钟伦清   周 慧 

　　

　　2008年12月，国家档案局组织验收组对三峡输变电工程档案进行了全面验收。这是在以往验收抽查的基础上，国家档案行政主管部门对三峡输变电工程档案的总体验收，是国家对三峡工程档案验收的重要组成部分。笔者参加了这一重大工程的档案验收工作，从中得到不少启示。

　　启示一：自上而下的工程档案管理体系是做好项目档案工作的组织保证。三峡输变电工程档案管理体系由以下几部分构成：一是国家电网公司对三峡输变电工程档案工作实行了有效的监督和指导。根据三峡输变电工程覆盖范围广、涉及单位多、专业跨度大等特点，确定了“专业负责、属地管理、分级分类保管”的档案管理体制，为项目档案工作的开展提供了指导依据。二是各项目建设单位实行了档案工作领导负责制，明确了分管档案工作的领导和部门，设立了档案管理机构，配备了专兼职档案管理人员，形成了自上而下的多层次的项目档案管理网络。三是参建各方积极配合，严格执行建设单位制定的项目档案管理办法和要求，及时做好文件材料的形成、积累和归档，为项目档案的完整、准确和系统打下了基础。四是根据项目档案工作需要，有计划地组织开展项目档案人员培训，统一认识，统一标准，统一做法，提高了工程档案人员的业务素质。

　　启示二：渗透工程管理全过程的档案管理规范是做好项目档案工作的制度保证。在三峡输变电工程建设过程中，建设单位加强了对各参建单位档案工作的监督和指导。先后制定了《工程档案管理实施细则》《竣工图编制规定》《施工阶段档案管理工作程序》《工程竣工验收和启动阶段验收程序文件规定》《工程声像资料管理规定》等一系列档案管理制度，形成了项目档案管理的制度体系并有效运作。随着工程建设管理标准和要求的不断提高，还编制了一系列档案工作手册，统一了项目建设的各类表式，明确了填写要求，把档案管理触角渗透到工程管理的全过程。工程档案管理制度体系作为工程建设管理体系的重要组成部分，为规范参建各方的档案管理行为、促进工程管理规范化发挥了积极作用。

　　启示三：纳入工程合同管理是做好项目档案工作的经济保证。国家电网公司作为三峡输变电工程的项目法人，按照国家有关要求，精心组织，强化管理，要求有关单位通过工程建设合同管理、经济手段和措施，将档案管理渗透到工程建设管理全过程，并实施科学的动态管理。在三峡输变电工程建设单位与参建单位签订的合同中，明确规定了参建单位向业主及运行单位提供的技术资料数量、内容和要求，并采取档案资料移交保证金控制措施，有效地约束参建各方的档案管理行为，在实际工作中取得了良好效果。

　　启示四：与工程建设同步进行是做好项目档案工作的程序保证。建设单位各级档案人员坚持参加工程建设的全过程管理，加强项目前期文件收集，抓住开工技术交底、中间过程检查、竣工验收把关三个环节，使档案工作与工程建设基本做到同步布置、同步检查、同步考核、同步验收。在三峡三期输变电工程中，由于建设单位组织开发了工程档案管理系统，运用了档案管理软件进行项目档案管理，还实现了电子文件与纸质文件的同步归档。工程建设10年间，共形成工程档案33679卷，并实现档案目录文件级信息化管理。

　　启示五：同步做好项目档案工作不仅能为工程建设及时提供有效服务，而且能提升档案人员的综合素质。三峡输变电工程从开始建设到投入运行，工程档案在三峡稽查、工程验收、财务审计、工程评优、项目后评估、抗冰抢险等方面发挥了重要作用。与此同时，在各级领导的支持下，项目档案人员认真贯彻执行国家和行业项目档案工作要求，通过制定和落实规章、举办培训、与工程建设同步验收工程档案等一系列措施，形成并提出一套行之有效的档案质量监控办法。这个过程，提高了档案人员的系统思考能力、贯彻执行力、总结提高能力，综合素质得到全面提升。

　　启示六：做好特大型建设项目档案验收工作不仅需要领导重视，还需要科学的组织和规范的程序。这次档案验收工作主要有以下特点：一是国家有关主管部门高度重视。国家档案局对长江三峡输变电工程档案工作非常重视，专门印发了《长江三峡输变电工程档案验收工作大纲》。国家电网公司有关部门和单位的领导、档案工作人员为迎接国家验收，也做了大量的准备工作。二是验收组织形式灵活多样。三峡输变电工程单项工程档案验收分为档案行政管理部门和国家电网公司组织的档案专项验收、在工程竣工验收工作中成立资料组对项目档案进行验收、在项目达标投产或项目评优中对项目档案进行检查验收等几种形式。本次验收是对三峡输变电工程档案的总体验收，主要是进一步验证三峡输变电工程项目群中已通过档案专项验收的科学性和可靠性，对新建投产的9项输变电工程、2项信息通信工程档案管理情况进行抽查，全面检查项目档案信息化管理情况。三是验收工作组织到位，目标明确。本次三峡输变电工程档案验收组成员来自国家、省级档案行政管理部门和电力行业内部，既有档案工作人员，也有工程技术人员，充分考虑了验收组各成员的专业特点、知识结构和学识水平。验收工作期间，专门召开了验收工作预备会、讨论会、评议会，明确验收工作职责、任务、实施方法，并结合成员专业所长，进行了分工，以加强和促进成员间思想和信息交流。四是验收工作程序规范、有成效。本次验收工作严格按照《三峡输变电工程档案验收大纲》的要求，从不同层面和角度进行检查。在国家档案局提出的严格规范的验收工作程序下，经过验收组成员的共同努力，圆满完成了对三峡输变电工程档案的总体验收任务。

　　

　　原载于《中国档案报》2009年6月15日 1861期 第三版