广东学员     沈跃

 

    在2008年4月我有幸参加了中国档案学会举办的网络远程继续教育《电子文件管理》课程的学习。现已做完了所要完成的作业，下面是我学习《电子文件管理》的体会。

    电子文件是一种全新的事物，以它为对象，形成了全新的电子文件的工作。电子文件工作是传统文书、档案、资料工作在新时代的发展，是档案工作的重大革命。

    历史的车轮滚滚向前，在21世纪初的年代里，档案工作正发生着一场划时代的革命和进化，每一个档案工作者都无法回避地面对着这场革命和变化。而面对它的变革，只有勇气是不够的，还需要有智慧，要深刻的了解它，真正认识它，最终才能驾驭它。使它服服帖帖地为人类服务。在文字时代，文字作为人类掌握的第一套能够大量记载信息内容的体外化，形式化信息记录系统，实现以上两个方面的改革，并不是依靠文字本身，面是依靠文字的运用。文字运用的结果是人类制作了文件与档案，文件与档案的出现使人类社会的管理和历史文化的传承不再单纯依赖容易变形的口头语言，面有了确切可靠的档案文献依据，人们以往都把文字作为文明的标志，文字作为一种书面记载的符号，它的产生必然对应一定的文献，而最早的文字记录是文件，资料和档案。因此，从深层次来说，文件和档案的产生才是文明生产的本质标志。在了解和分析文字档案工作的过程中，要更加深入了解信息技术革命的变化。人类由原始的手抄记录，到印刷记录，直至今天的电脑技术革命，使我们懂得电子计算机是一种由电子技术来实现数字运算处理的的工具，它是一种能自动、高速、精确地完成大量算术计算，逻辑运算和信息处理的电子技术设备。

    电子的革命、文字的革命，档案资料管理的不断进步，都推动着人类的发展进步。传统的资料，文档管理由繁杂的纸张，文字记载，堆积如山的档案，资料、繁销而复杂，随着社会的发展，人类的进步，办公自动化，文档管理现代化的形势紧迫感，向我们走来，它是现代技术发展的必然趋势，也社会发展，科学进步的必由之路。这些就要求我们每个负责文档管理工作的人们，要随着形势的发展，社会的变化而变化，才能跟上迅猛发展的科技时代，才能为人类服务，为社会服务。在文档工作中，我们不但要继承和发扬传统技术，又要不断随形势的发展，科技的进步而更新观念，掌握技术，进一步做好电子文档的管理，使到办公一体化，把人类从繁杂的工作中解放出来。形成档案管理的数字化，信息化，网络化。

    网络时代的到来，使人们的工作方式以信息化，网络化。网络时代的到来，使人们的工作方式、思想方法，思维方式都发生了巨大的变化，给档案管理工作带来了重大影响和变革，它主要表现在以下几个方面：

    第一、强化电子文档的管理，这些文档包括电子文件，自动化数据，科学技术档案及电子文件信息等；

    第二、充分利用网络系统扩大传统档案的利用。

    电子文档管理和原始的资料文档管理有着根本的区别，真正认识、理解、掌握了电子文档处理的方法后，比原始繁杂资料文档管理工作更加方便、快捷。要掌握一系列的电子文档管理方法，我们就必须认真学习掌握电脑技术，更深更广地学习掌握电子文件管理的每一门学问，真正做到融会贯通，把电子文件管理工作真正做到为办公工作服务。特别是秘密、绝密类的文档、数字、信息的机要储存，都是摆在我们档案工作者面前的当务之急大事。档案工作不但要懂得储存、分类、查阅、信息转移等方法，还要知道数据库的管理系统，工作流程工具，检索工具和技术，当前国际上对电子文件管理系统的建设和使用正处于战国时代------百家争鸣，百家齐放，一些高科技国家也利用自己的技术优势试制电子文件管理系统，他们不仅制定本国的政策与行业标准，并热衷于抢滩，在国际上推行自己的做法。

    就电子文件而言，它的产生和发展，势必宣告纸质文件的结束与告终。它使文件和档案工作者逐渐认识文件工作与档案工作的关系，使文档管理工作也更加符合现实需要，在文件连续体理论强调文件与其形成者，保管者的互助关系，强调文件具有多种价值形态并且可以同时存在，这样的理念贯穿于文件运动伞过程，体现了文件形成，保管利用的一体化，进而使文件产生、使用、鉴定、保管等各机构部门之间的联系更加密切，对文档的管理更加符合电子文件的要求，此外，文件体理论对档案工作者固有观念的冲击十分强烈，以往的文件工作重视、利用、档案工作重视保管的经谓分明的观念受到挑战。尤其在当今一体化的趋势不可逆转，无论是文件，还是档案，其形成，传播保管的实质都是为了更好的利用，以最大的限度去发挥其价值。因此，档案工作者必须形成以“服务”为主导的工作理念，以其实现电子文件档案的价值。

通过《电子文件管理》的学习使我掌握了有关理论知识，提高了自己的综合业务素质，对电子文件管理和电子文件鉴定等职能有一个全新的认识。在今后的工作中自己要加强学习，不断探索档案业务工作的新思路、新方法，把学习到的理论知识运用到工作中去。做到分档明了，归类准确，懂得流程甄别正误。做好档案工作，我们应坚持四化：收集归档程序化，鉴别整理规范化，设施建设标准化，管理工作制度化，自觉执行我国的档案法，保证档案管理工作井井有条地进行，为做好档案工作而努力。