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浙江省档案局:转发德清县、安吉县“千村档案”建设工作经验材料的通知
【发表时间:2017/7/24 10:08:09】 【字号: 】 【颜色: 绿 】 【背景: 绿 】 【浏览次数:

本文来源:浙江档案网 发布日期:2017-04-27

浙江省档案局关于转发德清县、安吉县“千村档案”建设工作经验材料的通知

浙档发〔201710

各市、县(市、区)档案局

20166月,省档案局、省农办、省财政厅三部门联合在全省范围内开展千村档案建设工作以来,各地按照浙档发〔201613号文件要求积极推进此项工作,取得了一定成效。其中,德清县和安吉县围绕任务目标,自我加压、从严要求,先行一步、做出示范,高标准、高质量推进“千村档案”建设工作。现将两地工作经验材料印发给你们,请结合实际,认真学习借鉴。同时并就对今年“千村档案”建设工作提出以下要求:

一、明确目标任务,加强保障力量

按照全省档案局(馆)长会议精神,今年各地要完成《历史文化村落保有数量和名单库》中全部的重点村和50%以上一般村的数据库建档工作,该数量指标将列入今年全省美丽乡村建设示范县考核内容。各地要高度重视“千村档案”建设工作,将其作为今年工作任务中的重要内容,加强组织领导,配备精干人员,通过农办、财政等部门落实专项工作经费,为顺利完成目标任务加强保障力量。

二、精心组织部署,规范建库质量

各地要厘清本地区开展“千村档案”建设工作的思路,确定工作模式,并联合农办部门,及时在乡镇、村进行动员部署。各地局(馆)内部要明确职责分工,制定工作计划,细化《村落历史文化信息资源建档框架》。以乡镇、村自行采集、整理数据为主的,要加大培训力度,提供示范样本;通过社会服务机构开展工作的,要规范统一标准,确保建库质量,使村落有关历史文化方面的档案、资料得到充分挖掘、收集和整理。

三、积极开发利用,拓展建档范围

通过“千村档案”建设工作收集、整合的村落历史文化数字成果是不可多得的宝贵资源,各地要充分加以利用,积极开展编研、展览等活动,全面展现村落的历史文化脉络和保护发展成果。同时,不断推进历史文化村落规范化档案室建设和口述历史建档工作,并将“千村档案”建设的工作模式逐渐延伸到已建成文化礼堂的村和其他普通村,力争实现我省各类村落档案资源建设的全覆盖。

 

 

 

浙江省档案局

201745


科室联动 镇村联手

建构“一村一档”村落档案数据库

德清县档案局(馆)

 

20166月以来,浙江省档案、农办、财政三部门联合在全省范围内开展千村档案建设工作,德清县涉及到的村落数为10个,其中历史文化村落保护利用重点村3个,一般村7个。对照《村落历史文化信息资源建档框架》,建档工作涉及837小类,十分全面,大到发展保护规划,小到生活场景都是建档内容,因此工作量非常大,工作模式也会异于其他工作。针对这些情况,德清县将其与已有的行政村档案工作、乡村记忆示范基地建设、馆藏地方档案文献收集等工作结合在一起,大胆提出在2016年年底前完成全部10个村落的数据库建设工作,达成千村档案建设任务的目标。通过制定操作细则,组建工作班子,局(馆)科室联动,县、镇、村联手,采取一周一村五步工作法的措施,顺利地完成了全县10个历史文化保护利用村村落档案数据库建设工作。截至目前,全县共采集村落历史文化信息数字资源15464,经分类、筛选、整理、编目后,录入千村档案数据管理系统总附件数达3965件,其中文字类数字资源1579件,照片类数字资源2326件,视频类数字资源60件,总容量达38.7GB

一、明确目标,制定规则,细化“千村档案”建设标准

千村档案”建设以推进村级档案规范化管理为目的,在掌握全县村落文化信息资源的基础上,通过县、镇、村的协同合作,全面采集社会各方面反映村落文化的原始基础材料,并进行分类、整理、建库。既要符合全省千村档案建设工作的总体部署,也要考虑充实我县地方档案文献数据资源的需要,在挖掘馆藏村落档案、资料的同时,应充分应用数字加工、仿真制作等手段不断丰富馆藏。鉴于上述指导思想,德清县除与县农办联合发文明确工作目标、工作内容及工作经费外,还专门制定了《德清县千村档案建设工作操作细则》,详尽规定了县档案部门、镇(街道)、行政村各自应承担的职责,确立了千村档案”建设工作流程,排出全县千村档案建设时间表;并在省里下发的建档框架基础上,形成详细的《村落历史文化信息资源建档框架拓展表》,规定对村落中已有的信息资源采集以实地踏看、挑选、梳理为主,对村落中缺乏的图文记载的自然、人文要素要以局(馆)自行拍摄为主;保障了千村档案必要的设施设备,如相机、无人机、DV等。在细则的统领下,糅合局(馆)各科室力量,与镇、村共同推进千村档案建设工作。

