宁波市城市建设档案馆  许文辉

【内容提要】随着城市建设的高速发展，档案报送数量与日俱增，随之产生的问题也很多。如何提高城建档案质量，提高档案部门工作人员审核归档材料速度，方便建设单位报送档案是摆在档案人员面前的一个课题。宁波市城建档案馆在这方面做了不少努力和探索，希望通过本文能与大家经验共享。

【主题词】  城建档案接收   难题   对策       

    宁波是全国历史文化名城，进入21世纪来，宁波城市建设速度如雨后春笋，城市面貌日新月异。一批批重点工程开工建设、一个个园区拔地而起、一片片住宅小区遍地开花、一座座高楼一再刷新着城市的高度。近5年来，宁波全市共竣工商品住房约1400万平方米。其中2005年全市完成建筑业增加值151.7亿元,比上年增长9%；建筑业总产值712.4亿元，比上年增长19.5%；全年完成建筑业施工面积8776.1万平方米，比上年增长2.8%；竣工面积3018.7万平方米。2006年度建筑业发展势头更喜人。

    随着我市城市建设的加速，进馆档案数量激增。报送档案人员如车水马龙，小小的业务部门通常被围得水泄不通，档案审核工作受到了建馆以来最为严峻的考验，多种矛盾问题突出，主要焦点集中在以下两点：

    造成归档资料质量差的原因是多方面的，涉及的部门也较多，在这里不展开论述。对于报送资料质量差的直接表象，有关责任单位存在以下几种情况：

    1、对归档范围不清。由中华人民共和国建设部和国家质量监督检验疫总局于2002年联合发布的《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328－2001）对工程文件应向城建档案部门移交的范围详细罗列出来了，可事实情况是很多单位把不要归档的都送来了，而明确规定要归的却没拿来。

    2、造档现象严重。建筑工程施工资料理应做到真实、完整、准确，但事实并非如此，造假现象严重。情况又分为几种，其一有些单位在项目开工时不知道到最后备案时还有报送档案这一关，所以工程建设过程中没有积累资料，到工程竣工备案时才“闭门造车”制作补出来；其二有关责任单位不重视资料，不配备专人整理资料，造成归档时资料不全或签字手续不齐。一般等归档时，项目人员已解散或到外地建设新项目，此时要回忆数据补齐资料难度很大，所以“捏造数据”造假，由人代笔签字这种情况就很普遍了；其三是竣工图的问题。我们在档案审核中，发现有些施工单位不但不对施工图进行修改，而且还将工程设计变更和图纸会审擅自撤销，仅在施工图上盖一个“竣工图章”即作为竣工图来敷衍了事。

    3、档案组卷质量不符合要求。《建设工程文件归档整理规范》对质量要求、工程文件立卷原则和方法、卷内文件排列、案卷编目装订等问题作了详细规定，还把案卷封面、卷内目录、卷内背考表、竣工图章式样及尺寸都作了附图说明，可是尽管施行这么多年了，很多单位还是没有细细研究过，在归档时诸多问题就暴露出来，如组卷不科学，案卷装订随意，案卷封面、卷内目录、卷内背考表、竣工图章式样不规范等等。

    由于城市建设速度迅猛，竣工项目工程目不暇接，项目资料报送归档数量浩瀚，使得业务部门审核资料忙不过来,加上本文前述提到的归档材料存在的种种质量问题，更加重了工作人员的工作量，影响了他们的审核速度。于是，建设单位或施工单位跟档案部门的矛盾就集中产生。一边是急着要档案部门出具档案合格证去备案，一边是来不及审核。于是对档案部门“行政不作为”，“不方便档案报送”等投诉也就随之而来。

    为提高档案审核速度及归档案卷质量，扭转外单位对城建档案馆档案报送难的误解，方便档案报送，更好地服务城市建设与和谐社会建设，我们档案工作人员在平时工作中要多创新、多奉献。宁波市城建档案馆通过以下三条途径有效解决了档案报送难与质量差的问题。

    要想从真正意义上方便档案报送，提高归档档案质量，在平时业务指导工作中，就要抓好“三个指导”，即施工现场指导、重点工程指导及对建设施工单位的业务指导工作，从源头抓起。

    1、针对《行政许可法》实施后，《建设工程档案承诺书》的签订退出“宁波市经济发展服务中心”，从而引发工程建设信息渠道不通、业务指导对象不明等新情况，本馆业务科室没有坐等档案上门，而是采取主动出击，从相关部门了解工程建设信息、主动与建设单位联系等方法，变被动为主动，把工作重点放在工程开工到档案归档前的同步跟踪指导上。工作人员经常下基层跑现场，尽量做到提前介入、超前服务、指导到位。把归档程序、归档内容和要求进行事先交底，力争把问题解决在档案进馆前，减少大量的内业工作，加快办理归档手续的速度，提高工作效率。

    2、在工作中紧紧抓住关系宁波市发展的重点工程，针对重点建设工程规模大、投资多、周期长、参与部门广、施工单位多的特点，研究业务指导方案，有的放矢，对重点工程进行重点业务指导。如招宝山大桥、宁波大剧院、白溪引水工程、栎社机场二期扩建工程等国家、省市重点工程项目，本馆都派出专人帮助业主单位、施工单位建立档案管理网络、制定档案管理制度、确定分类大纲及归档范围，有效地保证了重点工程档案的质量。

    3、针对部分服务对象对城建档案业务不熟、程序不懂、整理不规范的现状，本馆采取分期分批举办培训班的形式，宣传档案法规、传授城建档案业务知识。几年来，培训相关人员1000余人，使基层单位在业务水平上不同程度地得到提高。

    “方便档案报送”体现在服务态度上，就是把“效能建设”引入科室内部管理中。由于建设单位往往在工程验收后急于办理备案手续以便领取房产证，所以留给办理档案归档审核的时间往往很紧迫。尽管本馆业务指导科工作人员较少，但他们换位思考，急他人之所急，简化工作流程，健全了岗位责任制，实行亮牌服务，及时审查工程档案资料，把承诺工作日缩短到5天，在规定的工作日内尽快出具工程档案审核意见，对资料不全或欠缺的实行一次性书面告知制，提供最方便快捷的服务。一个建设项目的工程档案少则十几卷，多则数百卷，要在短短5天内逐页审查、系统整理完毕并出具整改意见书，这确实是一件工作量庞大的事，有时还需要加班加点才能完成任务。

    “方便档案报送”体现在办公自动化上，就是运用先进的管理软件，把日常工作环节都放到计算机管理流程中，与其它科室的工作流程相配套，减少重复劳动，进一步提高工作效率。2005年，在馆领导的组织和领导下，在业务指导工作中引入了深圳数字伟图公司开发的“城建档案管理”软件，并根据我市城建档案管理的实际情况进行了二次开发，严格按照国标“整理规范”和“著录规范”规定的内容和要求开展业务工作，大大提高了工作的透明度和最大限度的减少了重复劳动。

    本着“方便档案报送，提高归档档案质量”的精神，我们所付出的劳动是艰辛的，取得的成绩是喜人的。近五年来，本馆共签订《建设工程竣工档案承诺书》2051份，出具《建设工程竣工档案接收证明书》1795份，接收1850个项目工程档案5万余卷，仅2006年度就有18320卷，而且案卷质量在逐步提高。

 

    作者单位：宁波市城市建设档案馆 

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