案本是文件，但文件只有很小一部分能成为档案。从理论上说，凡是有保存价值的文件都可以选定为档案，因此应当允许在文件流程的任何时间选取档案，文件可以在办理完毕后第二年集中归档，也可以办完即归档，电子文件在初始阶段即可标明归档或不归档。然而，制作文件的目的首先是用来办理事务而不是用作收藏的，一般来说，文件要在使用之后，内容确定经过鉴定并且办理归档手续才能成为事实上的档案，总的来说档案在文件生命期处于后期的“历史阶段”(备用阶段)。本文所指的文件与档案是广义的，而狭义的文件与档案的关系也是总体与部分的关系。
　　5．2档案的界定。什么是档案?这是档案界必须回答的基本问题，表述档案概念的定义有几十个，对此问题从来没有统一答案。但是林林总总的档案定义都承认档案具有“保存价值”，以此为界线可以在文件中区分档案与非档案，并且导引出档案界定的规则。
　　5．3档案性质与文件性质的同一性。档案本体是文件，而文件又是文献家族的成员，因此档案具有文献的共性，又具有前述文件的特性，其本质属性是原始记录性。
　　5．4文件与档案的价值。制作文件的目的是为了记录信息和办理事务，因此所有文件一般都具有初始使用价值。文件在实现其制作目的后则分道扬镳，其中具有后续使用价值的文件被人们选留作为档案保存。档案保存若干年后如果丧失了后续使用价值，经过鉴定则会被剔除在档案之外。从上可知，档案和非档案文件都有初始使用价值，但是只有具备后续使用价值的文件才有资格成为档案。这里的后续使用价值是文件初始使用价值的重现、延续、衍生和演变。(如产品图纸重复使用；政策与法律文件长期作为处理事务的依据；当初的建筑图纸后来作房屋维修之用；机构撤并的文件后来用于编史修志查考；气象记载用于研究气象规律等等)从上看来，文件是否具有后续使用价值以及这种价值持续的时间应当成为挑选档案以及划分保管期限的重要依据，沿着这样的思路，档案管理中最重要的也是最令人困惑的价值鉴定难题将会“柳暗花明”。美国档案学家谢伦伯格在《现代档案——原则与技术》一书第二章中说：“成为公共档案的文件有两种类型的价值：对于原机构的原始价值，对于其他机构和非政府使用者的从属价值。”以上亦称档案的第一价值和第二价值，欧美档案界一般将文件是否具有第二价值作为鉴定选取档案的重要依据。现实情况是：公共文件大多是办理社会事务的，它们在初始阶段即对原机构以及社会使用者有使用价值却未必都能成为档案，如交通公告。而有些作为档案保存的材料却始终不会对形成者以外的人有多大用处，如工资存根。在现代社会的文件之海中依据什么选取档案是值得研究的。关于文件与档案价值研究内容很多，限于篇幅，本文从略。
　　6．文件控制
　　6．1文件控制的理论基础：文件生命理论、系统论、信息论、控制论。
　　6．2控制的含义和作用。辞海对“控制”一词的释义是“驾驭；支配”。控制对系统的作用一是制约和维护其动态或静态的平衡；二是驱动和导引系统达到某种预期新状态。
　　6．3文件控制的要素。
　　(1)受控制对象(客体)：各种社会职能活动中直接形成的信息记录(文件与档案)。
　　(2)预期目标。从微观来说，要使每个文件实现其制作目的和自身的使用价值(文件生命价值)，从宏观来说，要使文件系统在社会实践活动中充分发挥其应有效能；维护可持续发展的动态平衡(不断生成和存储有用文件并不断淘汰失效文件)。
　　(3)控制源。实施文件控制的主体包括文件形成者和管理者，档案工作者及文件与档案工作的主管领导。计算机管理和操作人员。
　　(4)文件控制依据。相关的法律、规章、制度和标准等。
　　(5)控制手段。包括文件制作的工作程序，文件处理程序，运作和审验的各种环节，计算机自动控制技术手段等。
