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民营企业档案实用知识技能60问
【发表时间:2010/2/2 11:47:37】 【字号: 】 【颜色: 绿 】 【背景: 绿 】 【浏览次数:
 
    1、什么是民营企业档案?
    民营企业档案,是民营企业在生产经营和管理等各项活动中直接形成的,对企业发展和国家、社会具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。民营企业档案反映了民营企业成长与发展的历程,是企业的重要资产和信息资源,也是企业文化的积淀。
 
    2、民营企业为什么要建立健全档案工作?
    民营企业档案是记录和反映民营企业各项活动和历史面貌的第一手材料,是企业资产的重要组成部份,是企业生产、经营、管理和科研等各项工作的基础。良好的档案管理,有助于民营企业增加技术和知识储备,促进企业保护好知识产权和商业秘密,为企业的可持续发展提供强有力的保障;有助于民营企业在国际国内市场竞争中增强抵御风险的能力,并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用,维护企业的经济利益和合法权益;有助于民营企业构筑企业信用体系,提高企业诚信度,树立企业形象;有助于民营企业加强自身文化建设,利用丰富生动的档案素材,展示企业创业发展的历程,培养员工的认同感和归属感,创新企业经营理念,提升企业的文化品位。
 
    3、民营企业建档有哪些基本要求?民营企业规范化建档、现代化档案管理有哪些要求?
    民营企业建档的基本要求要做到四个“有”,即有人管理档案;有档案管理制度;有保存档案的场地、装具;有各种门类和载体的档案材料并开展了档案的归档和管理工作。[详见江苏省民营企业档案工作要则(A类)]
    民营企业规范化建档的要求有:一是在组织管理上,建立了与单位实际相适应的档案管理体制和档案工作机构,配置了专兼职档案人员,制定并落实了文件材料整理归档等一系列档案工作制度。二是在档案保管条件上,配置专用的档案库房并符合库房管理的“八防”要求,配置符合要求的档案装具及设备设施,以长久地保障档案安全完整。三是在档案基础业务建设上,能够按标准规范开展文件材料归档及档案整理、保管、鉴定、统计工作。四是在开发利用工作上,编有一系列档案检索工具,编有各种层次的档案编研材料并产生了较显著的经济和社会效益。[详见江苏省民营企业档案工作要则(B类)]
    民营企业现代化档案管理的要求,在规范化建档的基础上,达到以下五个方面要求:一是档案管理体制健全,建立了企业档案馆,实施档案、信息、图书、资料等信息资源一体化管理模式;二是档案资源储备丰富,建立了经营管理档案、科技档案、照片档案、会计档案、音像档案、实物档案、电子档案以及信用档案、反倾销档案、知识产权档案、企业产权档案、客户市场档案、企业文化档案、职工档案等企业核心档案类型;三是档案保护保管设施先进,建立标准化档案库房,设有温湿度自动调节设备、自动化防盗防火报警、监控灭火设备;四是档案信息化进入企业信息化一盘棋,建立企业档案信息化综合管理平台,实现企业办公系统及ERP等系统应归档电子文件的在线归档和脱机归档保存;五是设有内容丰富、形式多样的陈列室,用档案展示企业发展历程、经营特色、文化与形象,档案在企业管理、产品研发、技术改造、设施设备维护、市场营销、反不正当竞争、反倾销、维权应诉中发挥显著作用。[详见江苏省民营企业档案工作要则(C类)]
 
    4、民营企业建档工作如何起步?
    首先要增强档案意识和依法治档观念,重视档案管理,将档案工作纳入企业领导的议事日程;其次,建立档案管理制度,并纳入企业各项管理规章,使档案工作与企业各项工作同步进行;第三,为保证档案的安全和有序管理,配备必要的档案保管设施、设备,有专门的保管场地。
 
    5、民营企业档案工作部门的职责是什么?
    (1)贯彻执行《档案法》和《企业档案管理规定》等有关法律、法规和方针政策,制定企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度,统筹规划企业档案工作;
    (2)指导企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
    (3)负责企业档案的保管、鉴定、统计和提供利用工作;
    (4)监督、指导企业所属机构(含境外机构)的档案工作。
 
    6、民营企业档案室所在部门负责人的职责与作用是什么?
民营企业档案室所在部门负责人的主要职责是:
    (1)贯彻落实《档案法》及档案工作方针、政策,建立、健全各项档案管理制度;
    (2)主持编制企业档案工作长远规划及年度工作计划,并负责组织实施;
    (3)组织档案工作人员学习掌握档案管理专业知识,学习档案管理工作先进经验,督促和指导综合档案室加强基础建设。
    (4)争取企业领导对档案工作的重视,及时解决档案管理工作所需的人、财、物的问题,确保档案工作正常运转;
    (5)与企业各部门沟通协调,及时完成档案的收集、整理和提供利用工作。
 
    7、民营企业档案管理人员的职责是什么?
    企业档案管理人员要忠于职守,遵纪守法,具备档案专业知识和业务能力。具体职责:
    (1)认真贯彻执行党和国家关于档案工作的法规、规章和业务规范,制定企业的档案工作制度;
    (2)负责做好企业各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作;
    (3)负责指导企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
    (4)监督指导企业所属机构的档案工作;
    (5)严格遵守保密纪律,确保档案机密的安全;
    (6)根据企业的实际需要,利用档案资料编写实用的参考资料。
 
    8、民营企业兼职档案管理人员的工作职责是什么?
    (1)认真贯彻执行《档案法》及档案工作方针、政策,严格执行企业制定的档案工作各项规章制度;
    (2)负责本部门具有保存利用价值的各种门类文件材料的收集、整理、归档工作;
    (3)负责各类文件材料移交前的积累、保管工作;
    (4)根据有关规定,每年定期向综合档案室移交档案。
 
