丁德胜：以智慧档案建设开启档案信息化3.0时代

来源：中国档案报 2023-09-07

作者：国家档案局档案馆（室）业务指导司副司长丁德胜

党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央对推动网络强国、数字中国和智慧社会建设作出了一系列战略部署，《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》设立专门篇章，对加快数字化发展、建设数字中国以及智慧业态发展提出了目标要求，作出了远景规划。在各行各业推进数字转型和智慧发展的背景下，积极推进智慧档案建设既是档案行业的内生需求，又是因应外部必须采取的重大举措。

一、积极推进智慧档案建设，需要把握智慧档案的概念定位

所谓智慧档案，是依托大数据、物联网、云计算、人工智能、5G等信息技术，以智慧档案管理服务平台和各行业智慧应用为载体，以高价值数据汇聚、治理与应用为内容，以实现高效便捷、立体多元、智慧精准的服务为目标，围绕新时代新征程档案工作存史资政育人重要作用，实现全流程网上办理、全链路数据治理、全方位智能服务、全领域智慧支撑的档案工作组织、建设、运行和管理新模式。从定位上来看，第一，智慧档案是一个全新战略，它不仅仅是档案信息化工作的一项任务，更是档案行业迎接数字时代，衔接数字经济、数字社会、数字政府建设，匹配和助力智慧业态发展，推动档案工作实现转型升级的全新系统性、策略性安排。第二，智慧档案是一个全新模式，它不是运用新技术对档案工作的简单复刻，而是通过数据化、网络化、智能化、智慧化方式对档案工作的组织、建设、运行和管理进行系统化改造，建立适合新时代新征程的档案工作新模式。第三，智慧档案是一个全新阶段，它不是对既有档案信息化工作的简单升级，而是以新理念、新技术、新内容为支撑的档案信息化发展新阶段，是档案信息化的3.0版、档案事业发展的升级版。第四，智慧档案是一个全新架构，它不是对数字档案馆（室）建设的简单改造，而是植根于数字政府、智慧政务，与全社会信息化工作和智慧建设广泛结合、高度融合、深度嵌合，以智慧管理、智慧治理、智慧服务、智慧决策等为导向的档案事业发展新架构。

二、积极推进智慧档案建设，需要明确智慧档案的实施路径

实施智慧档案，需要做到4个改变和4个构建。一是改变治理观念，构建大网络。大网络包括信息网络、治理网络，要求畅通档案部门之间、档案行业与其他行业之间的网络联系，通过体制机制改革畅通各类主体治理网络，做到统一领导、分级管理、上下联动、左右呼应。二是改变治理方式，构建大平台。大平台包括治理平台、信息平台，核心思路是压减级次，提高治理能力和信息流动效率。治理平台需要治理体系理论和实践的再突破，信息平台需要破立结合，建立全国统一的智慧管理平台、智慧服务平台，广泛建设以智慧档案馆（室）为主要内容的智慧治理节点，形成“两平台、多节点”应用平台格局，为档案工作转型升级奠定平台基础。三是改变管理对象，构建大资源。大资源要求以全国档案资源为对象，统筹考虑资源建设，如，按照门类、行业、区域等分类建设档案信息资源基础库；深化明清、民国、革命历史档案目录中心建设，开展重大战略、重大活动、重大工程、突发事件和行业档案信息资源主题库；在基础库和专题库基础上，形成政策法规库、业务知识库、问题解答库等知识库。四是改变管理目标，构建大智慧。大智慧要求在业务工作、数据治理、档案利用和决策支撑方面实现智慧管理、智慧治理、智慧服务和智慧决策，实现档案数据智能分类、档案价值智能鉴定、档案开放范围智能判定以及档案智能编研、智能服务等智慧应用场景并不断丰富其内涵，实现档案工作全面智慧化。

