——《档案信息化应用系统建设》学习小结

广东学员：张干荣

 

    本人从去年10月下旬报读中国档案协会主办的《文件与档案工作者继续教育园地》的学习班，11月下旬收到学习的课本，在网站的指导下结合教材的自学模式，经过3个月的学习时间，学完了《档案信息化应用系统建设》的课程，完成了教学所规定的课本作业，现将学习的收获总结如下：

    档案和档案信息是惟一的原生信息源，无论历史文化还是科学都是如此，一切社会信息的形成从本质上讲都是源于对档案这一原生信息源的收集保管和开发利用。长期以来，档案的收集和保管容易为人们所理解和重视，但是档案的利用却常常停留在备查的层面上。随着计算机和网技术的发展和广泛应用，给人们的生产、生活带来了划时代的变革，推动人类社会进入了数字化时代，“信息社会”、“数字城市”、“地球村”等概念成为时代的最强音。我国作为发展中的大国提出了国家信息化的目标：在国家统一和组织下，在农业、工业、科学技术、国防和社会生活各个方面应用现代信息技术，深入开发、广泛利用信息资源，加速实现国家现代化的进程。从深入开发、广泛利用信息资源的角度而言，档案信息的开发与利用无疑成为发挥信息资源价值的基本内容。从档案的收集管理必须适应社会发展的需要，以及社会依托于档案和档案信息的利用与开发角度来说，在档案的收集、管理和利用的方式以及档案和档案信息提供利用的手段等方面必然形成一场深刻的变革。档案的信息化成为历史的必然。

    在20世纪80年代末我们全校只有校长办公室几台计算机，而且只有专业人员才会操作使用，作为档案管理人员那时才开始学习了解和认识计算机及其基本操作，档案的信息化仅处于对计算机的了解；到了20世纪90年代，计算机逐步进入各个部门及系室，档案管理部门特别重视馆藏建设，将把计算机列入档案馆的评定、升级条件之一，计算机成为档案人员工作的主要工具，档案管理信息系统也逐步得到探索性的应用，实现了单机板、档案案卷目录数据管理等，档案馆的信息化办公正逐步形成；如今我们学校实现了网络版的档案管理信息系统，可以同时进行多台计算机著录和检索利用等工作。档案信息化已开始被人们所熟悉，不再是一个全新的概念和新生事物了。

    从学校的档案信息化发展过程看，如同书中阐述的我国档案信息化是启蒙于20世纪80年代末，成长于20世纪90年代，进入21世纪，我国的档案信息化建设迈向稳步成长与快速发展的重要阶段。我校基本上可以说跟上了时代的发展步伐，但随着应用程度的加深，资源共享的多样化和文档一体化，以及跨单位的归档等需求的相继出现通常意义上的网络版AMIS的运行架构和功能模型已经很难满足发展较快的档案馆业务工作的要求。在学习这本书籍的有关章节中得到了启示，随着档案管理信息系统的发展和完善，这些需求也会得到满足。

    档案信息化是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案资源为对象，以档案工作为依托，以档案管理学最新理论为指导，按照信息社会和国家档案行政部门的要求，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理过程。这就要求档案工作人员首先要掌握档案信息化的基础知识，从现阶段看，档案工作队伍中的信息化人才比较缺乏，档案工作人员的知识层面比较单一，如懂档案专业的人员，缺乏信息化方面的知识，懂计算机软件及网络操作人员，缺乏档案方面的专业知识，而档案信息化建设是需要懂管理、懂业务、懂技术的复合型人才来统筹全局工作，那么，档案的信息化要加强人才队伍建设，特别是要加强档案信息化的基础知识学习，掌握现代化管理工作密切关系的信息技术、网络技术及现代管理技术，了解管理信息系统的含义、作用和使用方法等，全面提高档案人员的综合素质。

    本人通过学习档案发展信息化历程、应用现状、发展趋势；档案信息化战略目标、指导思想和工作方法；档案信息化的内容体系和实施方法等章节，深刻认识到掌握档案信息化基础知识非常重要，实施档案信息化，不是纯粹从TV领域来努力就可以达到目的，关键是要在确定机构或组织档案事业发展战略的基础上，制定相应的信息化战略规划，才能有效地开展信息化工作、与时俱进地推动档案事业的发展，实现档案的资源共享。

    管理信息系统是档案信息化建设的核心内容，是档案工作者最终操作和使用的软件系统。档案信息化系统建设的主要内容是依据档案工作的实际业务需求而开展的信息系统的规划、设计、开发和实施，并最终使档案管理信息系统在档案馆（室）应用起来，获得实效。

    本书围绕现代档案管理和档案工作的四条主线——电子文件归档、馆藏档案数字化、档案信息综合管理、档案信息利用与服务等内容阐述档案信息系统建设的内容、方法、思路。我们通过学习和掌握档案管理信息系统建设的内容、方法和思路，为今后如何构建档案管理信息系统、如何结合本单位实际业务需求分阶段部署和实现档案管理信息系统指明了工作方向。

    档案信息化是一项崭新的事业，是一个复杂的系统工程，是档案工作者必须长期面对和坚持的工作。档案信息化建设涉及信息技术的软、硬件和网络系统建设——手段，信息资源积累、整合和开发利用建设——目标，即是手段与目标两个方面，而核心力量仍然是人才队伍建设。我们学习这门《档案信息化》学科，要把更新人的传统观念和知识结构、提高人的综合素质和信息技术应用能力放在第一位，高校档案工作者特别是档案部门领导要高度重视信息化建设及其继续教育工作，学习掌握档案信息化的相关知识，不断提升档案业务和技术水平。

    总之，本人就此次学习而言，可以说时间只是3个月，但深深体会到收获满满，时至今日写下学习体会，意味着理论学习阶段结束，但在实践的运用和操作上却是刚刚开始，今后要把所学到的档案信息化及其应用系统建设的知识与实践工作结合起来，为推动学校档案信息化建设工作做出自己的贡献。