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失业人员档案管理工作中的问题及策略分析
【发表时间:2017/4/23 21:42:24】 【字号: 】 【颜色: 绿 】 【背景: 绿 】 【浏览次数:

本文来源:档案工作微信公众号  发布日期:2017-04-10  

失业人员档案管理工作中的问题及策略分析

作者:刘子梅

  摘要:失业人员档案管理的重要性日益明显,只有对失业人员档案的现状进行全面分析,从各个角度指出其管理工作中存在的问题,并逐一提出改进措施,才能提升其管理质量和水平。

  关键词:失业人员;档案管理;现状;问题;措施

  受经济发展和人事改革的双重影响,社会失业人员的档案管理的重要性不言而喻。失业人员作为弱势群体,失去的不仅仅是工作和收入,还有更多的社会保障。失业人员的档案有着其自身的特殊性,因此需要对其思想作风、业务表现甚至薪资待遇等等进行归档记录。失业人员的档案管理工作严重影响着和谐社会的建设。但是失业人员档案在管理过程中不可避免地出现诸多问题,只有提高对其档案的关注程度,加强对其档案的管理,才能保证可持续发展的顺利进行。

  一、失业人员档案管理的重要性

  信息时代背景下,档案的地位日益提升,档案管理工作的开展更加重要。档案管理工作不仅与相关单位和部门联系紧密,而且还关系到个人的利益。我国目前在档案管理方面存在着很多不足,尤其是对于失业人员的档案管理工作,问题更加凸显。失业人员的档案中包含的个人信息、工作经历及表现等,具有参考凭证的作用。通过档案还可以办理社保、退休等,甚至对再就业和其他业务工作起着事实依据的作用。因此,相关管理部门和劳动者自身应当重视失业人员档案的意义,加强管理水平。

  二、失业人员档案的现状分析

  失业人员的档案中包括了其所有的工作信息内容,只有保证其完整性,才能为其再就业以及其他工作提供依据。因此,需要对失业人员的档案做好相应地管理工作。

  1.企业本身重视度不够

  档案和档案工作在我国本身就不受重视,很多企业更是对档案非常轻视,认为档案管理繁琐、复杂且用处不大,导致很多工作人员的工作期间的各方面的表现都没有被记录下来,不仅不利于员工的长期发展,也会影响到社会的和谐发展。甚至有很多企业考虑到时间和金钱的因素,不愿花费人力、物力和财力来管理员工的个人档案。尤其是对于失业人员来说,没有档案来作为参考凭证,其其他任何工作的开展都将或多或少的受到影响。【1】

  2.失业人员流动性太强

  失业人员的流动性特别强,给其档案的管理工作增加了很大的难度。有的人员换了公司,档案没有及时交接;有的人员换了工作地,档案没有及时转移;有的人员再就业进了私企,私企不对员工的档案进行管理而导致档案的断层;还有的单位没有专门的档案管理人员,使得员工的档案一直没有更新。除此之外,还有一些其他的可能性,使失业人员的档案处于无法发挥其真正作用的状态。【2】

  3. 档案管理工作不健全

  档案管理的相关工作人员对单位或者部门的档案工作没有足够的重视,对失业人员的档案更是鲜少管理。对失业人员档案管理的过程中,任何一个环节出现了问题,都有可能影响其自身的整体利益。很多企业没有专业的档案管理部门,甚至没有专门的档案管理人员。因此,工作人员的档案没有得到及时地处理,使得个人档案信息不完整、不健全,最终遗失了员工的档案。员工一旦失业,其个人档案的缺失无法为其权益提供有效的帮助。

  三、失业人员的档案管理中存在的问题

  随着时代的不断创新与变革,失业人员的数量与日俱增。失业人员的档案管理工作中存在着很多的问题,对于失业人员档案方面的管理工作刻不容缓。只有对其工作进行规范化、科学有效地保证其工作的实施,才能促进我国社会的和谐发展。

  1. 管理方向不合理

  失业人员属于社会的弱势群体,其发展具有很大的随意性。当今时代,大多数企业都缺乏对失业人员档案进行管理的机制,甚至企业自身在职员工的档案工作都不能够顺利完整地开展,对失业人员的档案的管理方向就更加无从说起了。而对其档案管理方向的不合理,使失业人员的档案信息或多或少的缺失的现象的存在,直接影响了失业人员正常地办理其他涉及其个人利益的业务工作。

  2. 管理人员太被动

  许多企业只注重经济效益,认为档案管理与企业发展没有太大的关系,尤其是失业人员的档案,更是不值得一提。因此,很多企业的档案管理工作很被动,管理体制也很不健全,导致即便有一些现存档案,其档案信息也不够全面,尤其对于失业人员而言,档案大部分丢失,给其他事务的办理造成了很大的麻烦。管理人员仅仅局限于企业的指示,其长期被动的工作反而会阻碍企业的长久发展。

  3. 管理态度不端正

  一些企业的档案管理人员对于失业人员的档案不够重视,甚至态度相对松散,使得绝大多数失业人员的档案处于混乱、缺失甚至丢失的境地。有的工作人员没有及时地对档案进行管理,一时的工作疏忽导致失业人员的档案不够完善。还有一些工作人员擅自修改或蓄意伪造失业人员的档案,导致失业人员档案不尽真实。总之,相关管理人员不端正的工作态度,再一次使失业人员的档案管理陷入困境。

