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波兰档案信息化建设现状及启示
【发表时间:2021/6/14 20:00:18】 【字号: 】 【颜色: 绿 】 【背景: 绿 】 【浏览次数:
 
本文来源:中国档案报     发布日期:2021-06-08
 
                                                作者:俞 佳
 
    档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录,是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案管理的方式随科技的发展不断变化,进入21世纪,随着信息技术的飞速发展和广泛应用,社会信息化程度越来越高。档案作为信息资源,信息化也必然成为档案事业创新发展的契机。近年来,在国家档案局的政策引导下,各级档案部门都在积极推进档案信息化建设。同时,随着信息技术的发展和互联网的普及,人们获取信息的方式更多地转向了虚拟网络,这对档案机构的传统管理模式和提供利用方式提出了更多的挑战。此外,部分档案机构由于形成的纸质文档数量多且无法长期保存,也开始将传统文件通过扫描转化成数字化文件进行保管。在2013年召开的全国数字档案馆(室)建设推进会上,国家档案局提出实施“存量数字化、增量电子化”战略。中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆馆藏档案数字化工作取得决定性成果。副省级市以上档案馆已数字化的档案占馆藏总量的比例大幅提高。2020年,新修订的《中华人民共和国档案法》专门增设了第五章“档案信息化建设”,也说明档案信息化建设被视为当前和未来一段时期档案工作的重心。
 
    波兰作为欧盟国家,对文件的数字化尝试始于1995年,波兰档案部门是尝鲜者,同时近年来发展也十分迅速,信息化建设对波兰档案机构而言,不仅是技术的变革,对档案机构的功能也产生了深层次影响,通过数字化,档案在知识经济中发挥的作用也越来越大。
 
                                     波兰的国家档案体系
 
    波兰的档案工作最早可以追溯到19世纪,第一个全国性档案馆由华沙大公弗雷德雷科·奥古斯特于1808年9月2日在华沙创立,1918年更名为历史文献中央档案馆。200多年来,尽管历经战火、政体更迭,至今仍健在。目前波兰档案工作开展的依据是1983年7月颁布的《国家档案资源及档案馆法》,这是波兰档案工作的基本法律。波兰档案网络分层级进行管理,分为中央档案馆,主要负责保管全国性机构、组织形成的档案;地方档案馆,负责收集地方自治政府以及企业档案馆和专题档案馆形成的文件材料等。截至2019年,波兰国有档案系统由3个中央档案馆(历史文献中央档案馆,新文件档案馆和国家数字档案馆),30个地区级档案馆,以及39个隶属于地区档案馆的分馆和3个档案分支机构组成。国有档案馆馆藏4600万件(卷),总排架长度337千米,包括手稿、文件、印章、地图、技术图纸、照片、视频和音频等。在波兰档案馆保存的既有12世纪写在羊皮纸上的文稿,也有通过系统产生的电子文件。
 
                                   波兰档案信息化建设的兴起
 
    波兰对于档案数字化的需求开始于20世纪90年代中期,当时的媒体记者到波兰机械文献档案馆复制照片档案,希望能够得到数字化的图片,但随着数码照片的诞生,人们发现数码照片的成本比数字化照片档案的成本要低得多,后来波兰档案馆又开始尝试将纸质档案进行数字化。因为通过数字化技术,能够有效地将档案实体保护与更高频次的开放利用有机结合起来。一方面,通过高质量的在线服务可以实现档案资源的开放共享;另一方面,这些备份件也是珍贵档案的数字化副本,可以留存给后代,这成为波兰档案部门发展档案数字化的动力。1997年,国有档案馆完成了第一份纸质档案的数字化。
 
    2000年,波兰政府出台“2000—2008酸纸”计划,该计划不仅针对档案馆,也针对图书馆,允许这些机构以投资建设的名义购买昂贵的数字化设备,该计划旨在挽救一批破损严重的历史档案、文献和书籍,波兰档案数字化也从“利用”走向“保护”。波兰档案机构自2002年起,不断与科研机构加强合作,开展了多个档案数字化计划,如“波兰档案瑰宝”“档案中的城市”等,以加快推进传统载体档案的数字化工作。
 
    2007年,档案数字化在波兰得以蓬勃开展,由29个档案数字化工作室组成的网络陆续建成,2.2%国有档案资源数字化工作得以完成,3600万件(卷)档案扫描件完成上网工作。为解决档案系统相对独立、数字化档案资源无法共享等问题,2009年,波兰国家档案总局建立了统一网上平台用于资源共享,目前该网站整合了33家国有档案馆和36家非国有档案馆的数字化档案资源。波兰国家数字档案馆负责对国有档案资源数字化副本进行统一管理,参与档案数字化标准的制定,对档案数字化的从业人员进行培训。此外,波兰国家数字档案馆还开发了档案数字化工具,命名为档案信息整合系统(简称“ZoSIA”),主要是对已纳入或将要纳入统一网上平台的数字化档案利用记录进行管理。为保证档案数据安全,波兰国家数字档案馆向国有档案馆提供私有云平台,用于长期维护和保存数字化档案数据。
 
                               波兰档案信息化建设发展方向
 
    波兰国家档案总局在2009年颁布了《2010—2020波兰国有档案事业发展规划》(以下简称《规划》),在规划中将未来10年发展的主要目标定为“改善国有档案馆基础设施建设和尽可能地扩大档案资源的在线利用”。为更好地建设在线档案资源,波兰国家档案总局在《规划》中制定了6项措施,分别是扩大在线档案资源数量;对在线档案资源利用记录进行更好的管理;对已在线和将上线档案资源的内容、质量进行管理;开发整合档案信息资源系统;在加快推进传统档案数字化工作的同时,加深缩微胶片数字化程度并提升在线利用率;开展多种形式的线上和线下调查,特别加强对个人或机构在线利用档案满意度的调查,充分改善和提高波兰国有档案馆档案在线利用服务的质量。
 
    2017年,波兰国家档案总局局长签署了《2018—2023年国有档案资源数字化纲略》,制定了5个发展目标。一是扩大数字化国有档案资源可利用数量。二是通过对统一网上平台线上资源的开放、选择性免费下载等方式,确保在线国有档案资源可重复利用。三是打造国有档案馆暨知识储备中心的良好形象,满足不同人群对档案资源的需求。四是不论原始档案的形式或类型,都可以对档案资源进行数字化访问。五是通过档案保存档案资源数字化副本,对实现传统载体档案资源的永久保存提供支持。与此同时,波兰财政也加大了对档案数字化工作的支持力度。自2016年起,波兰财政为近80家档案机构提供了300万兹罗提(约合600万人民币)的资金支持。波兰国家档案总局局长表示:“获得我们财政支持的每一个机构,在他们那里保存着真正的宝藏,是值得科研人员、历史学家去挖掘的,只要经过适当的开发和保护,它们都能转化为使广大民众深深受益的佳作。”
 
    档案作为人类文明的印记,是不可或缺的宝贵财富。波兰的档案信息化建设旨在保护逐渐消失的有形和无形的社会遗产,由波兰国家档案总局牵头整合各类档案馆的档案资源,建立统一利用平台,使得档案管理网络交互融合,通过现代化技术,使档案焕发了新的生机,这种信息管理模式也更好地服务于国民经济、服务于民众。在数字化档案开发利用过程中,波兰政府注重对于档案文化属性的开发,让其在研究、交流、知识创新中发挥更大的作用。这些在我国档案信息化建设实践中或许有值得参考借鉴之处。
 
    原载于《中国档案报》2021年6月7日 总第3688期 第三版
 
 
 
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