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国防科技大学文档一体化试点建设进展与评述
【发表时间:2016/12/30 23:53:13】 【字号: 】 【颜色: 绿 】 【背景: 绿 】 【浏览次数:

本文来源:湖南档案信息网 发布日期:2016-10-20  

国防科技大学文档一体化试点建设进展与评述

(第二十四次论文评选,二等奖)

朱国庆 邓振华 李飞荣/国防科技大学档案馆

  摘要:2013年,原总参办公厅保密档案局确定在国防科技大学组织开展文档一体化试点建设。2014年试点建设正式启动,经过近两年的时间,试点建设基本完成。本文介绍了文档一体化试点建设的项目背景、主要建设内容和取得的进展,并对试点建设项目进行了综合评述。

  关键词:文档一体化试点建设 建设内容 建设评述

  一、文档一体化试点建设背景

  随着计算机和网络技术的蓬勃发展,电子军务、公文电子化交换成为军队信息化建设的重要组成部分。在此背景下,国防科技大学针对军队院校的特殊需求,组织了办公专网的建设,于2009年9月试运行,实行电子文件和纸质文件双轨制。2010年5月,办公专网正式运行,校、院机关公文的草拟、审核、签批、办理等都在办公专网完成,完全实现无纸化办公,不再印制纸质文件,电子文件成为学校文书档案的主要来源,行政有效性和法律凭证性的唯一依据。截止2013年底,办公专网产生的电子文件容量超过2TB。然而,办公专网建设的主要目标是保证电子文件生成流转的顺畅和高效,对电子公文的归档管理和长期保存需求考虑较少,导致办公专网电子文件形成后无地方去、无手段管,没办法用的窘境。这些电子文件长期滞留于办公专网,流失风险和安全隐患大,利用与共享困难。

  为解决学校电子文件的归档管理问题,2011年起,学校档案部门就办公专网电子文件的归档管理进行了初步探索,2013年,原总参办公厅保密档案局在全军档案工作要点中确定国防科技大学作为3个试点单位之一组织开展文档一体化试点建设,希望学校探索一条既有自身特色,相关模块又能在全军推广的电子文件归档管理的路子,推动全军电子文件的归档管理,得到学校相关部门的大力支持。2013年10月,学校档案部门组织召开了专家咨询会,制定了《国防科学技术大学文档一体化试点建设方案》,报学校主管部门批准后,开始建设。

  二、文档一体化试点建设主要内容

  国防科技大学文档一体化试点建设的目的是以学校办公专网为基础,以电子公文和电子文书类档案的一体化管理为突破口,结合电子文件管理通用要求与办公专网电子公文流转的实际情况,研究探索电子文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程,对其实施全面控制和有效管理,构建电子文件、实体档案及其信息的全过程、全要素安全高效管理的新机制,实现文件、档案管理一体化。具体目标包括:重要规章制度与标准规范基本建立;关键技术取得重要进展;电子文件的形成、办理、归档、利用等关键环节实现全程规范管理,文档一体化管理水平有较大提升;学校电子文件管理工作健康有序发展;电子文件管理队伍的能力素质明显加强。

  试点建设按照总体规划、分步分阶段实施、边建边用、尽快见效的方法步骤进行。第一阶段建设内容主要包括两个方面:

  (一)制度和标准建设

  制度和标准建设,顾名思义,一是文档一体化管理制度建设,二是文档一体化标准建设。文档一体化管理制度建设主要是依据国家和军队相关制度、标准,结合学校实际,制定、完善相关管理细则或实施办法,明确岗位职责和分工,使相关制度更加健全、更加切合学校文档一体化管理的实际,具有更强的可操作性。标准建设主要通过借鉴国际、国家和军队相关标准,制定、完善适合于学校文档一体化试点建设的标准、规范、流程;明确适用于学校的国家和军队标准,强制使用,建立完整规范的文体一体化标准体系。

  (二)平台建设

  文档一体化试点建设平台部分第一阶段建设内容包括基于文档一体化管理需求的办公专网技术升级、电子文件归档管理系统及发布利用系统建设、电子文件备份中心建设。

  1、办公专网技术升级

  办公专网系统是保证电子文件齐全、完整、安全、可用的基石。专网升级主要是完善发文登记制度、改造电子文件收发流程,完善元数据的采集,强化对电子文件的控制。同时,构建本地化接口,使办公专网导出的电子文件数据类型符合文档一体化制度、标准规范要求。

  2、电子文件归档管理系统建设

  电子文件归档管理系统是对电子文件的收集归档、整理、鉴定、保管、利用、统计、销毁等各环节工作进行电子化统筹管理,集文件管理、档案整理、档案信息发布和查询利用、权限设置、接口扩展功能为一体的综合管理系统。该系统全程依托办公专网环境建设,不脱离专网网络部署,其安全遵循办公专网既有的安全策略。

  3、电子文件备份中心建设

  电子文件备份中心的主要功能是电子数据(包括原始电子文件和归档后的电子档案)的在线或离线备份及对备份数据的管理、维护,同时担负通过档案内网为学校办公专网以外的用户提供档案服务,长期目标还包括通过全军军事训练网为全军用户提供档案服务。

  三者之间的逻辑层次关系如下图所示。

  三、试点建设进展

  试点建设自2014年6月启动以来,在做好顶层设计的基础上,管理、标准、技术三管齐下,至目前为止,主要取得了以下进展:

