作者：覃兆刿   发布于2009-5-9 20:06:44 

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覃兆刿

 

    （这不能算科研成果，算是对同行可能有用的一点想法。每年比这早点儿的时候，总会有毕业班同学打电话咨询考研面试和找工作面试如何应对，前段时间又有一些档案同行打听如何参加职称考试。这里索性将我了解的几种可能遇到的考试集中谈点想法。因各地情况不同，不对的地方烦大家指出。本文尚未在纸媒公开发表。——作者）

 

    这里所指的“档案人”，主要包括即将上岗的准档案工作者、目前在岗的档案工作者、求职过程中的档案学科毕业生、报考档案专业学位的本专业和相关专业考生。档案人常常需要应对一些水平测试，而且这些测试的结果严重影响我们的发展，所以懂得考前准备和临场应变绝对重要。这里根据我对相关测试的见闻，从考生和考官的双向视角谈一点感受，希望对档案同行们有益。

    测试分几种类型，不同的类型会有不同的考查目的，表现为不同的考查形式、测试难度和评价取向，所以我们应该区别对待，体现不同的应答策略。

测试的种类很多，这里主要讲五种：

    上岗证考试目前多数情况下是以开卷形式，难得听说有不及格的情况。但保不准哪天也会变成闭卷，来个划比例才能及格什么的。我这样说不仅有一个感情的因素在其中，档案工作资格泛滥，对我的以及全国高校的档案弟子们就业机会来说，实在是一种不太公平的事情。而且，档案上岗资格考试过于简单，容易因入口的知识门槛过低从而引起社会对档案工作智识含量的整体性蔑视。

    就目前来说，上岗证考试是一种针对角色转换的考试，是对培训效果的测试。考试紧随岗前培训，有指定的主干课教材，还有档案培训中心的专业人士执教，而且是开卷，应对起来当然是比较容易的。在当前用人机制背景下，我个人认为开卷有开卷的道理，因为这是一个教会照葫芦画瓢的过程，说白了，就是学完了回去要能做。在开卷的轻松氛围中将新人渐渐引入专业领域，这是上岗证测试所要发挥的重要作用。

    然而，分数上合格并不代表学习上合格了。对于一个从未接触档案工作的新人来说，要想做出一份真正让阅卷者欣赏的答卷其实并不轻松。如果在岗前学习过程中能认真思考一些档案工作的基本问题，对以后建立清晰的工作思路并保持一定的高度是有惯性作用的。通过档案工作岗前培训，你是否已成为一个合格的“准档案人”？这是测试需要获得的一种判断，因而，是否树立档案意识，是否熟悉工作环节，是否掌握一般操作规程和行业标准便成为测试的主要内容。在“老五门”框架体系中，文书与档案工作的性质和重要性、档案人的素质要求、文件与档案实体管理的工作流程（如文件归档等）、重要的职业禁忌和现代文档管理操作一般会是考查的重点。

    职称晋升考试分笔试和面试两种（在有些地区只有笔试），一般笔试针对初、中级，面试针对高级。

初、中级职称笔试，不仅是闭卷，而且从难度上要高于岗位证书的考试水平。职称考试者已经积累了一定的工作经验，经历了更长时间的专业熏陶，因而考题中一般不会再将档案工作重要性、档案工作一般流程之类问题作为重点测试内容，而是要在是否“专业人”上体现测试意向，如加重对档案分类、档案保护、档案利用、专门档案、电子文件管理，特别是对档案管理新规定、新标准的应用情况考察，以测试应考者作为档案人的职业熟练程度和知识跟进情况。

