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本文来源：福建档案信息网 发布日期：2017-10-30　　

新形势下档案信息化建设的几点思考

——以福州地区为例

　　福州市档案局 林正忠

　　随着社会的发展和人才的流动，档案跨地区、跨部门利用日趋频繁，而传统的利用方式因为效率低，已适应不了新形势下社会发展的需要。近年来，在信息技术的带动下，各地区档案信息化建设方兴未艾,尤其是档案数字化扫描工作开展的如火如荼。但是，由于缺乏权威部门的统筹规划，各地区档案信息化工作各自为政，成果不能很好的互相交流与融合使用，如何有效地共享这些档案信息资源、如何准确的预判档案信息化建设的发展方向,对接未来社会民生的发展需求等,就成为了一道道待解的难题。

　　一、福州地区开展档案信息化建设的基本情况

　　（一）档案信息化建设的现实意义

　　随着时代的发展，社会各行各业信息化、数字化、网络化发展已是大势所趋。档案信息化建设，是档案工作融入现代生活、对接智慧城市、连通大数据社会、参与国民经济和社会发展的重要组成部分，对适应外部环境变化，助力各行各业协调发展具有重要的现实意义。随着2015年福州市“同城跨馆”利用服务的正式实施，福州市辖区内的群众已经可以提前享受到这项服务带来的便利。以福州市民为例，他们可以根据自身便利，就近选择任何一家国家综合档案馆就可以实现全程通查，随时调取所需的档案，在家门口便可以实现一站式服务，真正受益于档案信息化建设的成果。在这个过程中，查阅者仅需填写一张跨馆申请单，就可以调阅福州地区13家综合档案馆的民生档案，实现一站式办结。而“同城跨馆”利用服务仅仅是档案信息化建设成果转化的一个缩影，将来它可以在更大范围，更多的平台，以更为便捷的方式改变人们的生产生活。

　　（二）现阶段档案信息化建设成果的共享方式

　　档案信息资源的共享是档案信息化建设的主要目的之一。共享的前提是整合档案信息资源，连通信息孤岛，让信息多跑路，让群众少跑腿，实现档案便民。现阶段可以采取的方式有：

　　1.整合数字资源、实现信息共享

　　档案信息资源共享的最佳途径是运用专网传递档案信息，但是出于安全和技术方面的考虑，最为合适的方式是采取离线导出，统一整合的方法，来实现档案信息资源共享。首先，由各区县档案馆分别导出各自已数字化的档案原文及目录，再统一交由市档案馆进行整合，最后分发给各区县档案馆，形成“物理分散、逻辑集中、异地服务、全网共享”的状态。在这个共享信息网里，档案利用者在全市13家综合档案馆中的任何一家，都可以通过跨馆利用的方式，查到其它档案馆的档案资料，真正实现了一站式办理。

　　2.依托通讯设备、政务平台，实现跨馆协查

　　对于尚未数字化的馆藏资源，可以采取的措施是：若内容可定向查找的，按需调阅档案，加盖本馆查阅专用章后，通过通讯设备传输至受理档案馆;若查阅的档案内容不确切，但范围可控的，协办档案馆通过高拍仪将相关范围内的档案目录转化成电子副本，再通过政务平台传输给受理档案馆，由受理档案馆提交给申请人自行翻阅，经确认后调阅原文，并通过通讯设备或政务平台来实现跨馆协查。

　　（三）档案信息化建设带来的社会红利

　　1.举措得力，促进档案服务更便民。以前由于不同时期行政区划调整，名称变更等原因造成的档案划归地不一，查阅不便的情况，可以很好的得到解决。以婚姻档案为例,查阅者如果对登记地点不明确，那么就只能逐个档案馆查询,逐一排查，而信息资源实现共享以后,这个问题就可以迎刃而解。

　　2.受益面广，跨馆范围在逐步扩大。据统计,福州市档案馆两年来共接待了“同城跨馆”查阅者4325人次，提供利用档案5369卷(件)次，大大提高了查阅利用效率，一改过去群众东奔西跑、盲目无措的状态。查阅范围涵盖了婚姻、知青、户籍、林权、土地房产、政府公开信息等，并逐步在扩大。