    9、民营企业档案工作制度包括哪些主要内容?
    民营企业应根据档案工作各环节需要,制定相关制度,是企业管理性制度体系的重要组成部分。包括一般性制度——档案管理制度(见附录①)、专项制度——档案工作岗位责任制(见附录②)、档案收集归档、鉴定、利用等制度。执行中,档案管理制度是企业全体员工共同遵守的,文件材料归档、鉴定销毁、保密、利用、移交、电子文件管理等制度需要相关部门配合档案部门贯彻实施;档案岗位制、档案保管等制度主要是档案部门和档案人员贯彻实施。
    (1)文件材料归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档要求以及控制归档质量的措施。(见附录③④)
    (2)档案库房管理制度应包括保管工作原则、各门类档案保管条件,特殊载体档案保管方式,档案进、出库房要求;对受损档案的处置原则和要求。(见附录⑤)
    (3)保密制度应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者承担保密的责任。(见附录⑥)
    (4)利用制度应明确档案提供利用的方式、方法,规定查(借)阅档案的权限和审批手续,提出接待查(借)档案的要求。(见附录⑦)
    (5)移交制度应规定档案移交范围、移交对象、移交内容、移交程序及手续。
    (6)电子文件管理制度应对企业计算机应用系统中形成的电子文件、数据库提出归档、管理和利用要求。
    (7)鉴定销毁制度应明确鉴定工作的组织及职责、鉴定方法、鉴定时间和销毁要求。(见附录⑧)
 
    10、民营企业档案主要有哪些门类?
    民营企业档案一般包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科研类、基本建设类、设备仪器类、会计类、职工档案类、特殊载体类等11个基本大类档案,以及根据企业需要建立的客户市场类档案、企业信用档案、企业知识产权档案、企业文化类档案等档案门类。
 
    11、民营企业文书档案收集哪些材料?
    文书档案是指民营企业在党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理等工作活动中形成的档案。主要有:
    (1)反映企业历史变迁和发展过程的文件材料,包括企业发展史、大事记、年鉴、会议记录、企业发展变迁记录,民营企业经济实体设立和变更的请示、批复、章程、工商登记证、年检记录、税务登记证、企业年度计划总结等文件材料。
    (2)企业在党委(党支部)、工青妇团组织活动中及企业资证管理、日常行政工作、事务性工作中形成的文件材料。包括党委(支部)年度工作计划、总结、表彰先进、统计年报、上级党组织、工青妇团组织下发企业需要贯彻执行的指导性文件、人事任免、职工名册,组织企业文化活动、展示企业文化的文件材料;企业重大专题的调研报告、经验介绍、会议材料等;企业在人力资源管理、教育培训方面形成的文件材料,包括劳动调配、定员、职称、调资、定级晋职、奖励、惩处材料、干部职工教育、技术培训的文件、教材等材料;报道性材料,如新闻媒体关于企业的信息报道(如热点新闻、人物素描、大事追记、重点事情跟踪报道等);信访处理材料,如人民代表、政协委员议案、提案处理材料等。
    (3)企业在经营活动方面形成的文件材料,包括资产产权管理、计划管理、产品销售、物资管理、生产供应、财务管理、市场信息管理、客户信息管理、知识产权维护及有关信用工作中形成的文件材料,企业在生产经营管理活动中和往来单位签订的各类合同、协议等方面文件材料。
    (4)企业在生产技术管理方面所产生的文件材料。包括:生产管理、质量检查报告、标准管理、卫生达标、环境保护等文件材料;
 
    12、民营企业科技档案收集哪些材料?
    科技档案是指企业在从事生产、科研、基建、设备管理等活动中形成的有保存价值的科技文件材料。科技档案具有成套性的特点,是民营企业档案收集工作的重要方面。主要有:
    (1)产品研制生产过程中形成的产品设计方案、制造工艺、商品特色、产品照片、有典型代表意义的实物、产品说明书及底图等,产品开发项目的建议书、计划任务书、可行性研究方案、技术转让、专利申请与批准、专利技术改造和革新文件、发表的学术论文和著作等;
    (2)科学技术研究活动中形成的课题申请报告及相关论证文件、计划任务书、实验工艺设计文件、实验记录、实验报告、成果报告或科学论文、鉴定验收文件等;
    (3)基本建设中形成的项目申请报告及批准文件、可行性研究报告、计划任务书、选址报告、资源调查报告,方案设计、技术设计、施工图设计等各种设计文件,各类计算书、征地文件、工程承包合同、开工报告和许可文件、各种施工记录及施工技术阶段总结、更改设计通知单、工程质量事故处理记录及报告、竣工图、各种设备试运行记录和报告、工程决算、交工验收文件,工程照片、影片、录音、录像等音像材料;
    (4)设备管理中形成的设备购置申请书(建议书)、技术经济论证结论材料、开箱验收记录材料,装箱单、各种说明书、证明书、标准图册等各种随机文件材料,设备安装书、设备安装工艺规程等设备安装前的设计文件材料,设备精度检验记录、试车记录、设备性能检查与试运行情况记录、设备安装基础竣工图、设备移交使用记录和验收单等设备检测记录材料,设备历次校验合格材料,各种操作、维护保养规程及有关设备管理制度、各种台帐图表和设备管理计划、单台设备动态管理(主要指设备履历表)材料等设备管理阶段文件材料,设备维护修理过程中形成的设备事故报告、修理报告及图样和修理验收单等材料,设备封存或启封报告单、设备调拨、安装及验收、移交使用报告、记录和清单等设备封存调迁阶段文件材料,设备改造申请报告、验收单和设备技术革新成果等设备更新改造材料,设备报废申请书和设备报废鉴定书等设备报废管理材料。
 
    13、民营企业会计档案收集哪些材料?
    会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计核算专业材料,是纪录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。民营企业会计档案收集范围主要有:(1)会计凭证:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;(2)会计账簿:总账、明细账、日记账(银行日期账、现金日记账)、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账(公积金、养老金明细账);(3)财务报告:月报、季报、年报(包括附表及文字说明)、其他财务报表;(4)其他:银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料,以及会计档案的移交清册、保管清册和销毁清册(此项也可放在全宗卷内)。
 
    14、民营企业音像档案收集哪些材料?
    音像档案是指在各项工作活动中直接形成的有保存价值的以录音带、录像带为信息载体的文件。记录反映企业主要经营管理活动和重要工作成果的录音带、录像带皆属收集范围,应与相应的纸质文件一样及时收集。
    (1)企业领导人和著名人物参加与企业有关的重大活动的录音带、录像带。
    (2)企业组织或参加的重要外事活动的录音带、录像带。
    (3)记录企业重大事件、重大事故及其他异常情况和现象的录音带、录像带。
    (4)项目基本建设过程中录制的录音带、录像带。
    (5)其他有保存价值的录音带、录像带。
 