    在高级职称面试（或笔试）中，档案实体管理方面的内容固然还会占到大约30%，但测试的重心已明显偏向理论层次。高级职称申报者，多为档案工作岗位的“老人”或“能人”，不少人还是档案部门的领导者，因而认识高度和理论水平会成为测试的重要取向，从新形势、新理念、新技术的角度进行命题就大有可能。譬如，考题可以由这样三道构成：一道专业时事评论题，一道实体整理考查题，一道新技术、新方法或现代化技术的理解或应用题。因此，应考者要了解档案事业的前沿，体会档案工作与国家宏观环境之间的关联，注意档案工作的新技术、新方法及其带来的影响。总之，要有高职称所应有的高度和深度，要有更宏观的知识理解和更敏锐的专业观察。

    由于题量少，每道题会有较高的权重，而且面试还会有严格的时间限制（一道题3——5分钟），所以应试者要在审题后迅速开始答题。答题前要认真审题（如果5分钟答题时间，大约应花1分钟完成审题），多数低分考生都是输在没有好好审题上。譬如，考官问：请你谈谈科技档案归档时间的类型及其适用。这道题就很容易发生审题错误，有的考生会答成文书档案归档时间，有的考生只答科技档案归档时间之一种，类型答不全当然更不可能答出适用情况来。又譬如，考官问：从信息构成的角度看，文件的“三要素”是什么？有的考生会脱口而出，事实上答的却是电子文件管理的“三性”，结果零分。所以审题是很重要的。好在人事考试多已实行比例淘汰制（即不按60分及格制，而是按70%左右的比例划合格线），既然如此，我们的应考者心态就要转变。有的考生刚感受到考场氛围就紧张，稍有难度就放弃，这是不正确的。相反，我们不要轻易说“放弃”，而是要尽量开口。譬如，有一道理论性考题一时无法归纳，但似有相关经验性认识，便可以扼要说明你的做法和体会。如果你是实实在在的专业人，说不定哪句不经意的话，就可能接近了答题的要点，考官被你的踏实一感动，分数出来你可能会感到好幸运。

    这里指的是公务员考试或事业单位用人考试。考生在笔试统考入围后，需要进行专业岗位水平能力测试。其中动手能力是一个重点测试项目。从我所见的情况来看，这种测试又分实体档案的整理和电脑程序操作能力测试。

    在实体档案管理的能力测试中，考题有可能是提供一组打乱的文件，让考生按要求进行分类排序，以提供目录结构的形式作为评分依据。在电脑操作能力测试中，有可能让你演示一个较为通行的档案管理软件。所以，考生对实体档案的整理流程一定要熟而又熟。做题时，要分清需要整理的文件种类、机构、形成时间、文件联系和重要程度等属性，对较为复杂的文件，要进行多层分类。由于提供的文件可能是一个我们并不熟悉的档案门类，因而考生在做题时，一定要认真阅读考题附带的相关说明如“整理规则”等。能否得高分，在于我们是否对无序的文件进行了序化，是否能够将分散的文件进行逻辑的集中，是否能恰当地体现文件的联系和价值。至于上机考试，熟练操作几种通行的档案管理软件是有必要的。

    这里主要是针对档案专业毕业生就业过程中遇到的面试。

    公司或部门用人面试可分为两种情况：一是公司或部门明确提出了以“档案”为人才取向，一是并未强调“档案”专业岗位需求的大管理类用人。

    对于第一种情况，公司或部门一般会有很清晰或者大致的岗位描述，他们对引进人才后会有一定的管理目标预期。面对这种情况，考生一定要尽可能了解该单位的业务性质，了解其档案管理基础，以便针对不同的话题进行不同深度的表述。如果所到公司或部门已有一定的档案管理基础，你可以务实地体现提高档案管理效能的想法。所谓“务实”，就是在尊重目前档案管理现状的同时，再适时恰当地表现你的创新思路。注意，新来乍到，对人家的档案工作指手划脚，我们目前还没有这个资格。在传统档案管理基础较好而档案信息化实现程度较低的公司或部门，考生可以恰当展示自己在这方面的才能。在此之前，考生最好熟悉应试公司或部门的业务性质、档案工作的归口部门和档案实体管理情况。