　　6．4文件控制原理(动因、目的、性质、任务、作用的理论概括)。在国家管理、经济贸易、生产科研等各种社会活动中，文件是从事工作的信息纽带和必不可少的信息工具，也是工作持续发展的记忆载体和自生自备的信息资源，因此当事人都十分注重文件的准确完整及有效使用，出于政务、商务和科技保密等原因还要限制使用范围，有用文件材料要归档保存。上述目的都要对文件的生命流程进行控制才能实现，因此，“控制”是文件形成者和使用者及文件系统运作的内在要求。文件控制就是遵循文件形成和使用的规律，按照一定目的要求对文件的质量、流程、效用、数量、使用范围、筛选处置及文件归档后的管理利用等进行驱动控制的一种管理机制。文件控制是相关控制要素综合互动产生的效应。其作用一是实现文件制作的目的和使用价值，二是实施对文件分流控制，不断排除无用文件和进行档案的积累并使用档案信息资源在有序管理的基础上投入社会利用，产生文件价值的增殖。传统的文件与档案管理是通过制度和人工管理的环节进行调控的，在计算机网络环境中，则通过软件程序对文件信息的输入、输出、运行使用及分流、保存与删除等进行自动控制。
　　6．5文件控制过程。文件在其生命流程中由不同的工作人员进行分段控制管理。在孕育和制作阶段由文件形成者设计和记录、制作文件，经过审核定稿，文件的信息内容和生命体就确定了，这是文件最重要的阶段，制作结果不仅直接关系文件是否能达到预期目的，而且档案的本体和价值因子也是在此时形成和铸就的。所以文件与档案管理都必须进行前端控制，电子文件系统更是如此。在文件的现行使用阶段主要由文件管理人员控制使用范围并进行存取管理，在约定的归档时间由文件与档案管理人员共同完成对档案材料的选取。文件归档后即由档案部门按照业务环节实施控制管理，档案的进馆及保管到期是否销毁也是由档案人员负责。控制过程中最重要的是定稿、归档和销毁3个关口。在文件生命流程中，相关人员对同样的文件进行不同目的和不同方式的控制。
　　6．6关于文件控制的若干问题。
　　6．6．1鉴定在文件控制中的地位。
　　鉴定是对文件的价值、质量及使用范围进行甄别和处置的工作，它对文件流向及存毁作决策，因此是文件生命流程的“控制阀”。在现代文件体系中，对海量文件的筛选必须进行鉴定，对文件的网络公布也要先鉴别文件性质，所以鉴定是文件进行监控管理的必要手段，其核心地位是不言而喻的。
　　6．6．2关于文件控制管理的连锁联盟。
　　文件生命流程是连续的。对文件的筛选和利用应当全程统一，在电子网络环境下尤其需要进行全程监控。为此需要建立文件统一控制管理的机制，在管理形式方面可以文件与档案管理组织合一，但文件的种类和形成部门很多，很多情况下采取连锁联盟更现实，即文件与档案管理在业务和信息管理方面实行跨部门统一管理，有相同的制度和共同执行的鉴定标准，岗位责任 ，有共同的指挥者进行组织协调，在文件生成时，对应归档文件作标记，划定阅文范围等，也就是把以往由档案部门的某些业务移到文件流程前端，由文件部门实施。我国有许多企事业单位早就在计算机管理系统中这样设置了。有的还进一步把档案进馆范围置人机关文件管理系统中，今后会有更好的文档连锁联盟形式出现。
　　6．6．3保障国家档案精全收藏和档案馆可持续发展的策略。文件控制研究中有一个重要内容就是宏观调控问题。各级国家综合档案馆大多存在馆藏成分结构的缺陷，臃肿和残缺并存，要丰富馆藏不仅征集难，而且保存空间有限，可否突破传统的收藏模式，变“内存”(馆藏) 为“内存与外存并举”，有许多机构和基层单位 存有一些应当属于国家所有的社会档案，经过 鉴定可以原地收藏，由档案馆监管并可实施档案资源共享。这就要档案行政管理机关制定相应的鉴定标准和管理使用办法，进行管理的调控，充分利用现有条件，达到国家档案精全收藏和资源共享的目的。
　　7．结语
　　笔者进行文件生命与控制理论研究是为了给构建广义档案鉴定学提供理论平台，这个理论成了《档案鉴定——理论与方法》中支撑该书知识体系的“脊梁”。文件生命与控制理论研究的课题很大，有广阔的发展前景，它本身可以写成一本书，构成一门学科，建议中国档案学会将此列为研究课题，组织集体攻关，以进一步促进文件与档案学科的建设。

　　（作者：葛荷英，江苏省镇江市，江苏科技大学档案馆，邮编：212003）

　　本文原载《档案学研究》2004年第6期，本网站转载日期：2006年01月02日。