三、积极推进智慧档案建设，需要强有力的规范标准支撑

智慧档案建设是一项浩繁复杂的系统工程，必须进行科学的顶层设计，需要制定发展规划、进行架构设计、制定标准规范、建立评价体系等。第一，制定发展规划。发展规划主要是明确智慧档案的总体目标、主要任务和工作安排，是实施智慧档案战略的时间表、任务书。可以考虑按照“十四五”启动实施、2035年全面实现的规划目标，对标对表其他智慧业态发展进度和要求，弥平代差、追先赶强，实现与其他智慧业态同步发展、同频共振。第二，进行架构设计。架构设计主要是明确智慧档案的基本思路和主要方法，是实施智慧档案战略的路线图、方法论。完整的智慧档案架构应当包括总体架构、业务架构、应用架构、数据架构等，需要进行深入研究制定。第三，制定标准规范。标准规范是实施智慧档案的重要制度支撑，智慧档案建设需要制定并遵守一系列标准和规范，以支持系统研发和集成、数据的治理和应用、服务场景的设计与构建等。智慧档案标准体系可以考虑按照基础标准、数据技术标准、应用技术标准、基础设施标准、网络安全标准、运维保障标准等分类，结合国家既定标准和其他行业先进做法，构建先进、科学、系统的智慧档案标准规范体系。第四，建立评价指标。评价指标是实施智慧档案的重要指引，通过评价可以对智慧档案实施情况进行全面动态监测，保证实施效果，同时也可以通过评价展示智慧档案的价值和影响力，推动工作开展。智慧档案评价指标设计可以考虑从规划引领能力、基础支撑能力、资源数据化成效、网络化应用成效、智能化应用成效、综合保障能力等方面规划指标项，根据确定的建设内容和预期实施效果确定指标具体内容。

四、积极推进智慧档案建设，需要找准工作切入点、突破口

智慧档案建设作为一项系统工程，既需要宏观把握、全面实施，又需要快速找到切入点、突破口，将构想和思路由点到面、循序渐进变为现实。智慧档案馆（室）是建构在智慧档案框架下的新概念，是在继承数字档案馆（室）架构设计、组织模式、建设方法基础上，为档案机构如何在智慧档案战略发展中准确定位、加强自身建设并实现价值提供的实施方法和路径，是目前推进智慧档案建设理想的着力点和突破口。

按照智慧档案“全流程网上办理、全链路数据治理、全方位智能服务、全领域智慧支撑”的基本特征，以及档案机构对传统载体档案管理和建筑环境控制的需要，智慧档案馆（室）的建设内容可以包括智慧管理、智慧数据、智慧服务、智慧决策、智慧保护、智慧建筑6个部分。其中，智慧管理（Smart Governance）是以档案馆（室）智能化运营为目标，通过办公自动化系统等整合现有数据资源，对档案馆（室）的设施、资源、用户、技术、服务等管理领域的关键指标提供可视化综合监测，辅助管理者直观掌控运行态势并进行管理。智慧管理为智慧档案馆（室）提供基础管理条件。智慧数据（Smart Data）是以档案数据为管理对象，应用大数据技术等将档案信息资源数据化并进行智能化采集、清洗、识别、抽取、存储、治理、保护、使用等，实现对数据标准、数据质量、数据集成、主数据、元数据、数据资产、数据安全、数据生命周期高水平管理，为智慧服务和智慧决策提供充分的数据支撑。智慧数据是智慧档案馆（室）资源建设的核心内容。智慧服务（Smart Service）是以自动化、智能化档案利用和展览展示为目标，通过大数据、物联网、云计算、移动通信等技术为不同用户提供泛在化、细微化、个体化、差异化的档案查阅和展览展示的服务模式。智慧服务是智慧档案馆（室）价值的直接体现。智慧决策（Smart Decision）是以提供决策支持或智能决策为目标，通过机器学习、深度学习、可视化、语义分析等人工智能技术，对档案数据进行深度挖掘，发现潜在的、有价值的关系、模式和趋势，支持自动或半自动开展鉴定、开发等业务管理活动，为决策者提供决策参考。智慧决策是智慧档案馆（室）根本目标追求。智慧保护（Smart Custody）是以档案实体为管理对象，运用物联网、RFID、智能感知和无损检测等技术，针对档案流转、存放和健康状态及影响因素进行全面量化分析并自动化智能化采取措施，实现档案的智能保管保护。智慧保护是智慧档案馆（室）资源建设的重点内容。智慧建筑（Smart Building）是以档案馆（室）建筑管理为目标，运用物联网、云计算、大数据、人工智能、BIM、数字孪生等技术，为档案馆（室）管线、消防、安防、HVAC、能源、门禁、环境监测、人员车辆出行等提供统一接入和管理方案，实现低碳、舒适、智慧的建筑环境。智慧建筑为智慧档案馆（室）提供基础管理环境。

习近平总书记指出，当今世界，信息化发展很快，不进则退，慢进亦退。智慧档案作为今后档案信息化工作的一个比较可行的发展方向，能够为新时代新征程档案工作发展提供更大空间、更广视野，能够为档案工作“四个好”“两个服务”目标任务的贯彻落实提供更大平台、更优载体，值得我们进一步加强研究、探索推进，引领档案事业走向更加恢宏的未来。

原载于《中国档案报》2023年9月7日总第4032期第一版


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