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北京大学档案馆:信息公开视角下高校档案馆数字资源建设
【发表时间:2017/5/11 23:18:15】 【字号: 】 【颜色: 绿 】 【背景: 绿 】 【浏览次数:

本文来源:中国档案网 发布日期:2017-04-13  

信息公开视角下高校档案馆数字资源建设

——以北京大学档案馆为例

北京大学信息管理系、北京大学档案馆 郭鹏

  高校信息公开作为政府信息公开在教育领域中的延伸,是民主公开制度在学校内的应用。高校档案中包含大量高校教学、科研、社会服务等方面的信息,档案公开的程度是衡量一所高校信息公开水平的重要标准之一。高校档案馆作为高校信息公开的重要窗口和主要途径,公开的内容公众是否满意,公开的方式公众是否接受,不但对高校信息公开整体绩效水平具有重要的影响作用,而且对档案事业自身发展也具有极大的影响作用。北京大学作为中国第一所国立综合性大学,在我国近现代教育、科研、人文等诸多领域具有举足轻重的地位。北京大学档案馆所保存的档案反映了北京大学教育、科研、社会服务和文化传承等各方面的历史,是我国近现代教育的缩影,社会各界也对其馆藏档案公开的呼声日益高涨。本文以北京大学档案馆为例,探索数字档案资源建设中信息公开的方式和方法。

  数字档案资源建设标准和现状

  北京大学档案馆的馆藏具有数量大、种类多、年代久远的特点。截至2015年年底,共有档案239144卷,其中有明清档案162卷,1949年之前的档案14111卷。其中不乏珍品,如1898年孙家鼐奏复筹办大学堂情形折,京师大学堂章程,1916—1919年北京大学先后成立政法学会、国史研究会、音乐会、辩论会、速记学会书法研究会等学生社团组织的章程及会员名册,在北大学习或任教的著名教授、学者、科学家、革命者等人的学籍和照片,计算机—激光汉字编辑排版系统材料及获奖证书,燕京大学建筑项目图纸等。为了保护这批珍贵的历史档案,北京大学档案馆以档案价值的双重鉴定为基础,形成了“形成年代—分类—利用需求”三位一体的数字化优先级考评标准。

  首先,档案的形成年代是决定档案数字化优先顺序的最主要因素。比如,京师大学堂时期的文书档案,以其“百岁高龄”和在中国近现代教育史上的特殊研究价值成为数字化的重点对象。

  其次,档案的实体分类也是数字化服务需要考虑的一个重要因素。高校档案馆隶属于高校的各个内部组织,各内部组织不具有独立的行政权力和经济能力,在数字化过程中必然受到诸多因素的制约。因此,优先选择1~2个具有代表性的档案系列进行数字化,在取得一定成果后再逐步将数字化做深、做广,也是高校在档案数字化进程中的一个重要策略。

  再次,北京大学档案馆对近年来利用率较高的档案进行了统计,针对集中申请公开的档案优先进行数字化。比如,随着学校基本建设投入的增加,工程图纸等基建档案的利用率大幅提高,档案馆建立了“基建档案数字化项目”。项目不但有效延长了各种基建蓝图、底图的寿命,而且强调数字化图纸利用的领导审批制度,坚持单位签章和主管领导签字二者缺一不可的利用制度,加强了数字档案利用的规范控制。这样既保证了档案的真实性、有用性和安全性不受破坏,同时又做到了档案的有效利用和合理公开。

  数字档案资源的信息公开服务

  学生档案是学生在校期间形成的对学校、社会和个人具有保存价值的历史记录,真实反映了一个学生在大学期间的成长历程,是了解学生在校学习生活情况的有力凭证。北京大学档案馆将馆藏学生档案进行了全面收集、著录、原文扫描等数据处理工作,建立了北京大学学生档案数据库(以下简称“学生档案数据库”),在数字档案公开方面做了探索性尝试和服务。

  1.学生档案信息公开的对象及方式

  学生档案数据库包含了北京大学学生在校接受教育的过程中形成的具有保存价值的各种文字材料和照片,共分为3个子系统:数据库信息检索子系统、学生名册原文子系统和学生成绩册原文子系统。通过分层次的系统设计实现了档案信息与原文的分级管理,有效满足了不同用户的利用需求,提高了档案利用效率,为校园文化发展和教学、科研工作提供基础服务。

  根据我国法律中对“个人隐私”的相关规定,档案馆对学生档案中的录取名册、毕业生名册、同学录以及个人成绩册进行了数字化。应用“主信息项提取法”和“分段数量统计法”对档案中包含的内容信息进行了详细的分类统计,总结出21个核心数据集以及对应的字段,以此作为学生档案信息公开的主要对象。