  (一)制度标准初现雏形

  先后制定了《国防科学技术大学电子公文管理规定(暂行)》《国防科学技术大学电子公文归档管理及电子档案移交接收办法(暂行)》《国防科技大学办公专网电子档案利用办法》等规章制度和《文件扫描与数据管理操作规程》《国防科技大学文书类电子文件元数据方案》《国防科学技术大学文件处置策略》等多项规范标准,明确《军队档案档号编制规范》《军队档案资料数字化通用要求》等为学校文档一体化试点建设适用标准,对《国防科技大学档案管理规定》等规章进行了修改,文档一体化规章制度和标准体系初现雏形。

  (二)完成电子文件归档管理系统的研发、调试、部署,投入运行。电子文件归档管理系统是平台建设的核心软件,该系统所有代码采用JAVA语言开发,后台数据库系统采用关系型数据库系统MySQL,所有配置均采用XML技术。整个系统被划分成五个相对分开的逻辑层面:前台展现层,系统业务层,系统服务层数据访问层,数据存储层。系统采用跨平台软件技术,支持Windows和Linux平台下的安装运行环境。

  (三)较好地解决了电子档案在线利用与安全保密的矛盾。系统充分利用办公专网现有的身份认证功能和保密体制,成功实现了电子档案的分级发布、查询授权、身份论证、后台审计监督等功能;同时,结合办公专网本身的安全等级,通过控制涉及敏感信息和个人隐私等电子档案的上线,较好地解决了电子档案在线利用与安全保密的矛盾,文书档案上线率达90%以上。

  (四)实现了电子文件归档管理系统与《军队公文档案信息管理网络系统》之间的数据交换

  目前,学校办公专网运行前形成的传统档案以及学校与校外单位往来形成的传统档案都通过《军队公文档案信息管理网络系统》归档管理,为现实传统档案与电子档案的数据整合,在对传统档案进行数字化的同时,通过对《军队公文档案信息管理网络系统》数据结构的解析和重构,实现了电子文件归档管理系统与《军队公文档案信息管理网络系统》之间的数据交换和融合。

  四、试点建设评述

  1、文档一体化试点建设涉及部门多,需要充分协调。

  文档一体化试点建设不是档案部门的“家事”,也不是档案部门一家能够建设完成,还涉及到信息化、文秘、保密、机要及各办文业务部门等各个单位,如,软件平台的安装、部署、运行有赖信息化主管部门的支持,电子文件的齐全完整有赖文秘部门的规范,电子文件的安全需要保密、机要部门的保障等。因此,试点建设需要事先充分协商,凝聚共识,取得信任,高度协同,否则就有可能掉链子、卡壳,延误建设进度。

  2、文档一体化试点建设改变了传统档案管理模式。

  首先,由于学校办公专网的运行,无纸化办公观念深入人心,学校内部不再形成纸质文件;但是,学校对外往来文件仍是纸质文件,这就形成了学校电子档案与纸质档案并存,管理方式各异的混合管理模式。其次,随着电子档案收集、整理的自动化和传统档案的数字化,档案人员从实体管理的藩篱中解放出来,档案的检索、获取、利用成为档案部门关注的焦点,档案实体管理已处于从属地位,档案管理从实体管理转向信息管理。第三,随着文档一体化试点建设的推进,用户对档案服务的要求越来越高,希望利用的针对性更强,更方便高效,又进一步推动档案管理从信息管理向内容管理和专题化管理转变。

  3、电子档案的法律有效性需要依靠平台自身的可信性。

  一方面,传统的手工办公中,发布的文件要求加盖发布单位的公章和真迹签名,并有相应技术手段进行鉴定;但在电子文件传递中公章和真迹签名,虽有部分法律对此进行认可,但总体上电子文件的证据作用仍受到很大的限制,且电子公章和电子签名鉴定困难。即使原始文件经过加密或者签名,可以有效防止篡改和抵赖,但在进入平台时,基于长期保存需求,必然需要一份完全无加密的文件,这些有用的特性都将需要去掉。这样,尽管破坏了该文件在特定历史条件下的安全性,但却不会为后人留下无法解读和比对的遗憾。另一方面,就长期来看,由于电子文件脱离了原有的电子环境和自身特征的损失,尽管使用元数据可以部分的描述和说明,但总体上,办公专网中采集的元数据还不足以完全保证电子文件地真实性和完整性,平台中电子档案的法律效力,一定程度上仍依赖于平台自身的可信性。

  4、软件平台无法实现文档全自动化管理,仍需人工干预

  尽管平台提供了电子文件自动分类和元数据自动采集功能,然而,由于受到OA授权和业务部门办文要素不全等限制,平台在运行过程中无法取消人工处理。相反,它只是为人机融合提供了的手段。平台对来自办公专网的各种电子文件只是实现按部门预归档和部分元数据的采集,电子文件的分类整理、鉴定、备份及其他元数据的采集,仍需要人工干预。

  5、文档一体化软件平台只有经过接口定制才可移植推广。

  国防科技大学的办公专网有其鲜明的本校特色,这些个性化的特性为平台的开发在某些方面提供了便利而在另一些方面提供了障碍。在将来可能的推广中,遇到的每个OA系统都必然有其特定接口,必须经过适应性接口定制方可,平台不可能放之四海而皆准,只能经过接口定制才能够推广移植。

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