  4. 管理水平显低级

  目前失业人员的档案涉及的范围比较广泛,但却局限于各种内外界因素的影响,存在着很多问题,阻碍了其正常的发展。在失业人员档案的管理工作一直处于比较被动的形势下,还伴随经常会出现丢失的现象。许多企业基于资金等多方面因素的考虑,很少会对失业人员的档案加以关注和处理,更不可能花费精力用现代化技术去提高其管理效率。

  5. 管理体制不规范

  我国没有专门针对失业人员档案管理的规范和标准,也没有行之有效的监督机制,这样就使得失业人员的档案管理工作无章可循,管理过程显得混乱不堪,导致最终的档案管理工作漏洞百出。诚然,即便是一些企业有一定的规章作为后盾,也会由于没有专门的人员保障对其档案管理工作的实施,而无法对其员工的重要档案进行合理的管理。

  6. 管理设施不达标

  失业人员的数量占据社会人口数量的相当一部分,对其档案的管理,需要有较大的存放空间和设备设施作为支撑。当今时代,纸质档案依然占据着主要天地,不管是对其存放条件还是基础设施,都有着一定的要求。无论哪一方面没有达到标准,都将会影响到档案管理的质量。当然,一旦任一环节出现问题,也将影响档案管理的效率。

  四、失业人员档案的科学化管理措施

  为了提高失业人员的生活水平,促进其再就业的情况,必须要对失业人员的档案进行科学高效的管理。失业人员的档案管理工作与其切身利益密切相关,只有完善其工作中出现的诸多问题,才能提高其整体水平,使失业人员档案向着更加科学化的方向发展。

  1. 规范管理工作方向

  要对失业人员的档案进行科学化的管理,需要规范其管理工作方向。失业人员的个人档案与其根本利益直接相关,对其后期的整个职业生涯规划起着决定性的作用。因此,需要采取一定的手段创新失业人员档案的管理工作。管理者可以借助现代化的技术手段,将日常的人为工作与计算机技术相结合,转变单一的工作方法为双重的工作作风,在一定程度上从宏观层面提升失业人员档案的管理工作水平。

  2. 规范管理人员意识

  任何企业或者部门都应当重视失业人员的档案,应当根据相关要求规范档案管理人员的意识。在思想层面上,管理人员应当树立认真负责的工作态度,发挥严谨细致的工作作风,深切重视失业人员档案的管理工作。在工作方面上,管理人员在加强自身责任的同时,应当努力配合构建完善的管理体制,同时遵循有关的监督机制,做好相应的监督工作,保证档案管理工作的有序性,保障档案管理的完整性。【3】

  3. 明确管理态度职责

  失业人员档案的重要性,迫切地需要相关管理人员明确其岗位职责,端正其工作态度,坚决杜绝虚假错误的现象的发生,从而确保档案信息的完整性和真实有效性。相关工作人员应当以身作则,力所能及地做好失业人员档案的管理工作。管理人员还应当避免可能由于个人的工作失误对档案管理工作造成的损失。当然,不同单位或者部门之间也可以互相协作,加强沟通,共同提升档案管理工作的质量。【4】

  4. 重视管理方法途径

  失业人员档案管理工作效率的提升,会对整体的档案管理工作起到事半功倍的作用。不管从什么时候开始着手对失业人员的档案进行管理,都应当结合实际情况,制定出适合自身的管理方法,尽可能地对档案进行管理。在宏观层面,应当有专门保管档案的库房,保证员工甚至是失业人员的档案的存储环境。在微观层面,可以结合互联网系统,引进信息以及保护技术,最大限度地保证档案的长久完整性。【5】

  5. 利用管理资源内容

  档案中记录的内容往往反映着日常工作的实际情况。所以,作为档案的管理人员,要充分发挥档案已经记录下来的现有资源的优势,并遵循一定的规则,从而重视失业人员档案的管理工作。当然,随着经济和社会的发展,工作者们也可以选择借助新的信息技术手段,将纸质的现有资源进行电子化备份,这样不仅增加了管理的质量,而且也提升了日后失业人员利用档案的效率。

  6. 借助管理技术设施

  信息技术已经随着社会的进步渗透到了社会上的各个工作阶层。对于失业人员的档案管理而言,可以借助以往档案管理工作的经验,利用信息技术,改善档案管理的环境,从时间和空间等层面上节省资源。以档案自身的分类工作甚至是档案库房的管理工作为出发点,以各项基础设施的创新来优化档案的管理过程,在科学化的开展档案的收集、分类、保管等工作的基础上,为失业人员提供切实有效的服务。

  档案管理对于人们尤其是失业人员来说有着非常重要的意义。为了社会的和谐和可持续发展,必须加强失业人员的档案管理工作。目前有关失业人员的档案管理工作中存在着很多的矛盾和问题,需要采取一定的措施和手段,各个击破,才能使失业人员的档案管理工作有序地开展下去。

  参考文献:

  [1]徐亚芹.加强失业人员的档案管理,促进劳动就业服务[J].现代经济信息,2011.

  [2]王树生.当前下岗失业人员档案管理的现状分析[J].管理科学,2016.

  [3]段竹芳.如何对失业人员档案予以科学的管理[J].办公室业务,2013,(06).

  [4]张爱云.新时期下岗失业人员档案管理创新策略研究[J].图书档案,2016(07).

  [5]张新华.下岗失业人员档案管理存在的问题及对策[J].劳动保障世界,2012,(10).

  (作者单位:天津市河北区宁园街劳动保障服务中心天津)

  原载:《档案工作》

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