二、合理分工,协同作业,组成“千村档案”工作班子

千村档案有别于其他的单项工作,在采集内容上,既有历史要素又有保护发展的内容;在业务环节上,包含了从采集到建库的整个流程;在涉及面上,既有村落、又有乡镇(街道),既有集体产生的,又有个人形成的。从建档框架可以看出,千村档案”的实质是对村落发展轨迹和记忆的留存写真,是一项系统工程,这就必须要有一个分工协作的班子方能顺利推进,要在采集、整理、数据整合等具体业务方面落实人员,合理分工。为此,我们从各科室抽取业务骨干,并选调乡镇(街道)档案员组成工作小组,为千村档案”建设搭好工作班子。

建立领导小组。领导小组由局(馆)主要领导亲自负责,为千村档案”建设提供必要的条件保障,确定村落历史文化信息资源的建档方向,协调外部的沟通衔接关系,统筹千村档案”建设规范推进

建立采集小组。由督导科、保管科两位科长负责,吸收各乡镇(街道)、村档案员为成员。督导科负责镇、村采集工作的指导、培训和检查;保管科负责对馆藏涉及目标村落的档案资料进行梳理;散落在个人手中的村落历史文化信息资源则由两科室共同负责。

建立数字化小组。主要负责对村落中缺乏图文记载的自然、人文要素进行补充拍摄和文字记录,对采集到的纸质材料作数字化转换,为村落提供珍贵档案资料原件的修复和仿真制作。

建立整合小组。负责完成村落档案数据库建库质量验收并提出改善意见,负责衔接、充实德清县地方文献数据中心工作。

三、五步流程,一周一村,完成村落档案数据库建设

千村档案建设工作量大、面广,若无一定工作方法和倒逼机制约束,必将杂乱无章,事倍而功半。我们以2个月时间基本完成村落档案数据库建设,“五步工作法”“一周一村”的方法和机制功不可没。

细化梳理拓范围。这是整个工作的第一步,是总领全局的一步,是完成村落档案数据库的基础工作。领导小组召集所有工作小组成员,并邀请乡镇(街道)档案人员参与,召开专题分析会议,对照《建档框架》逐一分析、记录和汇总,在此基础上形成符合我县实际的《建档框架拓展表》。通过乡镇(街道)传达到有工作任务的村,落实村档案员,负责本村的采集工作。

入村督导定分类。由采集小组实地入村,检查历史文化信息资源的采集情况,对信息资源的完整度、有效性进行核查确认,同时指导乡镇(街道)、村档案员对采集到的信息资源标注著录要素,协助其梳理出需要数字化和补充拍摄的目录清单。

补拍著录同进行。补充拍摄工作由数字化小组的局(馆)技术人员负责,使用数码相机、摄像机和无人机等设备进行拍摄,形成有局(馆)知识产权的数码照片、视频和航拍图等原始素材,为存档及今后利用提供便利。著录工作根据实际情况采取两种方式进行:村档案员能熟练应用电脑的,则由村自行著录,乡镇予以辅导,采集小组通过网络随时检查;村档案员不会应用电脑的,则由局(馆)统一进行著录服务。

整合文献求全面。主要是与农办、住建、文广新局等部门沟通协调,整合其现存的数字资源。采集小组的保管科人员摘录德、武两县历代县志所记载的文献和可反映村落发展轨迹的统计数据,还通过网络、报社、电台收集与村相关的新闻报道、电视节目等。

核查完善丰馆藏。由整合小组全面核查录入千村档案数据管理系统的数据情况,将数码照片进行冲印,制作成纸质的照片档案,使其在存放若干年后带有“老照片”的物理特征;将村落档案数据库导入德清县档案文献数据中心,与馆藏内容一并管理。

四、理清思路,后期规划,充实“千村档案”数字资源

目前,我县10个历史文化村落专题数据库已经完成,数据库成果也已返还给各村使用。20161212日德清县第七届档案馆开放日,我们利用专题数据库的素材资源,举办了德清省级历史文化村建档成果掠影展,将“千村档案”建设工作成果以图文形式展出,吸引了广大民众的目光,使“千村档案”建设工作和档案工作得到了很好的宣传。

