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本文来源：中国档案资讯网 发布日期：2017-02-24　　

将“营销”档案意识注入企业生产经营管理

——互联网经济、大数据时代对档案人的启示

作者：张基娇 张跃进

　　在当今互联网经济风起云涌的时代，云计算、大数据等高科技技术手段兴起，作为一名不甘落伍的档案工作者应该顺应时代潮流，充分运用互联网、云计算等现代化手段，加强企业“营销”档案资源建设，让传统的档案管理插上信息化的高科技翅膀，把原来养在深闺人未识的“死档案”，变为能够为企业质量管控乃至产品研发创造价值的“活档案”，让“故纸堆”焕发“青春”，摆脱企业档案人员被“边缘化”的困境。

　　走出档案库房 融入生产经营

　　档案工作是每个大型企业不可或缺的一项基础性工作，档案部门在做好企业日常档案管理工作的同时，也在间接地为企业创造效益。但作为新时期的档案工作者，不能在工作业务乃至学科建设上不思进取，不能在工作上得过且过，抱残守缺，偏安一隅，甚至孤芳自赏。档案工作者必须与时俱进，开动脑筋，通过创造性的工作，努力走出沉闷的档案库房，善于与情报信息、产学研等部门协同互补，无缝衔接，贴近乃至融入企业的生产经营管理，为企业创造直接的经济效益，才更能得到企业的认同和尊重，才能体现新时期档案工作的价值。可以说，互联网经济对档案人既是挑战，更是机遇。

　　宝钢作为钢铁生产企业，属于上游产业的用户，钢铁企业的上游产业包括铁矿石、煤炭、设备、运输、油料等。宝钢自1985年9月15日投产以来，原料采购、资材备件采购部门不断探索，出自内在需要，建立了上游客户资源档案，并有专人分析上游物价走势，把握其运行规律，通过期货的套期保值功能，降低企业运行成本。宝钢为更好地为下游用户服务，长期坚持以用户需求为导向，可以根据不同用户的具体个性化要求来组织生产，以提高产品与用户的匹配度和满意度。目前，公司销售部门已根据新时期营销工作的内在需要，自发地对海内外100家直供用户进行分类建档管理，分析他们的个性化需求，这些档案已成为企业营销的雷达，引领指导新产品销售和产品研发。此外，宝钢汽车板创造性地开展“先期介入”的营销服务模式，通过建立各大汽车厂用户档案，派出专业技术人员在汽车厂生产一线工作，及时反馈每个用户的具体信息，提高了在中国汽车制造业市场的占有率。

　　互联网经济值得借鉴

　　“资源有限，创意无限”。阿里巴巴的马云、小米手机创始人雷军等网络新贵的迅速崛起、超速发展的成功经验，值得新时期档案人深思、学习、借鉴。

　　对任何一家企业来说，“盈利就是硬道理”。任何企业都要追求生产出适销对路的产品，就像苹果公司那样，慧眼独具，领先一步，走在市场的前面，以把握未来趋势的战略眼光，研发、生产出引领市场需求的产品，实现了利润最大化，开创属于自己的一片天地。

　　举例来说，小米手机是一个互联网经济下的成功案例，它的成功，既是营销模式创新、商业模式创新、更是研发模式的创新。作为一个轻资产的小公司，当时一没有资源、二没有品牌、三更没有用户，但它就是充分运用互联网技术和电子商务平台，采纳全民的智慧，广泛收集具体用户信息档案，并与用户互动，根据每个用户的具体需求信息，分析归类，整合上下游各方资源来组织生产，大大减少中间环节，实现最大限度地满足用户需求的“私人订制”，形成有许多拥趸的品牌，终于创造了属于自己的一片“蓝海”。

　　互联网技术应用在档案管理和提供利用上，不应该仅仅靠“赶时髦”“玩概念”，而是需要善于放下架子，倾听用户心声，摸准用户需求的脉搏，为用户创造实实在在的增值服务。

　　让传统档案管理插上信息化高科技翅膀

　　作为身处网络时代的档案人，要学会充分利用互联网的手段，在做好日常归档管理工作的同时，应该思考如何创造性地开展工作，为企业创造更多的经济效益和提高企业的管理效率。

　　网络时代的社交媒体推动了档案的社会化，主要体现在：档案资源的社会化，社会公众在网络上留下的信息痕迹越来越成为档案的重要来源;档案管理主体的社会化，民间公益组织、商业机构、个人收藏家乃至普通公众等多元主体日益成为档案工作的参与者、贡献者。