    面对第二种情况，档案专业毕业生要伺机表现我们的专业优势。档案人的优势是什么？是细致的品质，是条理的习惯，是安全的意识，是文控的技术。由于对方并未亮明招收档案人才，因而面试中可能会涉及到你在公司的角色定位和岗位关联，应试者可以简要描述档案要素在管理上的意义，低调定位将来的角色，让测试者建立起档案专业学生务实低调、定位恰当并有专业技能的印象，如果公司老总或部门领导心中一热：这个学生可以让我以后找文件更加迅速，这个学生能够让我的档案变得更加安全有序，相比起来这个档案专业的学生更加踏实低调，那么，你就等着签约吧。

    这里的专业学位考试主要指档案学硕士、博士招生考试。这种考试又分为笔试和面试。

    导师都想招到有基础有研习潜质的弟子。一般来说，笔试测试考生基础，面试考查研习潜质。研究生考试不同于本科生的课程考试，无法在有限的题量中覆盖太多具体知识。所以笔试专业成绩往往会有一定的偶然性。为了尽可能减少误伤优秀考生，命题者有可能会以较为宏观和跨度较大的考题来实现专业综合素质的测试，或者通过案例分析，进行知识熟悉程度和技术运用的能力测试。

    毋须讳言，了解所报考学校的方向特色和导师学术情况也是很有必要的。为什么多数情况下本校考生会专业分更高？因为应考者对命题老师们的专业兴趣和考查取向有一定程度的认知。有些同城大学之间的应考者直接去对方听课并与该校学生进行密切专业沟通，结果能够获得高分，原因就在于应考者能集地利与个性于一身。

    研究生复试的时候会有面试，是“丑媳妇见公婆”的时候，有没有两刷子，要靠真功夫。所以面试的时候，档案基础知识（尤其是理解性知识点）、逻辑思维能力、分析归纳能力、表达能力以及对研究生学习的适应能力一般会成为考察的重点。

    考生对所报考学校本专业情况和开设方向的了解，在面试过程中可能会让你窃喜。尤其是调剂考生，由于准备时间有限，往往仓促上阵，如果你在面试的过程中，对所考学校或希望调剂进入的学校该专业一无所知，加上其他方面的测试并无明显优势，眼高手低，录取的希望怎么会大呢？

    有人说，表达力是学术人综合能力的最高表现，这话不假。面试成绩好坏，表达力占了很大成份。你的知识基础，你的思维逻辑，你的口才，你的反映速度，都会在表达中告诉对方。所以，面试的时候，考生要认真听清问题，稍作思考后再作回答。答题时，要特别注意问题的语境和限定词，特别是其中的核心概念，要注意细分其中的逻辑。如果实在不清楚，最好如实相告，老师多半会再给一次展示的机会。切忌在不清楚概念的情况下胡诌一通，如果让导师如坠云雾，你就可能真的要被差额了。

不同的专业背景也需要有不同的应对策略。

    如果你是本专业毕业的，那么在研究生复试过程中，测试教师有可能会问难度稍大的理解性问题。所以在面试准备阶段，事实上不需要全面系统的重来一遍教材的复习，而是就理论性和较为前沿的专业问题多阅读一些文献。测试教师很可能通过一定的方式了解你的专业文献阅读情况。如果你是相关专业的考生，那么测试教师可能会关注你所学专业与档案专业的关联。在获得你的专业背景后，一般来说不会出太难的专业理论性问题，而是看你是否系统地读过并且理解了教材中的一些重要内容，尤其是一些概念性的内容。虽然你非本专业毕业，但导师希望在今后上课的时候，师生起码能在一个话语平台上讨论。所以这样的同学，对文件与档案的区别、归档和整理工作流程、档案工作各环节的重要原则等等都要有熟练的掌握并理解才行。如果你能对这种话题答得清晰流畅，测试教师不自觉地开始点头，此刻，或许你的非专业背景在老师眼里已经变成一种优势了。

（湖北大学企业档案与知识管理研究中心）