我县的历史文化村落数据库虽已完成,但千村档案建设工作尚开始起步,县级相关部门在各项农村文化活动中形成的村落档案资料的整合工作有待于进一步完善;调动、发挥村民深入挖掘、收集本村历史文化信息资源的主动性、积极性有待于进一步加强。作为一项长期性的工作,下一步我们将从以下几方面继续推进千村档案建设工作。

一是确保人员不动班子不散。继续做好村落历史文化信息资源的采集工作,通过访谈、拍摄等手段为村落典型人物、事件建立规范的口述历史档案,继续开展村落历史文化信息资源的征集工作,从而对数据库进行多形式多载体地完善补充。充分利用《档案专刊》、电台专栏等宣传平台加强村落建档意识,充分发挥档案记录历史、服务现实的作用。

二是将千村档案纳入村级档案工作范畴。通过年度村级档案巡查、乡镇档案督查,进一步规范历史文化村落档案规范化建设,强化村落保护利用等方面文件材料的收集、整理、归档和保管工作。一方面,在今后若干年中,将村落历史文化信息资源”建设列入每年的行政村档案的“立卷类目”,不仅对现有的10个历史文化村落数据库逐步完善,也为今后在全县行政村全面铺开村落历史文化信息资源建档工作打下基础。另一方面,分步实施村级档案保管场所固定项目,用5年时间给村级档案室全部装备密集架,使村级档案和乡土文献资料得以长久安全保管。

三是开展千村档案电子素材资源的综合开发利用。利用村落自然环境、人文要素类电子素材资源,推进乡村记忆场馆建设,布置历史文化村落展览;利用馆(室)藏纸质文献数字化成果汇编《历史文化村落档案文献集》;利用航拍电子素材资源编辑历史文化村落纪实片;利用大事记、组织沿革、典型人物建立多类型的专题数据库。


示范引领 周密组织

建设“千村档案”服务社会利用

安吉县档案局(馆)

 

安吉县是“两山”重要思想诞生地、中国美丽乡村发源地和美丽乡村国家标准制定地,档案工作参与全省中心工作、全力助推“浙江省首批美丽乡村示范县”成功创建,具有重要的里程碑意义。根据《浙江省美丽乡村示范县评价办法(试行)》和省档案局“千村档案”建设工作部署,安吉县委、县政府高度重视,县档案局(馆)迅速行动,截止201610月,已提前完成全部8个省级历史文化村落保护利用重点村、一般村的“千村档案”建设工作。县档案局(馆)“率先完成‘千村档案’,全力助推首批示范县建设”的报告获得县政府主要领导的批示肯定。

一、专项推进“千村档案”建设工作试点

一是细化建档范围。根据省局《村落历史文化信息资源建档框架》要求,安吉选择省级“乡村记忆示范基地”双一村作为试点,成立了由档案局业务指导人员负责指导、乡镇档案员负责镇村工作协调、村情调查员协助数据采集、数据录入员负责后期录入的“四员”工作小组来具体负责落实。将“建档框架”进一步划分为8个大类、108项目录、476项附件记录,具体化建档内容。如,双一村现存明清至今各个时期居民建筑,我们将“居民建筑”进一步划分为“明清、民国建筑”“50-60年代民居”“70-80年代民居”“90年代民居”“现代民居”等5类目录,形成双一村“千村档案”的“细分归档范围”,使基础材料的收集、整合有“范围”可据,便于镇、村具体操作。

二是深挖细收强库。要做好“千村档案”建设工作,对历史文化信息资源进行挖掘、收集是关键。工作小组从围绕全县中心工作、服务创建大局出发,连续在村驻点一周,与镇村干部、村老支书、老党员、老教师一起,从省档案馆、县档案馆、村档案室、地方史料中心等多处查找资料,全面收集整合文字材料106件、图片846件、声像11件、PDF文件 56件,累计形成17.9GB数据内容,为建成数据库提供了翔实的基础材料。工作小组相互配合,对采集的数据进行有效分析,根据“归档范围”分类保存,并将数据有序录入“千村档案数据管理系统”。在试点过程中,遇到问题及时与省、市局沟通。去年8月上旬,在县农办、县文广新局、昌硕街道等单位配合下,双一村在全市、全省率先完成“千村档案”数据录入工作。