    15、民营企业实物档案收集哪些材料?
    实物档案是民营企业在各项工作活动中形成的有保存价值的、以物质实体为载体的物品材料,其收集范围如下:
    (1)企业获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。
    (2)上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等。
    (3)企业对外交往中获赠的重要纪念品。
    (4)企业组织的各种重大活动中形成的纪念品。
    (5)机构成立以来使用过的牌、匾。
    (6)企业第一批生产的、获奖的及重要的产品样品,使用过的有行业特征代表意义的稀有设备。
    (7)企业印章、各种证件等其它有保存价值的实物。
 
    16、民营企业照片档案收集哪些材料?
    照片档案是指在各项工作活动中直接形成的,有保存价值的以感光材料为载体,以影像为主要反映方式的历史纪录。记录反映企业主要经营管理活动和重要工作成果的照片皆属收集范围(不包括数码照片)。
    (1)企业领导人和外界著名人物参加与企业有关的重大活动的照片。
    (2)企业典型人物工作活动的照片。
    (3)企业组织或参加的重要外事活动的照片。
    (4)记录企业重大事件、重大事故及其他异常情况和现象的照片。
    (5)项目基本建设过程中拍摄的工程照片。
    (6)其他有保存价值的照片。
 
    17、民营企业电子档案收集哪些材料?
    电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。而电子文件则是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。民营企业在生产经营和管理中产生的以下几方面的电子文件属收集范围:
    (1)企业用电子计算机制发的电子公文和用电子计算机编制的各类报表的备份盘等;
    (2)电子计算机等技术含量较高的设备的随机电子文件,如载有存储设备驱动程序、应用软件、使用说明书等的磁盘、光盘;
    (3)企业开发或购买的电子计算机各种软件等电子文件;
    (4)企业OA系统中形成的电子文件和本单位收发的E-mail;
    (5)企业ERP、CAD和CAM以及其它业务系统中形成的电子文件。
    (6)电子设备采集形成的图像、音频、视频等电子文件。
 
    18、民营企业客户资信档案收集哪些材料?
    客户资信档案指的是在客户资信管理过程中形成的有参考价值的原始记录。客户资信档案应包括6个方面的内容:
    (1)客户基本情况:主要内容包括注册名称、地址、企业类别或性质、经营范围和期限、执照的有效期限、发证机关、制造许可证、注册资本、法人代表、生产管理认证、产品质量认证等;
    (2)销售人员信息记录:是指企业销售人员通过实地访问和电话信函了解到的许多客户内部信息,包括该客户对待各交易环节的习惯态度和做法,特别是对于偿付贷款的一般做法,同时要记录客户的付款情况,并随着每次交易进行动态管理情况;
    (3)同行对客户的资信评价;
    (4)公共管理资信记录:主要通过司法部门、行政部门和媒体部门而得到的客户资信方面的内容。具体包括在法院、工商、税务、公安、许可证发放主管部门等国家机关和报纸、电视、网络等新闻媒体形成的资信记录;
    (5)商业资信证明书和客户开户银行资信证明书;
    (6)企业资信综合调查报告:指委托企业资信调查中介机构对客户资信档案的形成和积累始终处于一个动态的管理过程,只有双方有经济上的交往,档案就在不断形成。
 
    19、民营企业信用档案主要有哪些内容?
    企业信用档案主要指政府机关为企业建立的和企业自身在政治、经济、法律、道德等社会实践活动中形成的有关信誉和行为规范等文件材料。主要内容包括以下8个方面:
    (1)证明企业法人资格的各类登记注册、验审、年检、资质等级、管理体系、标准达标、资产、资金、资本运营评估确认、商标注册、评价确认、检验、产品质量认证、专利申报与确认、评优等方面的文件及证件;
    (2)银行、税务、会计信用等级与商业信用等级的申报与确定的文件及证件;
    (3)市场行为的各类合同、协议履约状况的文件;
    (4)获得各类荣誉证书;
    (5)企业内部审计和社会审计结论性文件材料;
    (6)社会舆论、新闻媒体对企业评价报道的文章、照片和其他音像材料;
    (7)企业在产品设计、可行性研究、专家鉴定等方面的质量监督材料;
    (8)其他记录和反映企业信用状况的文件材料等。
 
20、民营企业档案保管期限如何确定?
    保管期限一般以企业管理的客观利用需求为依据来确定,既要考虑文件的现实利用价值,更要兼顾长远的历史利用价值。保管期限有永久、长期(15——50年,含50年)和短期(15年以下,含15年)或永久、定期(30年、10年)等。
    具体地说:(1)凡是反映企业主要职能活动和基本历史面貌的,对企业生产、经营、建设等有长远利用价值的档案,列为永久保管;(2)凡是反映企业一般工作活动,在较长时间内对企业生产、经营等工作有查考利用价值的文件材料,列为长期(或30年)保管;(3)凡是在较短时间内对企业生产、经营等有参考利用价值的文件材料,列为短期(或10年)保管。
    产品属企业自身开发的,其档案保管期限一般定为永久,属外来加工的一般为定期;基本建设项目档案的保管期限参见《基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表》的规定;设备档案的保管期限可以根据该设备的使用年限设为定期;会计档案的保管期限有永久、定期两类,其中定期包括3年、5年、10年、15年、25年五类(具体参见1998年8月财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》)。
 
    21、根据当前反倾销斗争的需要,对民营企业档案收集范围和保管期限如何调整
    根据当前反倾销斗争的需要,民营企业档案收集材料涉及的内容和范围很广,如企业状况,包括所有制性质、生产产品种类、型号、生产要素(含原材料消耗、人工消耗、电力消耗、包装用品消耗、废品处理等五个方面)、数量、成本,产品在原材料购买、销售定价、利润分配等方面的权限与政府的关系等材料,企业经营者的个人档案、企业信用档案、企业商业秘密档案。民营企业有必要根据新形势的要求,重新科学制订企业各种文件材料的归档范围和档案保管期限表,对于原来没有收集或者不够重视的材料如生产过程中形成的原始记录等要加强收集。
    有关文件材料保管期限的确定,在遵守有关规定的前提下,可以根据企业产品生命力和市场销售等情况适当延长或缩短,这有利于维护企业利益,在反倾销等工作中提供有力依据。
 