  在学生档案信息公开方式上,北京大学档案馆选择“档案全文、部分原文以及记载的特定内容”相结合的公开方式。档案工作者可根据用户特点和需求增加或删除检索项,实现对用户权限的控制,同时保护学生的个人隐私安全。并且在传统简单查询、组合查询的基础上实现扩展性检索,增加“新旧地名比照”繁简字对照“形似字提示”等服务,提高用户检索的查全率、查准率和易操作性。

  2.学生档案信息公开的原则

  《中华人民共和国档案法实施办法》中详细列举了19类不宜对社会开放的档案。以此为依据,北京大学制定了严格的学生档案信息公开原则。

  首先,坚持学生信息收集的全面性原则,即学生档案数据库在信息源收集和选取阶段必须做到馆藏中每个学生的信息尽可能完整,避免因为信息缺失而造成的片面性误解。其次,坚持准确性原则,严肃对待每一个学生的信息,对档案来源进行严格鉴定,不同来源的信息进行甄别和对比,确保录入信息的准确性。特别是对学生在校就读期间休、退、复、转及专业变更等学籍异动情况做出准确的标注。最后,坚持精炼性原则,禁止将各类档案中学生信息照搬照抄。要求档案工作人员根据学科史、教育史的科学规范和基本规律对学生的基本信息进行整理归纳,提炼出最主要的信息并录入数据库中。以此为基础,对保存在不同档案卷宗中的同一学生信息进行审查鉴定后整合成一条完整的学生信息,确保数字档案自身的真实性、完整性和有效性,更有效地反映学生在校期间的整体发展情况。

  3.学生档案信息公开后的利用限制问题

  “档案公布权”作为档案的批准权利,是只有档案馆才拥有的一项法律授权。在学生档案信息公开后,档案虽然已经解除密级,公众通过合法手续可以直接到档案馆(室)查询档案信息、知晓档案内容,但是这种利用是有前提条件的。现实档案工作中,利用者必须出具相关证明材料(如身份证、介绍信、委托书等)才可以利用。同时,这种利用也是有限制的,公众只有利用权没有公布权,如果没有档案馆的批准,利用者不能将档案全部或部分原文公布。因此,北京大学档案馆在提供数字档案资源利用的同时,对档案利用和公布的权限进行严格的控制。利用者在档案馆工作人员授权下利用并复制档案后,需要签署一份“档案利用承诺书”,规定“本馆所藏档案,任何组织和个人未经档案馆馆长书面同意不得向社会公布;部分引用档案内容时应注明‘档案馆收藏’的字样和该档案档号”,“凡不遵守承诺书内容的做法,均视为违约,档案馆有权依据相关法律法规对违约责任人追责”。

  最后,针对信息公开的要求,学生档案数据库具有的数据统计功能可以帮助研究人员进行基础数据分析工作,如各时期的毕业生数量,学生来源的区域分布等。统计的结果不在限制利用的范围内,可以以报表的形式供利用者参考,也可以以出版物的形式为整个社会服务。

  面临问题和经验总结

  北京大学档案馆依据其学校资源优势和馆藏特点,有针对性地建设数字档案资源项目,并以此为基础开展档案信息公开服务。将学校及社会层面的信息公开政策法规、技术手段和现代化的档案管理结合起来,开展多种形式的档案利用服务,在高校档案馆数字资源建设和档案公开方面进行积极的探索和尝试。但在取得成功实践经验的同时,仍旧面临一些问题需要解决。

  首先,高校档案馆应该积极参与数字校园、无缝对接的文档一体化管理系统建设,积极开展数字档案资源的建设和服务工作。对于在现行期已经公开的信息,归档后不再进行重新定密,保证档案公开与高校信息公开的一致性,避免资源的浪费。

  其次,应该积极开展期满档案鉴定工作,对保存期满、可开放的档案进行公开,对于保存期超过30年,但部分内容不适合公开的档案采用数字档案技术隐去其中不适合公开部分,同时采用档案数据库和档案节录手段将可以公开的部分及时向社会公共开放利用。

  再次,高校档案馆要吸收和借鉴信息公开方面的科学理念,完善档案救济制度,实现“有权利必有救济”的档案公开制度。目前,公众在利用需求得不到满足的时候,可以直接向学校的信息公开部门提出意见,申请行政救济。目前,一些高校档案馆不受此类制度的约束,常常以“处于保密期档案不公开”为借口,规避信息公开的责任和义务,大大影响了档案部门的形象和学校整体信息公开工作开展。因此,必须建立同学校信息公开部门相一致的救济制度,“规定档案利用者的权利和义务的同时,明确规定档案形成部门的责任与违规处理办法,公众与档案馆需要互相监督,才能提高档案公开的透明度”。

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