二、快速推进“千村档案”全面完成

一是现场推进。双一试点村数据建库工作完成后,我们组织村里的老教师、老党员现场会商,对每一条记录内容、格式进行检查核实,再一次对照“建档内容”查漏补缺,确保数字资源的完整性。随后,召开了全县“千村档案”现场推进会,邀请省档案局业务处室的专家现场指导,进一步明确了“千村档案”工作对于促进传承和保护村落历史文化遗产的重要意义,明确了做好“千村档案”工作是彰显中国美丽乡村地域特色和人文特点的重要载体。介绍了双一村试点经验,详细讲解“千村档案”归档范围、收集重点、录入方法和注意事项,并现场操作演示。

二是全面完成。为了更好推动此项工作,成立了安吉县“千村档案”建设工作领导小组,明确了部门、乡镇、村职责,细化了工作任务,倒排了时间推进表,全面推进这项中心工作。要求乡镇、村必须有专人负责此项工作,挑选熟悉村落历史、热心村落文化、关心村落发展的“三心”人员来做此项工作。将此项工作纳入全县示范县创建和乡镇、村档案综合“双考核”内容。去年10月,经过县、镇、村三级共同努力,8个历史文化村落全面完成“千村档案”建设,其中记录附件超千条的村1个;总记录数平均每村达到252条;总附件数平均每村达到407条。

8个村“千村档案”记录数、附件数汇总如下:

村名

双一村

鄣吴村

大溪村

鹤鹿溪村

朗村村

上舍村

双溪口村

姚村村

总记录数

622

316

113

155

286

251

122

155

总附件数

1089

380

444

233

393

343

177

207

三、同步推进“千村档案”服务利用

一是县级利用。“千村档案”建设工作的开展过程,无疑是对村域文化和特色的一次全面“体检”,从档案资源征集的角度上来说也是一次全新的尝试,我们从中取得了丰硕的成果。例如,安吉地方家族谱的征集,一直是县档案局(馆)近几年来的重点,这次工作中,在双一村征集到《朱氏宗谱》《李氏宗谱》,在大溪村,征集到《徐氏宗谱》《施氏宗谱》,在鹤鹿溪村,征集到《武岭蒋氏宗谱》,在双溪口村,发现《独松陈氏宗谱》,在姚村,征集到《姚氏宗谱》等,使安吉县档案馆家谱特色珍藏达到107套、近千册(实物、电子版),推动产生了“安吉地方史料中心”建设,与其他地方史料一起,现已提供相关部门和广大市民利用。所有产生的3000余张照片,已安排专人进行整理,进入馆藏照片档案系统。这些因“千村档案”建设工作开展而带来的新发现、新变化,进一步丰富了馆藏资源,拓展了档案工作的外延。

二是村级利用。近年来,在美丽乡村建设过程中,县档案局一直致力于“乡村记忆建设”的推进,地域文化资料的收集、整理一直是难点。此次,利用省局“千村档案”建设这个工作载体,紧抓列入“美丽乡村示范县”考核的契机,使得地方党政重视,村里面上的资料全面收集,群众家中的“宝贝”和盘托出,“文化达人”的“老家底”双手捧出,有效破解了这些资源建设难题。同时,还指导有条件的村利用现有的历史文化信息资源,丰富文化礼堂展陈内容,为打造“记忆馆”“专题馆”等文化传承场所,提供了丰富资料。部分村还利用此次普查结果,趁热打铁,已着手编制村志。“千村档案”建设工作为村里历年资料的收集、整理和保存提供了便利。(双一村支部书记说:“村里老资料多,但如何有效保存,真是一个难题,是档案部门帮我们理顺了关系,文化礼堂也变得更有看头。”鄣吴村的支部书记说:“真没想到,鄣吴村还有这么多老资料,只有这样,村史村情才能得到传承。”鹤鹿溪支部书记说:“因为开展这项工作,村里历任书记、主任信息得到整理,这对老干部也是一个交待。”)在工作推进中,县档案局(馆)组织业务人员,对收集到的资料进行鉴别,对于一般性资料,指导村档案室做好归档保存。同时,指导相关村做好村级档案室规范化建设,使村级档案和乡土文献资料能够得到长久安全保存,为后续利用提供了较大空间。

针对全县“千村档案”建设工作阶段性完成情况,县档案局已召开总结表彰会,对全县8名“千村档案”建设工作先进个人进行了表彰、奖励。下一步,将在省、市档案局的指导下,进一步做好完善充实、开发利用,同时,启动第二批“千村档案”建设工作,推动全县美丽乡村档案工作再上新台阶。

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