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本文来源：《档案天地》2017年第9期　　

干部人事档案数字化加工外包的实践与体会

唐圣琴

　　一、数字化外包优势

　　1.有利于档案部门提高服务质量和水平。大批量档案数字化采取外包形式，能少分散本单位人力，使现有人员集中主要精力在日常管理及服务中，有利于提高服务质量和水平。

　　2.有利于现场培训档案管理人员。外包不仅为档案管理人员现场学习并较好掌握档案数字化及其相关技术创造了条件，而且还节约了人员外出培训的费用及时间，为增量档案数字化打下了较好基础。

　　3.有利于解决档案部门数字化所需技术问题。由于数字化加工外包全过程的技术和管理均由外包公司承担(如高清图像制作，数据挂接，系统运行与维护，数据存储、备份等技术)，档案部门只负责借出、收回、检查、验收档案等。因此，较好解决了档案部门缺乏数字化所需技术问题。

　　4.有利于减少设备等资源的闲置浪费。数字化外包档案部门只需购买少量必备设备(服务器、扫描仪、工作机等)，不足设备可由外包公司提供，这不仅可节省档案部门购置数字化设备开支，而且还能有效避免数字化工作结束后部分设备的闲置浪费。

　　5.有利于提高工作效率。外包公司是专门从事数字化加工服务的专业公司，人员大多是经过培训、具有一定从业经验的熟练工，能很快适应并高效率地开展工作;再加之公司性质、管理体制决定其用人的灵活性，管理的半军事化、流程化，激励机制的多样化等，因此，工作效率较高，加工周期较短。

　　二、数字化外包实践

　　干部人事档案数字化加工外包工作的开展，需要有较为详细的工作计划、完善的工作措施、健全的安全保密制度及良好的保密条件等。为此，本馆在以上方面作了大量工作，保证了数字化工作的按期保质安全完成。其过程主要包括五个环节：调研→制定方案→招标及准备工作→数字化加工→检查验收。

　　1.调研 调研是制定方案的前提，我馆采取电话、实地调研等方式，主要对正在开展或已开展此项工作的单位(如花溪区委、贵州省委组织部等)进行调研，了解掌握了人事档案数字化所需的设备、经费、管理软件以及注意事项等，为本馆数字化加工外包实施方案的制定提供了参考依据。

　　2.制定方案 方案是人事档案数字化工作能否开展和顺利完成的基础，我馆根据调研情况并结合本校实际，制定出了较为科学合理的实施方案，内容主要包括：经费、计算依据及理由、工作计划、措施、质量要求等，上报学校后获批，为此项工作的顺利完成奠定了基础。

　　3.招标及准备工作 由于本馆人事档案数字化所需软硬件、加工服务均需购买，所需经费较大，需通过招标才能完成。招标时分为软件包、硬件包、数字化加工外包3个包进行，但因各包流标或废标较多，花了半年多时间才完成了所有项目的招标工作。同时，还积极做好相关准备工作，如制定规章制度及管理流程，准备加工场地(安装防盗、监控设备等)，检测并处理硬件设备(对中标硬件设备进行安全检测，安装正版软件、加密网卡，拆除光驱，封闭USB端口等)，制定并签定相关协仪(如与中标公司的保密协议，数字化加工人员上岗、离岗保密承诺书等)，等等。

　　4.数字化加工 其流程主要包括“调档→查缺整理→材料催交→装入补充材料→目录录入→原件扫描→图像处理→质检→还档→备份”。无论是外包还是自行加工，都需对加工质量提出明确要求，以保证数字化档案达到国家或省级有关标准或规范。为此本馆制定了较为详细的档案查缺、整理、扫描等各环节所需达到的质量要求以及验收标准(表1)，并严格质量和安全管理，随机抽查数字化档案，发现问题及时反馈。此外，由于加工过程中(特别是档案整理及查缺阶段)会遇到很多问题，档案馆还应加强与外包公司的沟通交流，主动配合并帮助解决有关问题，以保证少返工甚至不返工，最大限度地协助外包公司工作。

　　5.检查验收 检查验收是保证数字化档案质量的最后一步。由于本馆所购人事档案管理系统，其档案目录须手工录入，其它信息通过扫描完成后，还需手动进行高清图像处理(如去黑边、污点，加深印章，调整图像位置等)，这些过程中都可能出错，为此，我馆严格按照验收标准检查有关内容，发现问题及时研究解决，较好地保证了数据档案的质量。同时在项目结束时，清除公司自备设备中的所有信息，并回收计算机硬盘及其它存储设备，以有效杜绝数据信息外泄。

　　三、经验体会

　　1.经费预算 经费预算是否科学合理关系到能否有足够的资金保证数字化工作顺利完成。笔者认为：一是人工费预算要高于当期市场价。随着社会经济发展人们收入的增加，人工费在不断上涨，因此，预算的外包加工费宜高于当期市场价的一定比例(约10%)，以便应对劳动力成本上涨所带来的资金需求;二是软硬件预算可参考官网价格。投标公司是否参与项目投标的决定因素在于利润，因此，预算可在官网价格基础上适当上浮一定比例(约5%)，以保证投标公司有利可图而愿意参与。

　　2.软硬件建设 人事档案数字化所需软件(即管理系统)，不仅要求具有较高保密级别，符合中组部人事档案管理规范要求，且信息采集范围要涵盖多个领域，系统设计应力求以人为本“注重人力资源开发与管理”，“最大限度地满足人力资源管理部门在日常工作及教职工培训中的需要”。此外，系统还应具有用户界面操作简单、实用、检索功能完善，支持系统更换时数据能批量精确倒入新系统，数字化档案只能在本系统下使用等特点，以搭建一个安全保密、简单、方便利用的管理平台。目前市场上比较完善的人事档案管理系统并不多。硬件設备如：计算机、扫描仪、服务器、打印机，可根据本馆管档人员数量、学校经费情况等配置，监控设备根据数字化加工用房大小配备，达到不留死角，移动存储设备则视数据量大小配置，大批量集中加工设备不足时可采取租用方式解决。

　　3.制度建设 人事档案数字化对高校来说是一项新工作，因此，首先应建立建全规章制度，以规范管理和操作流程。采取数字化外包的，档案从借出、整理、录入、扫描到重新入库的整个周期都有可能泄密，故还应明确外包人员工作职责、任务、质量及保密要求等，用合同和制度加以约束，其规章制度应涵盖整个加工过程，如：有关人员进出数字化用房，档案交接及加工过程中，已数字化档案管理等的规定、规范、保密要求等，并严格执行。同时，外包公司内部也需建立健全有关制度、工作流程以及有效的激励、约束机制等，以达到管理规范化，加工高效化、精细化，确保人事档案数字化加工过程以及实体档案、数据信息的绝对安全，且方便以后的管理利用。