　　3.联网协查，助力机关工作走前头。利用“同城跨馆”数据库,福州市档案馆近年来为市委组织部、出入境管理处、公证处、民政局、公安、法院、公积金等机关事业单位核查信息，协助开展各项工作，发挥了重要作用。

　　4.主动作为，树立档案部门的新形象。“同城跨馆”利用服务是档案信息化建设的终端窗口,它不仅是一个便民窗口，同时也是一个有力的宣传平台。通过这个平台可以让更多的群众和企业了解档案、走进档案并推动广大社会力量参与到档案事务中来。档案信息化建设在服务民生上更贴近群众，同时也在更大层面上提高了档案部门的知名度，进一步扩大了档案和档案工作的社会影响力。

　　5.名片效应 ，扩大社会影响力。档案信息化建设的主要目的在于打造“百姓家门口的档案馆”为方向。以福州档案信息化建设成果运用为例，通过“开辟绿色通道”、“拓宽查询渠道”、“创新利用模式”等活动，不断刷新“福州窗”新效率，赢得各界点赞，成为市民服务中心窗口的一张名片。窗口以优质的服务受到了社会各界的充分肯定，引起了《福州日报》、《福州晚报》、《闽南网》等多家媒体的关注，成为我省档案系统为民服务的一面旗帜，为档案事业的发展营造了良好的舆论氛围和外部环境。

　　6.锻炼队伍，推动档案工作上台阶。以入驻市民服务中心为契机，福州市档案局主动适应新形势下档案工作需要，通过全员绩效考核，进一步加强窗口管理，严格落实各项服务规范，实现服务方式和服务标准的提升。福州市市民服务中心档案窗口先后荣获了5次“标兵窗口”、14次“先进窗口”的荣誉称号， 有9人次获评“五星级服务之星”、14人次获评“四星级服务之星”。同时，通过轮岗交流，将好的作风反哺到档案局本部，推进了各项档案工作进一步科学化、规范化，并最终以更优质的服务回馈于社会。

　　（四）档案信息化建设存在的普遍问题

　　1.档案法律法规的修订仍存在一定的滞后性。档案信息化建设是一项庞大的社会系统工程，牵涉面广、影响力大，创造一个良好的法制环境，是实现档案资源资源有效整合、共享的重要保障。虽然我国《档案法》第十九条规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年”，但原则性强，可操作性不足，缺乏具体的实施细则，阻碍了档案信息资源建设的成果共享。

　　2.体制机制的原因阻碍了档案信息化建设。由于长期以来条块化、分割状的管理体制，使得同类型档案馆缺乏一个统一有效的领导，虽然各档案馆之间也存在一定的协作，但由于缺乏系统间的横向联合，档案信息资源建设进度不一，标准多样，共享难度大，支撑力不足。

　　3.档案信息安全体系还比较脆弱，仍需进一步完善。网络环境下的个人、政府部门和各种组织都可以在因特网上传播自己的观点，因此档案信息的可靠性显得尤为重要，在档案资源共享的“面”和“度”上都需要谨慎把控。在未能明确界定出保密与开放，隐私与知情的情况下，一切推进档案信息化发展的工作都显得困难重重。人们日益增长的对档案利用的需求与档案开放共享滞后的矛盾自然就变得越来越突出。

　　二、新形势下档案信息化建设的几点思考

　　（一）以需求为归依，工作贴近民生是必然之选

　　档案工作很大程度上是民生工作。随着档案形势的发展和社会需求利用的转变，人们对档案的需求量和需求模式也在发生着深刻的变化。作为档案管理部门应该时刻心中装着老百姓，以百姓的需求为出发点，勇于改变旧有的管理模式和服务方式，用新思维打破旧常规，开拓档案工作的新局面。要着眼于理念的转变，服务的创新：由依赖性向自主性转变，由封闭型向开放型转变，由经验型向探索型转变。要从传统的束缚中解放出来，扎扎实实做好档案服务民生工作，不浮于表面、不疏于形式、不流于噱头，以踏踏实实的服务，取信于民，惠利于民，让老百姓得到实实在在的好处。