　　网络具有强大的推动力，在网络时代，传统档案管理理念、对象、主体、平台、方式等都在发生改变。要充分运用现代化手段，让传统档案插上高科技的翅膀。

　　一些“抱残守缺”的档案管理理念和方法，值得反思。比如，将已有电子备份文件、合同等打印出来，按件整编入库，以提高所谓以件量单位的档案入库工作量。这种做法好比将“牛车”“马车”拉倒信息高速公路上“显摆”，浪费了大量人力、物力、财力和库房资源。在现代高节奏的信息社会，追求的是简洁、高效、创造力，把复杂问题简单化是本事。

　　在这方面，一些西方发达国家确实已走在我们前面，如美国已有机构将社交媒体平台发生的信息，作为档案来收集保存。因为现在云技术强大的数据储存功能已具备这样的客观物质条件。

　　档案工作者要从“保管员”向“管理员”迈进

　　能够更多经常性地被企业其他部门所需要，是档案工作者的光荣。新时期的档案工作者应该是开放型的、善于与其他部门协同创造效益的专业人才。要通过与企业营销和软件开发等部门的经常性协同合作，实现优势互补，将档案工作变“离线”为“在线”，更好地为企业的生产经营、创造直接经济效益服务。

　　就用户质量档案而言，其具有大量的用户原始信息，具有很强的凭证作用，完整、系统、准确的用户质量档案可以形成企业以用户为中心的运行机制，可以减少产品质量异议;从更高层面来说，通过分析归纳用户质量档案，可以前瞻性地为新产品研发提供可靠有效的依据，发挥档案的智力引擎和外脑的作用。

　　如果充分运用好现代信息网络技术(云技术)，可以大大提高电子档案的管理效率，通过分析、归纳、提炼，使档案资源成为企业产品质量管理，乃至产品研发管理的“雷达”和精确制导的武器，也可以使档案人员由单纯的低层次的档案资料保管员，向较高层次的分析研究型的管理员迈进，提升档案工作者在企业的价值和自身的价值，将一项具体枯燥烦琐的工作，变成能为企业创造增值效益的有意义的事业。

　　新时期的企业档案人员，应该是复合型人才，首先，应该具备传统的档案管理的基本知识和应用技能，能够运用计算机管理手段，做好常规档案的收集、鉴定、保管等工作。同时，作为身处大数据时代的档案人，要将大数据带来的挑战化为提高档案管理的机遇。在大数据时代，档案部门掌握了无限的信息和数据资源，其中包含着大量情报，可以运用数据再造档案业务流程，提高工作效率和效益，从而为领导决策、营销部门提供有独特价值的依据。故要具备较强的计算机运用能力，善于与企业的情报信息、产销研等部门协同，实现信息档案资源的共享，努力成为一个善于数据统计、分析、归纳、综合研究的“首席数据官”，努力为企业的创新驱动、转型发展做贡献。

　　“有为才有位”。试想，一个整天大把花企业钱财而不为企业创造经济效益的部门，会得到企业的重视和尊重吗?企业档案部门和档案管理者要紧紧围绕企业生产经营部门要求，聚焦客户需求，要像金石、考古学家一样，善于沙里淘金，慧眼识金，乃至点石成金，去粗取精，去伪存真，由表及里地做好档案编研工作。当然，做档案工作要有“板凳要坐十年冷”的思想准备，但要有所作为，光凭时间不够，还必须上心、用心、尽心、倾心，真正地把这项为党管档、为国守史、为民服务的重要工作当作一份自己钟情的事业来干，对于自己“安身立命”的档案工作不上心、不用心的现象则能通过企业相应激励政策的引导，逐步得到改变。

　　用户需求可以说是档案工作的出发点和立足点，所以档案工作者要根据并聚焦用户的利用需求，认真做好用户需求档案综合性的材料编研，并根据特定用户的需求，做好定向性的专题档案材料编研。传统的档案工作只有融入企业生产经营管理，贴近企业和用户需求，努力使自己的编研成果成为企业各部门需要的“有用之才”，才能为企业创造价值。同时，档案工作者才能不断提升自身工作价值和在企业中的地位，才会有一定的工作成就感，进一步激发事业心和进取心。

　　原载于《中国档案报》2017年2月23日 总第3031期 第三版