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档案馆信息化建设常见问题解答
【发表时间:2009/4/14 12:55:38】 【字号: 】 【颜色: 绿 】 【背景: 绿 】 【浏览次数:
1.档案管理信息系统建设的主要目的是什么?
    (1) 实现对档案资源的科学、规范和有效管理,为社会、为公众提供高效率的档案利用服务。
    (2)梳理档案工作流程,规范档案管理过程,实现档案工作的精细化管理,辅助领导决策,提升档案馆的现代化管理水平。
 
2.档案管理信息系统建设前的主要准备工作有哪些?
    (1)项目立项:由项目发起与项目参与的多方机构进行需求调研,开展可行性论证,提出项目目标、制定项目计划、预算项目投入(包括人、资金、其他资源)、分析项目风险、预测实施效果,报批决策者审批。
    (2)项目准备:依据项目目标,组织项目团队及成员,筹集项目资金、分解项目计划、准备项目环境(软硬件设备)、开展咨询培训、落实实施方案,在人、财、物方面做好实施前的准备。
 
3. 档案管理信息系统实施的技术原则是什么?
    (1)同构性原则:系统建设所选用的硬件平台(如网络连接设备、服务器、存储器)、软件支撑平台、应用软件系统、应尽量选用共同的或系统建设思路一致的供应商,避免本单位内部异构操作系统、异构数据库系统、异构存储方式等现象的产生。
    (2)集成性原则:各分/子系统建设的阶段性是必然的,但每建设前一个系统需要考虑业务的扩展性和软硬件系统的兼容性,留出必要的接口,以便扩展;每建设一个新的系统也要考虑与现有系统之间的信息集成、过程集成和系统集成等问题,保持业务流程的连续性和系统信息的一致性。
    (3)继承性原则:继承性的主要目的是支持档案信息化应用系统的可持续发展,是档案信息化“滚动式”建设方案的基本要求,一方面保护已有投资,一方面对现有硬件、软件支撑平台和档案管理信息系统进行有保留的扩展,这是由于需求的不断变化与更新而引起的。
    (4)淘汰性原则:由于硬件、软件的迅速发展,往往每过一年就会有一套全新软件系统运行结构的出现,每三年就会有硬件和软件平台的完全淘汰,甚至时间更短。因此,当采取继承性原则对现有系统进行修补所消耗的资源大于投资一个新的系统时,应果断采取淘汰性原则,进行更新换代。
 
4. 建设档案管理信息系统为什么要首先制定总体规划?
    如果不从全局的角度开展总体规划,各各门从局部需求和利益出发,必然将管理信息系统拆分成一个个独立的部门“孤岛”系统,致使信息不集成、资源不共享、系统重复建设、数据重复录入,投入资金势必增多,而实施的过程却很难控制,其应用效果则大打折扣。如果能够预先制定一个科学、合理、可行的总体规划,则能从根本上克服急功近利和“走一步,算一步”的盲目性,避免走弯路,不仅能够使IT投入得到增值,更能够增强系统的应用效果。
 
5. 制定总体规划应考虑哪些因素?
    总体规划的制定应从国家信息化战略、档案信息化战略、档案局(馆)的信息化战略出发,立足档案馆的业务需求,考虑技术的先进性和可行性,兼顾当前和未来的发展需要,结合档案馆的人、财、物等基础条件和自身的运行特点进行规划,并考虑分步实施的方案和措施。
 
6. 选择档案管理信息系统主要考虑那些因素?
    (1)档案馆信息化的应用需求和发展要求,目的是要用起来,不仅当前能够用起来,而且要考虑业务扩展后能够得到持续的扩展与跟踪。
    (2)信息技术和软件产品的现状与发展,务实的同时,也需要必须经常关注和跟踪最新技术的发展,了解软件产品的运行特点和使用场合,才能做出客观的、切合实际的判断。
    (3)将产品与需求、技术与发展相结合,做出决策,在确定了档案馆的业务需求、认识了软件产品的使用要求之后,就需要将二者结合起来,综合平衡档案馆的人力、物力和财力,做出正确、合理的选择。
 