　　（二）完善数字化标准，规范档案服务机构管理是现实所需

　　档案数字化是档案信息资源共享的基础，数字化标准不完善不统一、通用性不强、实用性不足，严重影响到档案信息资源的共享。长期以来档案信息化建设缺乏系统的指导和培训，档案服务机构缺少有效的管理和监督都直接拉低了档案从业人员的业务水平。这就要求档案主管部门要适应新形势的发展做好角色的转变，由过去的保姆型向指导型转变，由标准的接受者向标准的制定者转变，并在转变中不断提升档案管理水平。福州市档案局近年来不断加大对各单位及各档案服务机构开展档案业务指导和工作检查的力度，制发了档案工作手册《机关档案工作实务与规范》供市直单位档案部门工作参考，并作为档案检查及接收进馆凭证资料;印发了《关于加强档案服务外包管理的通知》，对各单位开展档案服务外包工作加强指导和监督管理;规范并支持31家纳入备案管理的档案服务机构参与档案整理、数字化等档案事务。这些前置化的管控举措都有效的促进了档案事业的健康有序发展，为今后档案事业更高层面上的发展预留了足够的空间。

　　（三）打造一支具有法制思维、业务能力强的档案队伍是当务之急

　　档案工作人员是法律、法规的直接贯彻者，对档案的开放利用和保密工作负有直接责任，必须要具备较高的法制意识和业务能力。今后随着档案信息化建设的不断深入，这种能力就显得更为重要。它要求我们的档案人员必须要熟悉相关的法律、法规特别是保密和信息公开等有关规定，必须要善于总结和分析问题并正确履职，切实增强依法行政能力。习总书记说过：“打铁还需自身硬”。档案部门应下大力气多层次、多方位地创造条件吸引和培养一批具有法制思维和专业技能的档案人才，不断提高档案人员的依法行政能力，促进档案工作进一步走向法制化和专业化。

　　（四）搭建连接数字档案馆与部门档案室之间的桥梁,对接“智慧城市”是大势所趋

　　随着信息科技的高速发展，城市的智慧式管理和运行是一种趋势，今后人们对档案的需求也会越来越频繁，档案信息资源共享也势必会成为智慧城市建设的一个重要组成部分。因此，在今后一个时期，对档案部门而言要在更大范围内去融合外部资源，考虑在对接城市发展的大趋势中发挥应有的作用，要对档案工作的未来走向做前瞻性的规划。立足于实际，就是要从当下的档案数字化工作着手，比照对接“智慧城市”的要求，严格按照网络资源的取舍标准、著录标引标准、数据描述标准、元数据标准进行规范操作，做到数字化建设标准高，数据库结构统一，数据内容规范，资源共享兼容性强。在数字档案馆创建过程中，要以平台建设、设施建设、资源建设为抓手，开展软硬件开发，切实提升档案馆的信息化、智能化水平。在外部资源融合方面，要借助市政务外网通道，构建档案馆与各部门档案室之间一体化利用服务集成平台，开通档案馆数字档案管理平台，完成市档案馆与区(县)档案馆、部门档案室之间的深度贯通，实现各档案馆之间、档案馆和部门档案室之间的资源共享，并为最终实现对接“智慧城市”做准备。

　　（五）围绕中心工作，积极服务经济社会发展是档案部门的职责所在

　　档案工作是党和政府工作的一个重要组成部分，是记录历史、传承文明、服务社会、造福民生的重要事业。档案部门应找准服务大局的切入点和着力点，紧紧围绕党和政府的中心工作服务，为党和政府的领导决策服务，为人民群众关心的热点服务。进一步强化档案工作的服务意识，积极适应新常态，办实事，求实效，不断提高档案工作服务经济社会发展的能力和水平。要树立“先行”意识，及时收集掌握重点工作、重大活动、重要人物等第一手珍贵档案资料，主动为福州新区、自贸区建设提供档案业务指导和档案利用服务。要在继续面向机关、企事业单位的同时，发挥收集社会单位、团体及个人档案资料方面的主导作用;继续提升管理水平，提高档案开放利用程度，在规范化建设的前提下，与全省各档案馆形成网络，综合社会资源形成体系，扩大社会参与面、拓宽服务公众渠道，做大做强档案信息化工作。

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