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将“营销”档案意识注入企业生产经营管理
【发表时间:2017/3/2 23:05:51】 【字号: 】 【颜色: 绿 】 【背景: 绿 】 【浏览次数:

本文来源:中国档案资讯网 发布日期:2017-02-24  

将“营销”档案意识注入企业生产经营管理

——互联网经济、大数据时代对档案人的启示

作者:张基娇 张跃进

  在当今互联网经济风起云涌的时代,云计算、大数据等高科技技术手段兴起,作为一名不甘落伍的档案工作者应该顺应时代潮流,充分运用互联网、云计算等现代化手段,加强企业“营销”档案资源建设,让传统的档案管理插上信息化的高科技翅膀,把原来养在深闺人未识的“死档案”,变为能够为企业质量管控乃至产品研发创造价值的“活档案”,让“故纸堆”焕发“青春”,摆脱企业档案人员被“边缘化”的困境。

  走出档案库房 融入生产经营

  档案工作是每个大型企业不可或缺的一项基础性工作,档案部门在做好企业日常档案管理工作的同时,也在间接地为企业创造效益。但作为新时期的档案工作者,不能在工作业务乃至学科建设上不思进取,不能在工作上得过且过,抱残守缺,偏安一隅,甚至孤芳自赏。档案工作者必须与时俱进,开动脑筋,通过创造性的工作,努力走出沉闷的档案库房,善于与情报信息、产学研等部门协同互补,无缝衔接,贴近乃至融入企业的生产经营管理,为企业创造直接的经济效益,才更能得到企业的认同和尊重,才能体现新时期档案工作的价值。可以说,互联网经济对档案人既是挑战,更是机遇。

  宝钢作为钢铁生产企业,属于上游产业的用户,钢铁企业的上游产业包括铁矿石、煤炭、设备、运输、油料等。宝钢自1985年9月15日投产以来,原料采购、资材备件采购部门不断探索,出自内在需要,建立了上游客户资源档案,并有专人分析上游物价走势,把握其运行规律,通过期货的套期保值功能,降低企业运行成本。宝钢为更好地为下游用户服务,长期坚持以用户需求为导向,可以根据不同用户的具体个性化要求来组织生产,以提高产品与用户的匹配度和满意度。目前,公司销售部门已根据新时期营销工作的内在需要,自发地对海内外100家直供用户进行分类建档管理,分析他们的个性化需求,这些档案已成为企业营销的雷达,引领指导新产品销售和产品研发。此外,宝钢汽车板创造性地开展“先期介入”的营销服务模式,通过建立各大汽车厂用户档案,派出专业技术人员在汽车厂生产一线工作,及时反馈每个用户的具体信息,提高了在中国汽车制造业市场的占有率。

  互联网经济值得借鉴

  “资源有限,创意无限”。阿里巴巴的马云、小米手机创始人雷军等网络新贵的迅速崛起、超速发展的成功经验,值得新时期档案人深思、学习、借鉴。

  对任何一家企业来说,“盈利就是硬道理”。任何企业都要追求生产出适销对路的产品,就像苹果公司那样,慧眼独具,领先一步,走在市场的前面,以把握未来趋势的战略眼光,研发、生产出引领市场需求的产品,实现了利润最大化,开创属于自己的一片天地。

  举例来说,小米手机是一个互联网经济下的成功案例,它的成功,既是营销模式创新、商业模式创新、更是研发模式的创新。作为一个轻资产的小公司,当时一没有资源、二没有品牌、三更没有用户,但它就是充分运用互联网技术和电子商务平台,采纳全民的智慧,广泛收集具体用户信息档案,并与用户互动,根据每个用户的具体需求信息,分析归类,整合上下游各方资源来组织生产,大大减少中间环节,实现最大限度地满足用户需求的“私人订制”,形成有许多拥趸的品牌,终于创造了属于自己的一片“蓝海”。

  互联网技术应用在档案管理和提供利用上,不应该仅仅靠“赶时髦”“玩概念”,而是需要善于放下架子,倾听用户心声,摸准用户需求的脉搏,为用户创造实实在在的增值服务。

  让传统档案管理插上信息化高科技翅膀

  作为身处网络时代的档案人,要学会充分利用互联网的手段,在做好日常归档管理工作的同时,应该思考如何创造性地开展工作,为企业创造更多的经济效益和提高企业的管理效率。

  网络时代的社交媒体推动了档案的社会化,主要体现在:档案资源的社会化,社会公众在网络上留下的信息痕迹越来越成为档案的重要来源;档案管理主体的社会化,民间公益组织、商业机构、个人收藏家乃至普通公众等多元主体日益成为档案工作的参与者、贡献者。

