丁德胜：加快构建和完善新时代电子档案管理体系

来源：中国档案报 2023-09-28

作者：国家档案局档案馆（室）业务指导司副司长丁德胜

中共中央、国务院《关于构建数据基础制度更好发挥数据要素作用的意见》指出，数据作为新型生产要素，是数字化、网络化、智能化的基础，已快速融入生产、分配、流通、消费和社会服务管理等各环节，深刻改变着生产方式、生活方式和社会治理方式。

电子档案是数字时代治国理政、经济运行、社会治理和历史传承的重要工具和载体，是国家的重要战略信息资源和数据生产要素。电子档案管理是为了有效开发、利用和保存档案数据资源，以现代信息技术为手段，综合运用多学科专业知识，对电子档案进行计划、组织、领导和控制的实践活动。电子档案管理如何全面融入网络强国和数字中国建设进程，全方位落实国家数据发展战略，有效激活档案数据要素潜能，为做大做强做优数字经济、加快数字社会建设步伐、提高数字政府建设水平、营造良好数字生态贡献力量，成为摆在档案行业面前的一项重大时代课题。

近年来，电子档案管理在理论研究、标准规范建设和实践领域取得了巨大成绩。但不容忽视的是，电子档案管理在理论和实践中还存在电子形式与传统载体形式档案管理融合不够、理论成果与实践要求衔接不畅等问题。电子档案管理体系构建过程中还存在术语概念不够科学、理论根基不够深厚、管理流程不够清晰、工作内容不够健全、技术应用不够先进等客观障碍，迫切需要从整体上审视和研究电子档案管理，通过重新定义和梳理电子档案概念与分类、夯实拓展电子档案管理理论基础、重新塑造电子档案管理工作流程、创新电子档案管理要求等做法，加快构建符合时代化、本土化要求的新时代电子档案管理体系。

构建和完善新时代电子档案管理体系，需要建立科学的电子档案概念

目前电子档案比较常见的定义方式是先定义电子文件，再依托电子文件对电子档案作出定义。《电子档案管理基本术语》《电子文件归档与电子档案管理规范》均采用这种方式。这种做法存在明显缺陷：一方面，缩小了电子档案范围，也使电子档案管理局限于电子文件管理领域的理论和实践发展；另一方面，也不符合电子文件、电子数据、电子档案管理实际，给档案部门准确界定职责任务、开展电子档案管理带来不便。建议从以下5个方面定位并确定电子档案概念。第一，电子档案是档案的一种类型，是组织机构或个人在社会活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的，以电子形式呈现的档案类型。电子档案具备档案的基本属性，这是电子档案区别于电子数据、电子文件等其他信息记录的重要标志。第二，电子档案是一种信息记录，是以二进制数字代码记录和表示的数字信息。这是电子档案区别于纸质、实物等其他传统载体类型档案的重要特征，也是电子档案与电子数据、电子文件等其他信息记录的共同点。第三，电子档案是履行法定职责或者处理事务过程中产生的，电子档案的内容应当反映法定职责履行或者事务处理的过程和结果。第四，电子档案是通过计算机、数字照相设备、数字摄像设备、数字传感器等电子设备形成、办理、传输和存储的，无法脱离设备独立形成或进行管理。第五，电子档案不以是否完成归档作为判定依据，归档不是电子档案构成要件。信息记录达到法定条件时应当即时纳入电子档案管理范畴并作为电子档案进行管理。

构建和完善新时代电子档案管理体系，需要深化电子档案管理思路

电子档案管理有两个最为显著的特点。一是广泛运用现代信息技术。随着全球数字化发展不断提速，数字技术正以新理念、新业态、新模式全面融入人类经济、政治、文化、社会、生态文明建设各领域和全过程。云计算、大数据、物联网、工业互联网、区块链、人工智能、虚拟现实和增强现实等信息化技术迅速演进，尤其是以ChatGPT、文心一言等为代表的基于人工智能技术大型语言模型而取得的重大技术突破，为电子档案管理提供了更为先进的管理思路和技术手段，同时也提出了更高要求。电子档案的信息属性要求必须充分依托、运用现代信息技术开展相关管理活动，信息技术的应用程度是电子档案管理水平的重要标志。二是深度融合多学科专业知识。档案学是以档案现象为研究对象，以揭示档案现象的本质和规律为目标的一门综合性学科。同传统载体档案管理相比，电子档案管理需要高度融合档案管理（RM）、数据治理（DG）、信息管理（IM）、知识管理（KM）等相关领域管理思路和方法，综合运用档案学、管理学、法学、信息技术、计算机科学等学科专业知识，积极构建理论实践相互支撑、国际国内有效衔接、传统现代有机融合的发展格局。跨学科、跨专业、跨领域既是电子档案管理的特色，又是做好电子档案管理工作、构建新时代电子档案管理体系的行动密码。