    22、民营企业文件材料的积累工作有几种方式?
    文件的积累是一项将企业各项活动中产生的有保存价值的文件材料加以适当集中的工作。
民营企业文件材料积累主要有以下二种方式:
    1.职能部门积累,指由文件的形成或经办部门实行文件的积累工作,并有专人负责保管和登记(登记表式样见下图)。如:党政管理部门文件由企业办公室负责积累;生产经营文件由生产经营部门积累;科技文件由科技部门积累等。
    2.档案部门积累,指由档案部门对民营企业文件实行统一积累与保管。各部门形成的文件材料一旦办结,即交给档案部门积累。
要做好文件材料的积累工作,必须采取以下措施:
    (1)文件积累工作纳入相关职能部门工作的程序中;
    (2)文件积累工作纳入企业的计划管理中;
    (3)文件积累工作纳入有关部门和人员的岗位责任制;
    (4)为文件积累工作提供必要的物质条件,以保证质量。
   文件材料积累登记表式样
序号
责任者
文件编号
份数
文件材料名称
密级
登记日期
备注
 
 
 
 
 
 
 
 
 
    23、如何确定民营企业文件材料归档的时间?
    归档时间是指所形成的企业文件材料何时办理归档交接手续的时间。归档时间是归档制度的重要内容之一,企业应根据文件材料形成特点确定归档时间:
    党群工作、行政管理工作、经营管理工作、生产技术管理工作中形成的文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
产品生产或开发、科研课题、基建工程项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档,周期长的可分阶段、单项归档。
    外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。
    会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交。
    电子文件逻辑归档实时进行,物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。
    磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档,或与相应内容的其它载体归档时间一致。
    更新、补充的文件材料;企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;企业产权变动过程中形成的文件材料;基本建设、设备设施运行管理中形成的更新材料;其他临时活动中形成的文件材料等,应做到随时归档。
 
    24、文件材料归档手续如何办理?
    文件材料归档前由档案部门验收,文件材料在归档前遗失,文件形成部门或经办人应尽力弥补,并承担相应责任。归档部门或个人及档案部门应填写移交档案登记薄(见附录⑨),交接双方交点清楚,双方签字,以备查考。
 
    25、对归档文件材料的质量有什么要求?
    主要有以下几方面要求:
    (1)归档的文件材料必须齐全完整,实物、照片(包括底片)、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档;
    (2)归档的文件材料必须是原件,归档的发文应包括正式文件、发文稿纸、有修改痕迹的定稿(非计算机清稿),特别重要的文件应同时保存历次有修改痕迹的修改稿(非计算机清稿);
    (3)归档的文件材料必须经过系统整理,准确地反映生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程,符合自然形成规律;
    (4)归档文件材料的制成材料必须易于耐久保存,同时要保证图像清晰、字迹工整、审查签字手续完备,禁用铅笔、圆珠笔、纯篮墨水、红墨水、复写纸,归档文件禁用色带打印;
    (5)电子文件的归档应遵守两个原则:第一、电子文件和纸质文件归档实行“双套制”,即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件,同时存档。第二、同时做好在线归档和脱机归档两方面的工作,在线归档是指将经过整理的电子文件,转入由档案部门管理控制的档案数据库,脱机归档是指从在线的硬盘上刻录到光盘等载体上进行归档。
 
    26、如何保证归档文件材料的齐全完整?
    应从制度上明确责任人制度,对归档要求予以明确,并注意以下具体环节:(1)产品试制定型、科研成果鉴定,基建、技改项目竣工验收,引进设备开箱验收等活动,必须有专(兼)职档案员参加,文件材料不完整、不准确、不系统,不能进行鉴定、验收;(2)工作人员外出参观学习、考察和参加各种会议,收集获得的文件材料,要按照归档范围的规定,及时送交本部门整理、归档,并经档案部门签字确认后方可履行相关报销事宜;(3)员工人事档案可由人事部门收集保管,但必须按档案管理规范进行整理;(4)企业档案室要加强对本单位文件材料的形成、积累、整理、归档和移交工作的指导、监督和检查。
    27、什么是科技档案的预立卷,如何进行?
    科技档案预立卷工作是科技文件材料随时收集积累最有效的形式,它是指科技项目责任者或业务部门立卷人员,随时将科技活动实施前和实施中办理完毕的文件材料按照所编的归卷条款,归入相应的卷盒,预见性做好平时文件材料暂存管理的工作。
    要做好科技文件材料的预立卷工作,应做到如下几点:
    (1)正确选择预立卷的地点。科技文件材料的预立卷地点的选择,并不像文书材料那样集中在文书处理部门或档案室,而应按科技材料积累方式和途径设点,由各自的责任者(项目责任人、指定的专人、职能部门兼职档案员)负责归档范围内科技文件材料的收集、积累、归档。如某一工程或科研项目在实施之前,就应由项目负责人指定专人或兼管人员对该项目的科技文件材料进行收集、积累,做好平时立卷工作。待项目、课题告一段落或结束后,在单位档案部门或档案人员的指导下,调整立卷后归档。
    (2)设置预立卷盒(袋)。这是由进行预立卷的部门和个人,按照案卷类目条目设置的。如果某科技项目的科技文件材料较多,可将该项目分为阶段、问题或子项设多个立卷盒。
    (3)随时归档。预立卷工作必须要手勤腿勤,及时收集文件材料,填写文件材料积累登记簿,随时积累归档;按科技、生产程序和有关规定、标准对照检查,积累归卷;按工程性质、阶段随时收集,积累和归卷。要保证平时立卷工作的质量,一方面在文件办理告一段落或办毕后随时归档;另一方面要建立文件借阅登记簿,登记清楚,归还后要随时归卷。
 
    28、文书档案如何整理与编目?
文书档案整理,近年来我省推行文件级整理,即按件整理。按“件”整理要以计算机管理为前提条件,主要步骤有:
    (1)对归档文件逐件装订固定。
    (2)对归档文件以“件”为单位进行问题——年度——保管期限分类。
    (3)对分类后的归档文件按办结时间排列,其中对属同一个事由形成的若干件文件材料相对集中。
    (4)根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“归档章”(样式见下图1,栏目的间距按标准),并填写有关栏目的内容。
    (5)编制归档文件目录(样式见下图2,栏目的间距按标准)。
    (6)将归档文件按连续件号顺序装盒,填写脊背栏目(样式见下图3,栏目的间距按标准)。
归档章式样(图1)
 