  网络具有强大的推动力,在网络时代,传统档案管理理念、对象、主体、平台、方式等都在发生改变。要充分运用现代化手段,让传统档案插上高科技的翅膀。

  一些“抱残守缺”的档案管理理念和方法,值得反思。比如,将已有电子备份文件、合同等打印出来,按件整编入库,以提高所谓以件量单位的档案入库工作量。这种做法好比将“牛车”“马车”拉倒信息高速公路上“显摆”,浪费了大量人力、物力、财力和库房资源。在现代高节奏的信息社会,追求的是简洁、高效、创造力,把复杂问题简单化是本事。

  在这方面,一些西方发达国家确实已走在我们前面,如美国已有机构将社交媒体平台发生的信息,作为档案来收集保存。因为现在云技术强大的数据储存功能已具备这样的客观物质条件。

  档案工作者要从“保管员”向“管理员”迈进

  能够更多经常性地被企业其他部门所需要,是档案工作者的光荣。新时期的档案工作者应该是开放型的、善于与其他部门协同创造效益的专业人才。要通过与企业营销和软件开发等部门的经常性协同合作,实现优势互补,将档案工作变“离线”为“在线”,更好地为企业的生产经营、创造直接经济效益服务。

  就用户质量档案而言,其具有大量的用户原始信息,具有很强的凭证作用,完整、系统、准确的用户质量档案可以形成企业以用户为中心的运行机制,可以减少产品质量异议;从更高层面来说,通过分析归纳用户质量档案,可以前瞻性地为新产品研发提供可靠有效的依据,发挥档案的智力引擎和外脑的作用。

  如果充分运用好现代信息网络技术(云技术),可以大大提高电子档案的管理效率,通过分析、归纳、提炼,使档案资源成为企业产品质量管理,乃至产品研发管理的“雷达”和精确制导的武器,也可以使档案人员由单纯的低层次的档案资料保管员,向较高层次的分析研究型的管理员迈进,提升档案工作者在企业的价值和自身的价值,将一项具体枯燥烦琐的工作,变成能为企业创造增值效益的有意义的事业。

  新时期的企业档案人员,应该是复合型人才,首先,应该具备传统的档案管理的基本知识和应用技能,能够运用计算机管理手段,做好常规档案的收集、鉴定、保管等工作。同时,作为身处大数据时代的档案人,要将大数据带来的挑战化为提高档案管理的机遇。在大数据时代,档案部门掌握了无限的信息和数据资源,其中包含着大量情报,可以运用数据再造档案业务流程,提高工作效率和效益,从而为领导决策、营销部门提供有独特价值的依据。故要具备较强的计算机运用能力,善于与企业的情报信息、产销研等部门协同,实现信息档案资源的共享,努力成为一个善于数据统计、分析、归纳、综合研究的“首席数据官”,努力为企业的创新驱动、转型发展做贡献。

  “有为才有位”。试想,一个整天大把花企业钱财而不为企业创造经济效益的部门,会得到企业的重视和尊重吗?企业档案部门和档案管理者要紧紧围绕企业生产经营部门要求,聚焦客户需求,要像金石、考古学家一样,善于沙里淘金,慧眼识金,乃至点石成金,去粗取精,去伪存真,由表及里地做好档案编研工作。当然,做档案工作要有“板凳要坐十年冷”的思想准备,但要有所作为,光凭时间不够,还必须上心、用心、尽心、倾心,真正地把这项为党管档、为国守史、为民服务的重要工作当作一份自己钟情的事业来干,对于自己“安身立命”的档案工作不上心、不用心的现象则能通过企业相应激励政策的引导,逐步得到改变。

  用户需求可以说是档案工作的出发点和立足点,所以档案工作者要根据并聚焦用户的利用需求,认真做好用户需求档案综合性的材料编研,并根据特定用户的需求,做好定向性的专题档案材料编研。传统的档案工作只有融入企业生产经营管理,贴近企业和用户需求,努力使自己的编研成果成为企业各部门需要的“有用之才”,才能为企业创造价值。同时,档案工作者才能不断提升自身工作价值和在企业中的地位,才会有一定的工作成就感,进一步激发事业心和进取心。

  原载于《中国档案报》2017年2月23日 总第3031期 第三版

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