7.实施档案管理信息系统的主要方式有哪些?
    (1)外包研发模式(2)自主开发模式(3)混合实施模式(4)整体外包模式。
 
8.档案管理信息系统实施的主要工作有哪些?
    系统实施的核心任务是软件系统的客户化定制过程,目标是建立一套真正能用得起来的软件系统。主要包括需求分析、客户化定制、数据处理、系统试运行、系统切换、用户培训等过程。
 
9. 如何理解需求分析工作及其重要性?
    需求分析是系统规划、系统开发和系统实施的重要依据,其主要任务是完成用户对目标软件系统在功能、行为、性能、设计约束等方面的理解、认识、定义和期望。需求分析需要软件开发与软件应用的双方人员共同参与来完成。
    需求分析阶段档案馆业务工作人员的主要工作包括:描述基本业务需求,挖掘潜在需求,与技术支持人员共同探讨真正的应用需求,审定需求分析报告,锁定实施前的总体需求。
    需求分析阶段软件研制技术人员的主要工作包括:倾听业务需求描述,获取用户的本能需求;通过启发、诱导,深层次的沟通与交流,获取用户的潜在需求;理解、分析、整合,应用现代管理理念与档案馆业务工作者进一步探讨真正的应用需求;编写需求分析报告并获得用户认可。
 
10. 需求调研工作从几个方面开展?
    主要从档案馆的组织机构与岗位职责设置、档案资源(实物与数据)的组织与管理方式、档案工作业务流程与数据处理流程、档案馆运行管理模式、档案信息安全管理需求、档案馆的个性化应用需求、档案信息的集成与共享模式以及档案服务社会化等方面开展需求调研,分析档案馆开展档案工作对档案管理信息系统的功能架构方案的需求。
 
11. 如何理解需求锁定?
    随着档案信息化应用走向深入,业务需求也随之发生变化,用户往往希望在很短的时间内随需而变,这必然会产生很多隐患,系统也很难使用起来。一个阶段需求相对锁定是软件研制的基本要求,也是AMIS能够真正用起来获得效果的前提,这就需要开展需求分析时尽可能做到周全、细致,兼顾当前实用性的同时考虑未来发展的需要。
 
12. 如何理解工作流程及其数据流之间的关系?
    档案工作的业务流程是业务与业务之间的衔接、传递、转移的动态过程,是为了完成档案全过程管理而开展的一系列活动。工作流程的发生可能在档案馆内部各部门之间,也可能发生在归档/移交单位与档案馆之间、档案馆与档案利用者之间。有工作流程存在的地方就会有档案信息的输入、输出与处理等数据处理过程(即数据流)的存在。
 
13. 档案馆使用档案管理信息系统主要管理哪些信息或数据?
    档案馆使用档案管理信息系统主要管理三类信息/数据:即档案内容(数字化对象)、档案目录信息和档案工作过程中产生的管理信息。另外,还需要保存和管理用户信息、数据字典、单位及部门基本信息、数据的存储分配信息、系统日志等。
 
14. 如何理解档案元数据,元数据项应包括哪些?
    档案元数据是描述档案及档案业务的数据集合,主要包括基本元数据集、管理元数据集和业务处理元数据集三大部分。
    (1) 基本元数据是用以描述档案内容的基本属性,主要包括文号、题名、时间、责任者、页数、备注等。
    (2) 管理元数据是为了档案管理、保存和提供利用需要而确定的元数据集。主要包括立档单位、件号(顺序号)、档号、全宗、类目、保管期限、保管级别、密级、存址(库房位置、电子文件的URL)、载体、检索/信息分类等。
    (3)业务处理元数据是描述各档案管理业务过程中产生的各种信息的元数据集。主要包括接口处理的责任链信息、工作过程产生的与档案密切相关的过程信息。主要包括档案的移交、接收、分类、排列、编号、组卷、编目、入库、上架、库房档案状态、保护处理、数字化处理、缩微处理、开放处理、利用信息、销毁处理等工作的时间、责任者、处理相关信息等。这些元数据集记录了档案工作的全过程信息。
 
