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本文来源：中国档案资讯网 发布日期：2017-09-04　　

档案人员应知应会公文处理知识

作者：李 勇

　　最近，笔者所在单位组织了一次范围较大的档案执法检查。检查中发现了一个问题，即，大部分单位的公文制作不规范，比如文种不对，公文要素不全，行文规则不当，等等。将这些不符合公文处理规范的文件进行归档整理，将严重影响所形成档案的质量。

　　党中央、国务院以及地方各级党委政府都对党政机关公文处理工作做出了严格的规定。2012年4月，中办、国办印发了《党政机关公文处理工作条例》，严格地说，这既是党内法规，又是国务院部门规章，是相当严肃的文件。2012年7月，国家标准化委员会发布了《党政机关公文格式》国家标准，地方各级党委、政府也结合本地区实际出台了相应的公文处理工作细则和格式细则，这些都对公文处理工作中的各个细节做出了详尽的规定。凡是没有按照上述这些标准和要求来办理的公文，都不算合格的公文。

　　在现实生活中，公文是为国家管理政务和社会公务活动的需要服务的。一份具备必要的形式要件、合法处理流程和合格格式的公文才是一份具有执行效力的公文。由一份合格合规的公文转化而成的档案，才具有令人信服的初始条件。比如：按照《党政机关公文处理工作条例》要求“重要公文和上行文由主要负责人签发”，如果一份文件和文件的发文处理单中体现的签发人不是单位主要负责人，而是由班子其他成员签发的，则这份文件的有效性是值得怀疑的，该份文件转化成档案后的有效性也同样值得怀疑。

　　档案工作是一项基础性工作，文书档案作为综合性档案馆的重要馆藏门类，档案人员掌握一定的公文处理知识是基本要求。很多档案人员单纯地看待档案工作，认为根本不需要掌握公文处理知识，文件质量是被接收单位的事，不关档案人员的事。很多地方档案行政管理部门也没有意识到档案人员应当掌握一定的公文处理知识，在档案业务人员培训中，公文处理很少被列入培训课程。

　　档案业务人员应将公文处理知识作为必备知识，从而在公文转化为档案的关键环节及时发现公文处理过程中存在的问题，主动把握，严控档案的准入关，不是简单地收，不顾质量地收，而是要把质量当作整理归档工作的头等大事来抓，这样才能避免出现在提供档案利用时发现馆藏档案中只有文件草稿和发文处理单，没有定稿和正本的尴尬;不会出现利用者对馆藏档案中给平级单位的“报告”的质疑;不会出现馆藏档案中某一个单位所有文件一种“红头”的无奈……

　　原载于《中国档案报》2017年8月17日 总第3106期 第三版