(全宗号)
(年度)
(室编件号)
 
(问题)
(保管期限)
(馆编件号)
总页数
 
 
 
件号
责任者
文号
文件题名
日期
页数
备注
 
 
 
 
 
 
 
归档文件目录式样(图2
 
 
 
 
          档案盒脊背式样(图3
 
全宗号
年度
保管期限
(问题)
起止件号
 
 
    29、科技档案如何整理与编目?
    科技档案整理,要遵循科技文件材料的形成规律(即成套性),保持其内在的有机联系,便于保管和利用。
    (1)分类 应根据生产经营活动的性质或规模来确定,不能简单的一律采用一种分类模式,或机械的搬用别的单位和专业的分类方法。在一个企业内,应有一个综合的分类方案,分类标准要一致,力求简明,不宜层次太多。科技档案的分类方法最基本的有以下几种:①按工程项目分类,主要适用于基建档案。它是将一个工程项目的档案全部集中一起,便于成套地提供利用。②按产品类型分类,主要适用于产品档案。它是在企业全部产品范围内,以各个独立的产品档案为基础,按产品型号逐级分类,便于按照不同型号的产品提供成套的科技档案。这种分类方法也适用于设备档案的分类。③按科研课题分类,主要适合于科学技术研究档案。它是以一个科研课题为基础。
    (2)编目编号 科技档案目录,是以卷、册为对象进行登记编制的,实际上是案卷的名册,其作用是固定科技档案的分类、排列顺序和位置,以便于统计、查找、利用。科技档案的编号叫档号,档号主要包括分类号(项目代号)、案卷号。如设备档案中有档案为S.10-12的案卷,其档号含义为:S代表设备档案,10代表该设备代号,12代表该设备形成的所有档案按顺序排列后该案卷所在位置的流水号。
    (3)拟写案卷题名  案卷题名应简明揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目的名称、代号,档案内容,材料名称等。如A大楼水电照明竣工图,098课题鉴定验收大纲,C-163万能冲床变速装置零件图等。
    (4)装订 案卷可采用装订和不装订两种形式。无论采用哪种形式,科技文件材料都要折叠为统一的A4幅面,长期保存的案卷装订时要取掉金属物。案卷不装订时科技文件材料要按照卷内目录(式样见下图1,栏目的间距按标准)的编排次序排列有序,用档号章(式样见下图2,栏目的间距按标准)固定。
    科技档案的整理质量要符合国家标准《科学技术档案案卷构成的一般要求》的规定。
科技档案卷内目录式样(图1)
科技档案卷内目录式样(图1)
序号
文件编号
责任者
文件材料题名
日期
页号
备注
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  
     档号章式样(图2)
档号
序号
 
 
 
    30、会计档案如何整理与编目?
    会计部门将当年度的会计凭证、会计帐簿、财务报表及其他会计核算专业材料收集齐全、完整,然后按照凭证、帐簿、财务报表等几种主要形式进行分类。通常采用种类——保管期限——年度分类方法,即把财务报表、帐簿、凭证、其它分开,同一保管期限的再按年度时间先后排列。
    会计档案经过分类排列、装订和编号,使之位置固定下来,然后登记案卷目录,这就是会计档案的编目。编制会计档案案卷目录(样式见下图栏目的间距按标准)工作,一般由会计部门负责完成。当年会计档案在会计年度终了后,可暂由会计部门保管一年。期满后,应当由会计部门编制移交清册,移交本单位档案部门统一保管。
    会计档案的整理质量要符合国家标准《会计档案案卷格式》的要求。
   会计档案案卷目录式样
顺序号
案卷题名
起止日期
卷内张数
附件张数
凭证号码
保管
期限
备注
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
31、照片档案如何整理与编目?
    照片档案的整理应遵循有利于保持档案的有机联系,有利于保管,便于提供利用的整理原则。照片档案可在全宗内按保管期限——年度——问题进行分类,然后给每张照片编照片号,最后按序排列入册。照片档案分类应保持前后一致,不能随意变动。照片号是固定和和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码,由全宗号、保管期限简称或代码、册号、张号组成。照片号格式:全宗号——保管期限——册号——张号,对于反映同一事件的一组照片可以编组联号。底片在全宗内编流水号,格式为全宗号-底片号,并用铁笔在底片乳剂面片边处横排刻上底片号,同时在底片袋的右上方标明底片号。一张照片应有一个说明,一组联系密切的照片应加总说明。文字说明的内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等六要素。整理完后,编制照片档案册内目录(式样如下图)使位置固定下来。
      照片档案册内目录式样
照片号
题     名
拍摄时间
页号
底片号
备注
 
 
 
 
 
 
    32、音像档案如何整理与编目?
    音像文件材料应与相应的纸质文件一样及时整理归档。录音带、录像带的整理以自然盒为一卷,每盒(盘、张)的外套上要贴有标签,注明主要内容、形成时间、带长(分钟)、编号、型号和保管期限等内容。整理完成后需编制音像档案案卷目录(式样如下图)。归档的音像文件应由形成部门编制归档说明。
    音像档案案卷目录
序号
题      名
形成时间
录制长度
备注
 
 
 
 
 
 
    33、电子文件有哪些特点?
    随着企业信息化的不断推进,电子公文、电子邮件、电子数据库、数码音频、视频、图像、图形等电子文件在企业中开始普遍形成,由此而产生了大量具有档案保存价值的电子文件。电子文件是数字化信息技术的产物,电子文件是在计算机中产生和处理,其信息形态是数字化的。电子文件与纸质文件一样,有保存价值的须归档,形成电子档案,以长远保存民营企业的电子记忆。电子文件与纸质文件比较,有很大区别,主要表现在:(1)电子文件对设备的依赖性。电子文件的形成和各种处理均是在计算机等设备的支持下完成的,离开计算机等设备,电子文件既看不见也摸不着;(2)电子文件的非直读性;(3)电子文件的可转换性,电子文件信息可以从一个载体转换到另一个载体,其内容信息却不发生任何变化;(4)电子文件资源共享的方便快捷与信息的不安全性。
 