构建和完善新时代电子档案管理体系，需要重构电子档案管理总体框架

文件、档案管理领域存在“大文件观”“大档案观”两种比较典型的观点。其中，基于“大文件观”建立的“电子文件管理体系”是目前有关电子文件、电子档案管理比较通行的体系框架，其基本特点为以文件管理为立足点、以国际电子档案管理流程为主线、以电子档案前端控制为重点，是一种发展比较充分的理论实践体系。就电子档案管理的现实要求而言，需要建立从“大档案观”视角出发的“电子档案管理体系”，通过重新界定对象范围、重新塑造档案管理流程、重新梳理管理要求，在充分继承“大文件观”合理内容的基础上，构建以档案管理为立足点，以经典档案管理流程为主线，以电子档案全程管理为重点的电子档案管理体系框架，为电子档案管理提供更为适用的理论和工作框架。

构建和完善新时代电子档案管理体系，需要推动DIKW在档案管理中的体系化应用

DIKW模型是信息管理、知识管理领域最基本的模型，也是电子档案管理不断升级发展的科学路径。构建和完善新时代电子档案管理体系，需要以电子档案管理流程和要求为明线，以数据、信息、知识及智慧管理的内容和要求为暗线，实现DIKW在档案管理中的全方位、整体性应用。比如，在电子档案管理理论、管理方法、治理技术等方面引入数据治理内容；在电子档案信息服务方面引入信息管理内容；在电子档案知识服务、知识库建设、知识图谱构建等方面引入知识管理内容；在智慧档案馆（室）建设、智慧鉴定方法、电子档案分析与挖掘等方面引入智慧管理内容等，将DIKW体系全面应用于档案管理，丰富和拓宽电子档案管理内涵，也为电子档案管理实现层次性跃迁提供方向路径。

构建和完善新时代电子档案管理体系，需要实现电子档案管理内容的系统性创新

目前，电子档案管理主要沿袭电子文件管理的相关内容。一方面，电子档案管理存在与传统载体档案管理理论要求割裂的情况；另一方面，电子档案管理存在理论与实践割裂的情况，形成国外、国内两张皮，理论、实践“两张皮”的现象。构建和完善新时代电子档案管理体系，需要从以下几个方面对电子档案管理要求进行创新：重新定义电子档案和分类方法，重新塑造电子档案形成、开发等工作流程，拓展电子档案管理理论基础，构建电子档案管理体系模型，在电子档案管理模式、电子档案管理系统功能架构、电子档案收集方法、电子档案分类原则、电子档案整理思路、电子档案鉴定方法等方面进行创新，理顺电子档案管理理论建设与实践要求、国际经验与国内实践、传统做法与现代技术之间的关系，完成电子档案管理内容的时代化、本土化改造。

2022年4月25日，习近平总书记在中国人民大学考察时强调指出：“加快构建中国特色哲学社会科学，归根结底是建构中国自主的知识体系。”总书记关于哲学社会科学的重要讲话精神，不仅为我国发展哲学社会科学发展定向领航，更为加快推进各门类专业学科发展，建构中国自主的知识体系指明了前进方向、提供了根本遵循。加快构建和完善新时代电子档案管理体系的过程同样也是建立健全新时代电子档案管理自主知识体系的过程。这是电子档案能否在数字时代切实承担起治国理政、经济运行、社会治理、历史传承的重要工具和载体功能，是充分发挥国家重要战略信息资源和数据生产要素价值的关键，也是新时代全体档案人不可推卸的历史使命和责任担当。


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