15. 档案管理信息系统的用户类别和权限是怎样划分的?
    (1)用户类别的划分可以按用户对系统所管理的数据操作权限划分为数据维护(User)、数据查询(Query)、数据管理(Admin)三大类。也可以按职能划分用户角色,方便系统管理。
    (2)用户的使用权限是按照工作人员的岗位职责和他能够操作的数据范围进行划分,主要包括对系统提供的功能模块的操作(功能权限)和对每个功能模块中数据操作的权限(数据权限)。
 
16. 什么是通用系统平台?基于这种架构研制的AMIS 有什么功能和特点?
    通用软件平台的概念是基于工作流程、软总线和动增长理念而设计和实现的支持持续完善与发展的动态可扩展的平台系统。基于这种架构实现的AMIS系统具有以下功能和特点:
    (1)AMIS基础平台能够在信息模型、工作流模型、用户模型、功能组件和系统配置等方面满足档案管理的基本业务需求。
    (2)AMIS功能组件的灵活装配能够形成档案馆对特定功能模块的要求,不同功能模块的搭配能够满足各分/子系统的功能要求。
    (3)系统的信息模型能够根据用户和系统的需要进行动态调整,系统的功能模块能够基于工作流程实现灵活定义。
    (4)系统的用户能够根据自己的岗位职责获得对系统数据和系统功能的操作权限,能够根据个性化需求配置用户的操作界面。
    (5)AMIS能够支持动态扩展的功能需求,能够根据档案业务的动态发展需要,不断扩充系统的功能组件。
    (6)AMIS实施过程中能够不断积累和丰富系统的参考模型,为AMIS的广泛实施和普及应用提供参考原型,提高实施效率,改善实施效果。
 
17.基于通用平台架构的AMIS快速实施的六大步是什么?
    (1)确定系统框架结构,包括分、子系统划分以及系统的框架结构及系统公共属性的确定。
    (2)确定系统信息模型:包括对档案元数据项及其结构的定义,以及元数据项与工作流程之间的过程对应关系。
    (3)确定系统工作流程和系统功能模型:包括每个子系统的工作流程与功能模块,每个功能模块应包括的功能组件等。
    (4)确定系统的用户模型:包括用户的类型、用户的授权模型、用户与岗位的对应关系。
    (5)确定系统的接口模型:包括系统内部各分/子系统之间的数据集成、共享、迁移等的接口关系,以及系统对外的数据处理接口关系。
    (6)确定档案馆个性化功能需求:包括档案馆的其他个性化功能需求,确定系统扩充或二次开发的功能与组件。
 
18. 确保AMIS成功实施的重要因素有哪些?
    (1)组织保障:建立“一把手”参与的组织保障体系。
    (2)进度控制:实施严格的进度执行与控制计划。
    (3)成本控制:按预算执行,加强成本管理与控制。
    (4)质量把关:聘请专家顾问,提高过程控制的力度。
    (5)风险控制:预测风险并采取有效措施,规避风险、降低风险。
 
19.如何理解系统实施过程中的培训工作?都包括哪些培训工作?
 
    培训工作是帮助档案工作人员全面了解AMIS的内涵、功能、实施方法和使用要求的主要方式,通过全员培训,使每位员工,尤其是领导们获得全面的认识和了解,对今后信息化管理的有效实施将起到基本保障作用。培训是统一认识,调整和更新观念的良好机会,所以应高度重视,保证人员、时间、资金的到位。培训的重点,应放在了解计算机管理与手工管理方式的差异上,熟练掌握系统的操作与使用规程。
    培训工作主要包括对档案馆内部所有使用AMIS的人员、进行系统维护和网络管理的技术部门的工作人员。系统维护人员的培训,尽管只涉及个别人员,但也非常重要,熟悉本馆各方面情况的同志掌握了这套管理信息系统,会使日常的技术支持工作与实施配合工作更有效、更有针对性。
 
20.如何控制系统的实施进度?
    专业的有经验的实施团队在实施前会制定一个详细周密的项目计划,并且根据实际进展情况随时进行必要的调整。档案馆需要对这个进度计划做出确认,并在积极配合项目实施(如提供有关资料、数据,对开发文档进行确认等)的过程中及时了解进度的完成及调整情况,在需要档案馆配合的环节上积极配合。当时间进度与质量发生冲突时,宁肯调整进度也不能牺牲质量。
 