    34、电子文件如何整理?
    电子文件的整理,是指按照一定的原则和方法,将收集积累的电子文件分门别类进行整理,为归档做好准备的工作。归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑,并按要求写入光盘,档案部门予以协助、指导。产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单位按电子文件类别分别保管,其中由多个零部件组成的复杂产品,按总体、分系统、单项排列;建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。文本文件按文件及目录、软件说明等属类进行文件的整理,近年来,随着数码相机技术的不断发展,有些单位开始使用数码相机进行照片的拍摄,形成数码照片。对于数码照片可以通过光盘刻录进行保存、检索。具体做法:先建立一个照片类目文件夹,然后将所摄的具有保存价值的数码照片按类目保存到计算机,并给每张照片附上文字说明,再刻录成光盘。对数码照片也可以安装档案管理软件进行整理、编目、检索。
 
    35、电子文件如何归档?
    电子文件的归档管理目前实行“双套制”。即具有永久保存价值的文件或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品等,归档时,应同时保存文件的电子版本和纸质版本或缩微品。
    电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行,并应包括相应的背景信息和元数据。所谓背景信息和元数据分别指:背景信息,指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息;元数据,指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式,编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件等数据。
    电子文件归档还应注意收集以下有关文件:
    (1)支持性文件,指能够生成运行文本、数据、图形等文件和各种命令及设备运行所需的操作系统。
    (2)数据文件,指各种数据材料。由于数据在不断变化、更新,应对原始数据隔一段时间定期拷贝,并将拷贝文件归档。
    (3)与电子文件有关的各种纸质文件,主要有产生电子文件所使用的设备的安装与使用说明、操作手册等;以及电子文件形成过程中产生的一些纸质文件,如设计任务书、操作手册、元代码表等。
    逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。逻辑归档,指在计算机网络上进行,不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档,指把电子文件下载到可脱机保存的载体上,向档案部门移交的过程。电子文件归档方式可以采取实时的逻辑归档和定期的物理归档。物理归档应当复制一式三套,一套用于封存保管,一套用于提供利用,一套用于异地保存。一个归档年度的电子文件应集中拷贝到一个或多个载体中。
    归档电子文件存储载体或装具上应贴有标签,标签上应注明:全宗号、归档年度、类别号盘号、保管期限、密级、套别(封存保管、提供利用、异地保存)等内容。
    文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交,档案部门应将归档电子文件进行脱机保存,脱机保存的载体为:一次性写光盘、磁带。不允许用软磁盘、U盘等移动设备作为归档电子文件长期保存的载体。
 
    36、通用电子文件格式主要有哪些?
    归档的电子文件数据格式应易于识读、迁移。
    通用电子文件格式主要有:
    电子文件类型                推荐数据格式
    文本                     PDF、XML、TXT、RTF
    图像、照片               TIFF、JPEG、PDF
    音频                     MP3、WAV
    视频                     MPEG、AVI
    用于全文检索的文件类型: TXT
 
    37、归档电子文件如何保管?
    (1)载体的物理保护
    归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件:归档载体应作防写处理;避免擦、划、触摸记录涂层;单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压;存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离;环境温度选定范围:17℃-20℃;相对湿度选定范围:35-45%。
    (2)信息的安全维护
    采用备份和镜像技术,防止文件信息的丢失。制作备份是指为电子文件制作一份或几份拷贝,将拷贝保留在一个安全的地方,以防原件因载体损坏或设备故障等原因而丢失信息。镜像技术是对实时要求极为严格的动态数据库文件所采取的安全备份措施。它实际上是为某一动态系统建立完全对等的孪生系统,两个系统同时执行完全相同的工作,若其中一个系统出现故障,另一系统仍可继续工作,以防止文件信息的丢失。
    加密防范对策,如采取网络设备认证、数据安全保证、操作安全保证、身份识别方法等措施,满足企业对电子文件信息系统的安全和保密要求。
    杀毒主要用杀毒软件,这是一项技术性的工作,应组织专业人员建立起完善有效的防治体系。
    安装补丁程序,作以弥补程序缺陷。程序缺陷可能引起信息泄密或破坏。病毒木马会寻找程序的安全漏洞,因发现后传播极快,更应及时修正,否则后果难料。
 
    38、怎样建立全宗卷?
    全宗是一个立档单位全部档案的总称。全宗卷是档案部门在管理某一全宗过程中形成的,能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。
 
    (1)档案部门应对企业每个全宗档案建立全宗卷。
    (2)全宗卷的主要内容有:档案收集工作中形成的接收、移交目录、记录、说明;档案整理过程中形成的分类、档号编制方案、说明;档案鉴定工作中形成的档案鉴定小组人员名单、保管期限表、鉴定意见、销毁档案的请示与批复、销毁清册;档案保管工作中形成的安全记录、重点档案的保护措施、受损档案的抢救与修复情况;档案统计工作中形成的反映档案收进、移出情况、档案利用情况、室藏档案基本情况等管理台账;档案利用工作中形成的全宗指南(介绍)、利用权限说明、档案利用典型实例等;档案信息化工作中形成的软件说明、操作手册、数字档案馆(室)和档案数字化情况说明等。
 
    39、如何做好档案保管工作?
    企业应采取有效措施对档案进行安全保管。保管工作应以预防为主,防治结合,确保档案完整与安全。
    (1)档案入库前应除尘、去污、消毒、去酸。
    (2)对一些不利于档案保管的纸制材料和字迹,应以复印或加膜等方式保护。对一些不利于档案保护的包装物应去除。
    (3)档案卷皮、卷盒应采用无酸材料制成,并符合国家标准。
    (4)重要档案应考虑异地备份保存。
    (5)底图应平放或卷放在底图柜中,不宜折叠。
    (6)磁带、录音带、录像带等磁性材料应存放在防磁柜中或远离磁场有安全的距离。
    (7)光盘、底片应存放于专用的装具内。
    (8)及时补救或修复受损的档案。
 
    40、如何做好档案库房管理工作?
    (1)库房管理要采取“八防”(防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防高温、防尘、防虫)等措施。
    (2)库房应保持卫生清洁。坚持温湿度登记,温、湿度应符合各类载体的保管要求。
    (3)定期检查库房设备运转情况,及时排查隐患。
    (4)每二年一次清理核对全部库藏档案,做到账物相符。库藏档案发生变化时应记录说明。
 
    41、档案库房怎样达到“八防”要求?
    (1)档案库房应远离存有易燃易爆物品、空气污染等不安全的场所,不适宜设置在地下楼层或顶层。档案库楼面负荷应为5kN/m2。采用密集架时,不应小于12 kN/m2,或按实际需要确定。
    (2)档案库房应有防盗措施,一般库房要加设防盗门窗。
    (3)档案库房窗户要配挂防光窗帘,防止阳光直射库内;同时库房照明装置应以使用白炽灯为宜,避免日光灯中紫外线对档案纸张的破坏。
    (4)库房应配备去湿机及放置吸潮剂。
    (5)库房可通过机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象。通常应配备空调设备,以达到库房理想的温度。
    (6)档案库房周围要灭绝火源迹象,库内严禁吸烟,要建立严密的防火制度并配备适合档案保管的消防灭火系统或器材。
    (7)档案柜架应放置防虫、霉药品,以防霉菌、害虫损坏档案。为防止档案发生鼠害,库房应定期检查并投放灭鼠药。
    (8)为防止灰尘对档案的损害,库房最好加双层窗,同时利用吸尘器及时吸除档案及柜架上的灰尘。
 
    42、档案库房的温、湿度有何要求?
    档案库房(含胶片库、磁带库)的温度应控制在14~24℃,库房日变化幅度不超过±2℃;相对湿度应控制在45~60%,库房日变化幅度不超过±5%。保存母片的胶片库温度应控制在13~15℃,相对湿度应控制在35~45%。
 
    43、如何进行档案的鉴定工作?
    企业应成立由主管领导、专业技术人员和档案人员组成的档案鉴定小组,负责对到期档案进行鉴定。
    (1)企业档案鉴定小组应对已满保管期限的档案进行逐件鉴定。
    (2)保管期满确无保存价值的档案应登记造册,经企业法人代表批准后进行销毁。
    (3)销毁清册永久保存。
    (4)档案销毁须到保密部门指定的地点,并由两人以上监销。
 
    44、如何做好档案的统计工作?
    企业档案部门应对档案管理、利用等有关情况进行日常统计。
    (1)统计工作应做到统计数字准确无误,统计工作按时进行。
    (2)日常统计工作要有台账,主要内容包括:档案藏量情况统计(统计台帐表格格式见附录⑩);档案检查情况台帐等。
 
    45、民营企业对国家和社会有保存价值的档案有哪些?
    民营企业档案归民营企业所有,但其中对国家和社会有保存价值的档案,民营企业要依法履行保护与保密义务。鼓励民营企业向国家综合档案馆捐赠、寄存对国家、社会有保存价值的档案。民营企业对国家和社会有保存价值的档案主要有:
    (1)对国家、社会产生重大影响,涉及国家荣誉、国家利益的有关发明创造的档案材料;
    (2)拥有自主知识产权及填补国内外空白的行业主导产品的档案材料,以及在国内属于高新技术、先进设备和行业主导产品的档案材料;
    (3)参与或承担国家、省、市、县(市、区)重大科研项目、重点建设工程项目的档案材料;
    (4)反映行业特点、地方特色,对研究本地区社会经济发展具有重要凭证或参考价值的档案材料;
    (5)记录党和国家领导人来企业视察,省、市、县(市、区)主要领导参加企业重要会议、重大活动或对企业进行调研形成的档案材料;
    (6)涉及社会公共利益和国家安全的档案材料;
    (7)其他对国家和社会具有保存价值的档案材料。
 
    46、档案与资料有何区别?
    档案与资料虽然都是民营企业从事各项活动不可缺少的信息资源,资料是档案的有效补充,但两者的形成渠道和文献价值有所不同。民营企业档案是在民营企业活动中直接形成的,是民营企业各项职能活动的真实记录,具有法律凭证作用和历史查考作用,而情报资料则是通过各种渠道从外部购买、交流或直接收集得到的,只具有参考作用。
 
    47、民营企业档案管理的模式有哪几种?
    民营企业档案管理可采用集中式、网点式和寄存式等不同形式。
    所谓集中式管理,是指将企业各类档案实体集中统一管理;所谓网点式管理,是指根据企业性质和规模实行集团(总公司、总厂)统一领导、公司(分公司、分厂)单独建档,形成的目录集中统一保管在综合档案室;所谓寄存式管理是指民营企业将自身形成的档案寄存到地方档案馆。
 
    48、档案行政管理部门和综合档案馆可以为民营企业档案工作提供哪些服务?
    (1)提供免费的档案业务技术咨询、现场指导;
    (2)提供档案知识技能培训;
    (3)提供档案法规、政策、规范性文件等业务技术标准的文本及档案业务信息;
    (4)组织档案业务交流;
    (5)档案馆为民企提供档案寄存服务。
 
    49、民营企业档案部门如何做好档案利用服务工作?
    民营企业档案管理部门应及时有效地提供档案利用,并大力开发档案信息资源为企业各项工作服务。
    (1)根据保密规定和知识产权管理要求,设定利用者权限。超越权限的利用必须按相关规定审批。
    (2)利用档案应按规定登记(见附录11)。利用效果突出的应进行详细登记(见附录12)。
    (3)可采用直接查阅、电话调阅、网上查阅等方式提供利用原件、复制件、缩微件和电子版本档案,出具档案证明。利用归档电子文件应使用拷贝件,归档电子文件的封存载体不得外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。对具有保密要求的归档电子文件采用联网的方式利用时,应遵守国家或部门有关保密的规定,有稳妥的安全保密措施。
    (4)编制多种检索工具满足利用者需要。
    (5)档案管理部门应结合企业生产和发展需要,开发档案信息资源为企业各项工作服务。
    ☆对档案信息进行综合整理、分类汇总,形成专业档案信息数据库、专题汇编,如信用档案数据库、设备检修有效期数据库、产品设计更新信息数据库、荣誉奖惩信息数据库等专题数据库,并根据部门需要进行专题的文件汇编,为企业提供产品性能比较、设备的更新换代、市场的形势变化等方面的信息支撑。
    ☆对档案信息进行分析研究,形成有一定深度的编研成果,如大事记、年鉴、组织机构沿革、历年生产经营指标统计分析、重大事故原因研究分析、企业史志等。
    (6)举办档案陈列或展览,通过档案展示企业业绩和形象。
    (7)创办企业档案工作主页或网站。
 