21.实施前有必要先试用软件吗?
    不少档案馆为了选择合作方和帮助确定实施内容和需求,要求先试用一段时间的管理信息系统,但试用的效果大都不理想。一方面,现有管理软件的商品化、成熟性都不是很高,而且都在不断改进和更新,对试用的服务支持也不可能象对待正式用户那样有力;另一方面,试用人员因为忙于本职工作,对这种没有硬性指标的任务不可能投入太多精力,况且对软件的操作也不熟,能试到的功能有限。到不如在合作意向明朗化时,双方拿出一两天时间,踏踏实实地共同试运行一、两个实际业务系统,作到较为全面的了解。
 
22.如何理解实施过程中沟通的作用和效果?
    档案管理信息系统的实施方和用户方之间的密切沟通和充分理解,是决定实施成败的重要因素。实施前建立一套可行的沟通机制,定期交流,达到有效沟通和充分交流。双方的目标是一致的,所以应尽快建立起良好的合作关系,互相体谅,求大同,存小异。
 
23.现场开发是不是实施过程控制的最佳方式?
    不一定。档案馆对于开发方不能保证足够的投入、偏离需求,导致项目失败的担心是可以理解的,过去这方面的例子也确实很多。但一个负责任的、整体实力强的开发单位是能充分理解用户需求,严格履行合同,投入足够的人力物力,确保实施成功的。采取产业化和集中研制的系统开发模式,更有利于开发团队的整体协作和对质量的监控和保障。反之,如果安排不合适的人到现场“滥竽充数”,出工不出力,分散了人力、精力,不会产生出最佳效果。当然,保证一定的现场开发、服务时间是必须的,重要的是:在关键的时刻,必须由关键的、合适(有经验)的人员在充分理解用户需求的基础上来完成。
 
24.如何评价实施效果?
    评价的标准主要是看实用与适用程度,以及系统先进性和可扩展功能,较之以前手工管理方式,效率是否有明显改善,解决了哪些问题,使用方便还是麻烦,是否达到了预期的效果。如果与最初设定的目标相差甚远,尽管满足了一些使用要求(如实现了30%),也不能算成功实施。当然,在最初设定阶段目标时,也应采取比较现实、灵活的态度,目标不宜太大。
 
25.如何理解购买软件还需要购买实施和服务?
    档案管理信息系统的实施,是一项长期、艰巨、复杂的任务,不可避免地遇到各种问题,还可能随着实施进程的推进不断产生新的问题。特别是网络化档案管理信息系统的应用会涉及到服务器管理、数据库管理、网络资源管理等多项技术,复杂度较高,它的建设是一项持续发展的、复杂的系统工程,只靠档案工作者是很难完成实施任务的;即便是系统实施结束进入试运行阶段,也还需要获得供应商的持续跟踪服务,才有可能得到持续发展,因此只购买软件不购买实施服务是很难用好,甚至用不起来。有些单位花钱买了3、4套软件却没有一个能真正用起来,主要原因就是对实施服务认识不到位、不重视的原因造成的。
 
26.系统的免费升级、服务以多长时间为宜?
    双方在合同谈判时,常常为系统免费升级、服务的时间争执不下。用户方当然希望越长越好,两年、三年、甚至无限期,似乎只有这样心里才踏实;AMIS研制单位则担心用户方的新需求没完没了,频繁的现场服务仿佛“无底洞”。
    通常情况下,免费升级、服务的时间以一年为宜。因为一个管理信息系统,软件系统安装调试一年后,如果还不能正常运转,要靠升级、服务来补漏洞,可以基本认为是失败了(除非这一年内根本没开始用)。另一方面,有实力、负责任的开发单位,是会信守承诺,不断投入,改进技术,完善产品,保证长期优质的服务。如果双方都愿意长期合作,一年后的技术服务、升级费用是可以友好协商确定的。商品化软件的升级完善,最终受益的是用户。最关键的还是要看合作方能否长期稳定的发展,而对于用户而言也需要有足够的资金投入,才能获得长期优质的服务。
    文稿提供者:薛四新
    欢迎来信探讨: xue@tsinghua.edu.cn
 
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