    50、怎样正确处理档案利用与保密两者之间的关系?
    保密的目的是为了更好的利用。在开展档案利用工作时,既要积极提供档案为各项工作服务,又要坚持保密原则。利用与保密,从根本上来说是一致的。
    民营企业要维护自身的合法利益,保护企业的知识产权,在注重发挥档案效用的同时,必须重视档案的保密工作,健全档案的保管和查阅利用制度,并在实际工作中严格执行。具体地说,查阅档案应在档案阅览室内进行,一般不外借,确需外借的必须办理严格的借阅手续,查阅有密级的或者需要控制的档案应当经企业领导批准后方可进行,对于一些虽不属机密,但不宜公开的档案,特别是在反倾销应诉等工作中不利于企业的商业秘密档案也要加强安全管理。
 
    51、什么是一次加工档案编研成果?
    一次加工档案编研成果是指将生产经营、技术开发等工作和活动中形成的原始文件(一般是原始文件的重份文件)或者原始文件的复制件按专题汇集装订起来,形成的一种汇编材料。如《质量管理文件汇编》、《应用现代化管理方法论文选编》、《低温熟食品生产技术标准汇编》、《发文汇集》等都是一次加工档案编研成果。
 
    52、什么是二次加工档案编研成果?
    二次加工档案编研成果是通过摘录、缩编、剪辑档案内容,并按照一定的要求重新组织整理,形成的概要性、介绍性材料。二次加工档案编研成果类型比较多,有档案文摘、专题简介、提要和索引等。常见的二次加工档案编研成果如《食品生产技术标准摘要》、《产品简介》、《科研成果简介》、《主要生产装置设计概要》、《人员任免索引》等。
 
    53、什么是三次加工档案编研成果?
    三次加工档案编研成果是依据档案,并参照有关的资料,在系统、深入分析研究的基础上编写形成的一种新的参考材料。三次加工档案编研成果属深层次档案编研成果,目前常见的大多为工具书式的,主要有:《年鉴》、《企业志》等。
 
    54、档案日常管理需要哪些设备?
    (1)、档案整理所需要的装订机、打印机等设备。
    (2)、库房管理需要的密集架(档案柜)、除尘器、消毒柜、空调、去湿机、加湿机、温湿度测量设备、防火防盗监控报警等设施设备。
    (3)、档案修复、利用需要的照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。
    (4)、现代化管理需要的计算机及其档案软件系统、扫描仪、光盘刻录机等设备。
    (5)、根据需要配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机、缩微阅读复印机、裱糊机等。
 
    55、如何利用计算机管理档案信息?
    根据各单位信息化整体水平,利用计算机管理档案信息有以下几个途径:
    (1)未实施办公自动化单位,可由档案部门将保存的档案资料建立机读目录,通过扫描实现全文数字化;已建立局域网的单位,可在网上发布档案机读目录及全文,实现网上利用和档案信息共享。  
    (2)已实现网上办公、经营管理的单位,档案部门利用计算机实现OA网中、企业ERP系统等形成的电子文件网上收集、整理、归档、利用一条龙管理,双套制归档的非电子载体档案一般不需提供利用,而直接通过查阅相关电子文件内容即可。
 
    56、纸质档案数字化的基本环节有那些?
    纸质档案数字化的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台,或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描,也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。纸张状况较差,以及过薄、过软或超厚的档案,应采用平板扫描方式;纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。
 
    57、纸质档案数字化扫描的色彩模式如何选择?
    扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。页面为黑白两色,并且字迹清晰、不带插图的档案,可采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色,但字迹清晰度差或带有插图的档案,以及页面为多色文字的档案,可以采用灰度模式扫描。页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,可视需要采用彩色模式进行扫描。
 
    58、纸质档案数字化扫描的分辨率如何选择?
    扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时,其分辨率一般均建议选择大于或等于100dpi。特殊情况下,如文字偏小、密集、清晰度较差等,可适当提高分辨率。需要进行OCR汉字识别的档案,扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。
 
    59、档案信息管理软件具有哪些基本功能?
    档案信息管理软件一般可分为两大类:一类是按照传统档案管理模式开发的计算机辅助档案管理软件;另一类是按照文档一体化要求开发的电子文件管理系统。
    前者可参照国家档案局发布的《档案管理软件功能要求暂行规定》,应具有“数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护”等基本功能,其中“数据管理”要求能对各类档案部门数据库和原文信息进行管理,档案机读目录格式应符合江苏省地方标准的要求;“整理编目”要求具备数据采集、类目设置、分类排序、资料校验、档案目录生成、资料统计、打印输出、主题词自动标引等功能;“检索查询”应具备对档案资料的多途径检索及检索结果的排序、输出、转存,档案借阅管理等功能;“辅助实体管理”应具备对档案征集、接受、移交、鉴定、密级变更等功能;“安全保密、系统维护”应具备资料保密、操作监控、用户权限管理、日志管理、备份恢复等功能。
    后者除了以上档案后端管理的一般功能外,还要求对文件前端具备电子文件动态采集、逻辑和物理归档、自动分类组卷、实现档案保管、鉴定、利用、统计全过程的流程化管理、元数据记录等功能。
 
    60、应用计算机管理档案应注意哪些问题?
    计算机管理档案在给我们带来便利的同时,也要注意到它的局限性,主要有:(1)要加强资料备份和迁移意识。由于电子存储载体的使用寿命较短,光盘6-8年,如使用频繁,则寿命更短。注意随时备份硬盘内的动态资料,并及时迁移归档电子载体;(2)要熟悉各类软件的使用,多看在线帮助和使用手册。计算机操作比较复杂,如使用不当,很容易导致资料丢失和损坏。熟悉软件后,可以发挥它的最大功能,为档案管理服务;(3)要选购合适的档案管理软件。计算机硬件并不能提供任何档案管理功能,必须依托一定的数据管理软件,作为一般的资料录入和检索,利用Access、Excel即可实现,但要实现方便的报表输出、实体管理、借阅利用、辅助组卷等功能,必须借助于档案管理软件;(4)要加强计算机安全意识。档案信息涉及大量的个人隐私、商业机密,必须加强安全防范意识,防止信息泄露,目前计算机在硬件、操作系统、应用软件、网络安全等方面均存在不少漏洞,保存档案机密信息的计算机不得和外网直接连接,内网也必须配置防火墙、防病毒等软件。

    来源:苏州市档案局网
 
 
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